Le 4 dimensioni: FUE, Digital Access, moduli e infrastrutture aggiuntive
Come affrontare in modo consapevole la transizione al cloud con Rise with SAP: un’analisi approfondita delle quattro dimensioni di licenza del nuovo modello di sottoscrizione a consumo.
La suite SAP S/4 HANA Cloud rappresenta una grande opportunità per le aziende che intendono adottare una strategia di migrazione al cloud il più possibile organica, perché fornisce un core intorno al quale costruire il proprio progetto “move-to-cloud”.
In quest’ottica, nell’oramai lontano gennaio del 2021 SAP ha annunciato Rise with SAP, un programma appositamente pensato per le aziende che vogliono intraprendere questo percorso dal momento che integra in un unico pacchetto soluzioni e servizi che permettono di estendere l’utilizzo “as-a-service” a tutte le principali risorse SAP.
Oltre alla suite ERP in cloud, il pacchetto comprende alcune componenti chiave per le capacità di Business Process Intelligence, crediti cloud (CPEA) da utilizzare su diverse aree della piattaforma SAP Business Technology Platform (BTP) e lo starter pack di SAP Business Network per aiutare le aziende a connettersi con i partner commerciali coinvolti nel processo source-to-pay, nonché tools e servizi essenziali per le conversioni e le nuove implementazioni, come Readiness Check, Custom Code Analyzer e Learning Hub.
Il programma, inoltre, va oltre il concetto di migrazione tecnica al cloud perché soluzioni, infrastruttura, servizi di implementazione, gestione delle applicazioni e supporto sono forniti da SAP e dalla sua rete di partner, il tutto sotto un unico contratto.
Dobbiamo tenere presente che Rise with SAP è un’offerta che combina licenze software, infrastruttura e servizi tecnici gestiti (TMS) in forma di sottoscrizione cloud. Il documento “License Overview” divide il licensing in quattro dimensioni:
Vediamole nel dettaglio:
1) Una nuova metrica per l’accesso diretto: ora ci sono i FUE (Full Use Equivalent)
Il principale cambiamento di Rise with SAP è una nuova metrica di utilizzo nota come Full Use Equivalent (FUE). Si tratta di un’unità di misura introdotta da SAP per concedere licenze per le sue applicazioni S/4 HANA Cloud allo scopo di semplificare la miriade di tipi di utenti esistenti nelle licenze perpetue.
La FUE rappresenta un’unica licenza di base con diverse stratificazioni in termini di funzionalità che vengono concesse come percentuale della base di riferimento. Ad esempio, una FUE equivale a: 1 SAP S/4HANA per uso avanzato, oppure 5 SAP S/4HANA per uso core o 30 SAP S/4HANA per uso self-service.
Non entriamo nel dettaglio, perché ne abbiamo parlato in modo approfondito nell’articolo dedicato.
Prima di avviare le negoziazioni per il calcolo delle licenze FUE richieste, è fondamentale avere consapevolezza di come gli utenti stanno utilizzando il sistema e assicurarsi che siano impostati per utilizzare il tipo di licenza più adeguata all’uso che ne fanno.
In WEGG siamo consulenti esperti di licensing SAP e aiutiamo le aziende a ottenere report che raccolgono dati aggregati relativi ai modelli comportamentali e autorizzativi degli utenti per:
Per farlo ci affidiamo a strumenti SAM integrati nativamente in SAP, come Snow Optimizer for SAP di Snow Software (ora parte di Flexera).
2) il modello Digital Access è ora lo standard de facto per gli accessi indiretti
Tradizionalmente SAP richiedeva, in presenza di scambio dati con applicativi terzi, di licenziare anche gli utenti di questi ultimi per l’utilizzo indiretto dei loro prodotti. Spesso era tecnicamente difficile (se non impossibile) determinare e controllare il numero utenti (e quindi di licenze da acquistare), basti pensare che il contratto non permette a SAP di fare audit su sistemi “altrui”. Questa situazione ha portato molte aziende a sottodimensionare (se non a escludere) il fabbisogno di licenza per questa componente nei sistemi legacy.
Nasceva così nel 2018 il modello per documenti digitali, un’opzione per concedere in licenza l’accesso indiretto con annesso programma di incentivo all’adozione (ne avevamo parlato nel nostro articolo sul DAAP).
In Rise with SAP il modello Digital Access diventa l’unica possibilità quando vengono firmati nuovi contratti.
Il Digital Access è una metrica che si basa non più sul numero di utenti, bensì sul numero di documenti che i sistemi terzi non SAP vanno a creare sul Digital Core SAP/4 e sulla loro tipologia (ce ne sono di nove tipi per ognuno dei quali è previsto un apposito moltiplicatore).
Il tema è importante perché il calcolo degli accessi indiretti/digitali potrebbe minare l’esposizione alla conformità qualora il totale acquistato fosse inferiore a quanto misurato e riportato nel LAW (License Administration Workbench), che è l’autoverifica della posizione di licenza richiesta da SAP.
Questa metrica, infatti, è stata introdotta da SAP per fare chiarezza sulle zone grige che si creavano intorno al concetto di “uso” da licenziare quando non c’era accesso diretto al sistema, soprattutto in presenza di dispositivi, bot o sistemi automatizzati, ma anche figure umane che accedevano tramite software intermedi non SAP (interfacce EDI, sistemi CRM di terze parti, mobile, IoT) al core di SAP.
