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Licenze, contratti e consumi cloud in SAP For Me: il nostro feedback

L’importanza di analisi aggiuntive rispetto a SAP For Me

Approfondiamo nel dettaglio la nuova versione della License Utilization Information (LUI) all’interno di SAP for Me per quanto riguarda i consumi cloud, esplorandone i vantaggi e le criticità. 

SAP for Me è la piattaforma centralizzata disponibile in SAP che aggrega il supporto SAP, gli avvisi, le metriche e gli approfondimenti sul portafoglio di prodotti SAP. Lanciata ufficialmente in fase open beta al Sapphire Now 2019, ha inglobato di recente al suo interno l’applicazione License Utilization Information (LUI), che forniva una panoramica completa delle licenze e dell’utilizzo del software SAP.

La LUI: come era e perché è nata

In passato la dashboard di accesso alla LUI, che rientrava tra le pagine di supporto SAP, appariva così:

All’interno di questa applicazione, così come per la nuova versione in SAP for Me, per aggiungere i dati di utilizzo per i sistemi on-premise, i clienti SAP devono effettuare una misurazione del sistema (USMM) all’interno della License Utilization Preparation Area (LUPA) e caricare i file LAW (License Administration Workbench). Mentre per quanto riguarda il Cloud non sono necessarie misurazioni aggiuntive. 

Il fatto di avere una panoramica riguardante le licenze di soluzioni On-Prem sia quelle basate su Cloud e di poter entrare nei dettagli di licenza, è un valore aggiunto perché permette di individuare quando (e poi verificare perché) si sta superando il limite di un utilizzo eccessivo e intraprendere di conseguenza azioni per tornare indietro o semplicemente procurarsi più licenze.

Ma soprattutto, per quanto riguarda il Cloud, il vantaggio principale è rappresentato dal fatto che la LUI permette di ottimizzare il tempo speso nella ricerca dei documenti di licenza (i Measurement Notes), che, prima di aver accesso a questa applicazione, si dovevano ricercare nel sito e per ottenerli era necessario fare molte singole login cloud (quindi bisogna trovare chi internamente ha l’accesso e le autorizzazioni per seguire i vari percorsi di click). La singola ricerca andava moltiplicata per il numero di prodotti e poi doveva essere esportata in un file CSV.

Non c’è dubbio che la LUI abbia rappresentato un primo passo in avanti per agevolare la gestione di questi aspetti. Ma nel corso del tempo sono emersi sempre di più dei feedback dei clienti che segnalano dati non così dettagliati così come avrebbero dovuto essere. Questo ha portato SAP a inaugurare di recente una nuova versione della LUI e una nuova panoramica all’interno di SAP For Me.

 

Il Cloud avrà un ruolo sempre più preponderante

Tralasciando l’On-premise, che richiede delle misurazioni e delle verifiche aggiuntive, concentriamoci sul Cloud che sta avendo un ruolo sempre più preponderante nelle analisi degli IT Manager.

Negli ultimi anni abbiamo visto una crescita esponenziale dei prodotti Cloud in SAP: pensiamo a tutte le acquisizioni che sono state fatte (SuccessFactors e Ariba nel 2012, Fieldgass e Concur nel 2014, Signavio nel 2021) tanto che molti gestori di licenze vorrebbero avere una visione più approfondita delle sottoscrizioni cloud e dei relativi consumi.

Tra le funzionalità chiave in SAP for Me ora c’è Finance&Legal, la dashboard che permette di rivedere gli ordini SAP, le licenze, le fatture, il consumo e gli estratti conto. Tra i destinatari figurano anche i License Manager (vedi secondo punto). 

La dashboard rimanda a un’area dove è possibile vedere i consumi, divisi per tipologia (Public Cloud Consumption Card, On-Premise Consumption). La cosa importante è che bisogna fare il login per avere accesso ai contenuti e quindi bisogna registrarsi come utente, altrimenti non si può vedere nulla.

È necessario richiedere l’autorizzazione separatamente rispetto a SAP.

Una volta ottenuta l’autorizzazione, si accede a una sezione documenti dove sono raggruppati per “Metrica”. Essi possono essere riconosciuti da una serie di numeri diversi per capire di che prodotto si parla (ad esempio c. 402). Se poi si apre la vista dettagliata si ottengono anche i nomi dei prodotti.

Ci sono poi colonne dedicate alla misurazione dei consumi, che evidenziano anche il delta (in arancione) in caso di sopra-utilizzi.

Il nostro feedback

In WEGG ci occupiamo di consulenza SAM e supportiamo i nostri clienti nella verifica dei consumi e delle licenze SAP, sia OnPrem sia Cloud.

Abbiamo già approfondito in altre sedi (vedi qui) il fatto che il LAW per i sistemi On-Prem potrebbe non essere sufficientemente dettagliato e non riuscire a segnalare tutte le situazioni non conformi o a identificare assegnazioni non ottimizzate. A questo proposito pratiche e strumenti SAM possono aiutare ad avere il pieno polso della situazione e tutelarci da assenze a livello di compliance o da mancate ottimizzazioni.

Per quanto riguarda invece l’utilizzo di questo strumento per effettuare delle analisi sui consumi cloud, ci sono degli elementi che secondo noi non rendono immediata la lettura:

  • I prodotti nella vista dei consumi sono elencati per metrica e non per il nome del prodotto. Questo ci porta a fare fatica ad ottenere, soprattutto se si esportano i dati, una panoramica dei prodotti da esaminare.
  • Per ottenere alcune informazioni chiave, bisogna guardare i dettagli o la visualizzazione degli ordini; quindi, bisogna fare più click
  • non tutti gli zeri devono essere presi come valore nominale, possono esserci alcuni falsi negativi
  • il grafico dettagliato dei consumi a volte necessita di un adattamento per fasce orarie per poter mostrare i risultati
  • alcuni dettagli forniti come ID di contratto/casi (o altro) non sempre riconducibili ai rispettivi elementi.

Non abbiamo ancora una base statisticamente elevata per prendere una posizione netta, tuttavia, non ci sentiamo al momento di considerare questa nuova versione una base affidabile per le analisi e consigliamo a tutti di ricontrollare sempre i dati prima di affidarsi solo a SAP. Se avete bisogno di supporto per analisi aggiuntive rispetto alle licenze e ai consumi SAP, non esitate a contattarci!

Qualora il tema SAP&cloud fosse di interesse, ricordiamo che nel webinar in programma per il 22 maggio (vai qui per iscriverti!) che terremo in collaborazione con P4I approfondiremo le licenze e i consumi SAP relativi alla soluzione cloud S/4 HANA e in particolare il pacchetto commerciale “Rise with SAP”.

Approfondimenti

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