Ora con il nuovo modello, basato sui risultati e non sugli utenti, i clienti SAP possono concedere in licenza il loro accesso indiretto a SAP in base al numero e alla tipologia di documenti creati, indipendentemente dal numero di utenti e sistemi che si connettono al sistema.
A patto di effettuare un conteggio corretto: è, infatti, importante sapere quanti documenti digitali verranno creati per poter dimensionare la concessione di licenze. Ci sono poi degli scenari che non richiedono licenza (situazioni in cui l’accesso può rientrare nelle licenze nominative o in cui si verifica l’Indirect Static Read ecc.) che vanno analizzate caso per caso, allo scopo di ottimizzare il costo finale da mettere sul tavolo.
A tal proposito in WEGG supportiamo le aziende nella stima del numero di documenti digitali basandoci sui dati di utilizzo e prevedendo nelle analisi anche le roadmap delle evoluzioni future (ad esempio l’automazione con bot RPA crea accessi indiretti, che vanno previsti in modo granulare in tutte le loro integrazioni).
Questo garantisce una migliore presa di decisioni in sede negoziale con l’acquisto di licenze nei quantitativi adeguati (né troppe né troppe poche), mantenendo sempre la conformità.
3) licenze aggiuntive per i moduli add-on
Rise with SAP prevede anche soluzioni di settore e per LOB che prevedono delle licenze aggiuntive. Tra le applicazioni opzionali da aggiungere a richiesta possiamo trovare anche degli “engine”: in questo caso la metrica è unica per ogni motore ed è basata sugli oggetti all’interno dell’applicazione (siano essi utenti, fatturato ecc.) e può essere misurata dal prodotto o auto-dichiarata dal cliente.
Le licenze con questa tipologia di metrica difficilmente sono ottimizzabili perché il più delle volte sono numeri relativi al business. La presenza di più parametri di valutazione ne rende in ogni caso difficile il conteggio in un’ottica d’insieme e avere un colpo d’occhio sulla misurazione del consumo.
A tal proposito segnaliamo SAP4Me, la nuova piattaforma centralizzata in SAP (abbiamo espresso il nostro feedback qui) che, all’interno di Finance&Legal nella sezione Consumption, permette di avere una vista unica sui documenti di licenza dei prodotti cloud di SAP dove sono raggruppati per metrica e ci sono poi colonne dedicate alla misurazione dei consumi, che evidenziano anche il delta (in arancione) in caso di sopra-utilizzi.
Alcuni elementi che non rendono ancora immediata la lettura e delle discordanze rilevate nei numeri ci porta a considerarla una base di partenza per le analisi, ma non l’unica fonte affidabile: consigliamo sempre di verificare i dati rispetto a quanto registrato dai prodotti SAP.
4) licenze per infrastrutture aggiuntive
Licenze aggiuntive sono richieste anche per i componenti aggiuntivi dell’infrastruttura (macchine virtuali, spazio di archiviazione ecc.) necessari durante la migrazione al cloud. Per approfondire le modalità di licenza del database HANA su cui si appoggiano queste componenti, rimandiamo a questo articolo.
Ricordiamo che nel processo di transizione da SAP ECC a SAP S/4 HANA Cloud è fondamentale avere la piena consapevolezza dei sistemi, dei loro processi e dei dati ad essi associati nella loro forma attuale (as-is) per valutare la loro idoneità ad essere portati sulla nuova struttura.
Solitamente la scelta dei piani cloud si basa sulle caratteristiche dell’hardware esistente o sui dati forniti dall’ambiente di virtualizzazione ma questa stima di massima finisce per includere nelle valutazioni di migrazione anche risorse non necessarie o non mappate correttamente (storage inutilizzato, macchine virtuali spente etc.). Abbiamo parlato in maniera approfondita dei benefici di un corretto dimensionamento e lo stesso vale per Rise with SAP.
Per migrare su SAP S/4 HANA cloud ci sono tre approcci (come si vede nell’immagine sottostante).
Vediamoli nel dettaglio:
Qualunque approccio si opti per scegliere, la misurazione dei consumi attuali dell’infrastruttura, la definizione dei profili del carico di elaborazione (i PBA, i Pattern of Business Activity) legati alla domanda di servizi IT da parte delle attività aziendali, il consolidamento di queste informazioni in report che analizzano in maniera dettagliata il TCO (Total Cost Ownership) sono il punto di partenza per definire il Cloud Readiness&Profile Sizing.
Si tratta di un documento che in WEGG forniamo dopo un Cloud Assessment per identificare nel dettaglio quali servizi e sistemi è possibile migrare su cloud e il dimensionamento consigliato in base ai consumi.
Vengono presi in considerazione diversi elementi, tra cui la compatibilità dei servizi con il cloud, le capacità di disaster recovery e di backup, di network, nonché tutte le dipendenze applicative per comprendere se è possibile migrare in blocco delle unità funzionali o rivederle secondo esigenze di ottimizzazione delle performance.
Vedremo meglio tutte le sfide e le opportunità legate alla migrazione a SAP S/4 HANA e in particolare SAP S/4 HANA Cloud e quindi il programma Rise with SAP all’interno del webinar che realizzeremo in partnership con P4I il 22 maggio (vai qui per iscriverti!).
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