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Le mie esigenze

Ridurre e ottimizzare la spesa IT.

Rivediamo la spesa IT in modo da avere risorse da destinare a nuovi investimenti. 

Le mie esigenze

Ridurre e ottimizzare la spesa IT.

Rivediamo la spesa IT in modo da avere risorse da destinare a nuovi investimenti. 

Una delle obiezioni più ricorrenti a intraprendere progetti di trasformazione digitale è il fatto di non avere risorse e budget sufficienti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.  

Ma secondo Gartner il 30% dei costi è legato ad inutilizzi e i casi possono essere molteplici: ci possono essere licenze duplicate, abbonamenti sovradimensionati, ex dipendenti con licenza ancora attiva, assegnazioni per test di produzione e sviluppo mantenute ad oltranza, shadow IT, metriche di utilizzo non convenienti ecc. A ciò aggiungiamo anche i costi di manutenzione e supporto legati alla licenza. 

Adeguando la spesa al reale bisogno, si potrebbero recuperare risorse tali da poterle reinvestire in nuovi cantieri. Noi aiutiamo a individuare gli inutilizzi e le opportunità di ottimizzazione a partire dalla completa visibilità sull’utilizzo delle licenze.

Valutiamo scenari alternativi di risparmio a partire dalla stessa infrastruttura tecnologica, adottiamo le best practices SAM (Software Asset Management) per impostare piani automatizzati di ottimizzazione delle licenze software e aiutiamo a rinegoziare in modo vantaggioso i rinnovi. Riducendo sprechi e inutilizzi, salviamo budget IT che può essere utilizzato in altro modo.  

Una delle obiezioni più ricorrenti a intraprendere progetti di trasformazione digitale è il fatto di non avere risorse e budget sufficienti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.  

Ma secondo Gartner il 30% dei costi è legato ad inutilizzi e i casi possono essere molteplici: ci possono essere licenze duplicate, abbonamenti sovradimensionati, ex dipendenti con licenza ancora attiva, assegnazioni per test di produzione e sviluppo mantenute ad oltranza, shadow IT, metriche di utilizzo non convenienti ecc. A ciò aggiungiamo anche i costi di manutenzione e supporto legati alla licenza. 

Adeguando la spesa al reale bisogno, si può ridurre la spesa IT per poter reinvestire risorse in nuovi cantieri. Noi aiutiamo a individuare gli inutilizzi e le opportunità di ottimizzazione a partire dalla completa visibilità sull’utilizzo delle licenze.

Valutiamo scenari alternativi di risparmio a partire dalla stessa infrastruttura tecnologica, adottiamo le best practices SAM (Software Asset Management) per impostare piani automatizzati di ottimizzazione delle licenze software e aiutiamo a rinegoziare in modo vantaggioso i rinnovi. Riducendo sprechi e inutilizzi, salviamo budget IT che può essere utilizzato in altro modo. 

Perché non si riesce a ridurre la spesa IT in modo da avere fondi da reinvestire?

Perché non si riesce a ridurre la spesa IT in modo da avere fondi da reinvestire?

Incapacità di identificare il surplus

Account inutilizzati, utenti duplicati, piani di abbonamento eccessivi finiscono per pesare sul budget senza alcun reale beneficio, ma si fa fatica a garantire una corrispondenza tra procurement e bisogno. 

Gestione della conformità

La difficoltà nel verificare la propria posizione di conformità a fronte di grandi volumi di dati da mettere in relazione porta a sostenere spese impreviste in caso di audit, per allineamento dei costi di licenza e sanzioni. 

Infrastrutture non adeguate

Tecnologie non consolidate e in sovrapposizione possono influire sui costi relativi alle metriche di licenza (per processore/core su risorse virtuali e fisiche) e portare a maggiori spese di manutenzione, supporto, migrazione e rischi.  

Interventi una tantum

L’ottimizzazione della spesa IT per essere efficace deve essere ricorrente, ma è difficile garantire personale e tempo dedicato a questa attività con cadenza giornaliera.  

Incapacità di identificare il surplus

Account inutilizzati, utenti duplicati, piani di abbonamento eccessivi finiscono per pesare sul budget senza alcun reale beneficio, ma si fa fatica a garantire una corrispondenza tra procurement e bisogno.

Gestione della conformità

La difficoltà nel verificare la propria posizione di conformità a fronte di grandi volumi di dati da mettere in relazione porta a sostenere spese impreviste in caso di audit, per allineamento dei costi di licenza e sanzioni.

Infrastrutture non adeguate

Tecnologie non consolidate e in sovrapposizione possono influire sui costi relativi alle metriche di licenza (per processore/core su risorse virtuali e fisiche) e portare a maggiori spese di manutenzione, supporto, migrazione e rischi.  

 

Interventi una tantum

L’ottimizzazione della spesa IT per essere efficace deve essere ricorrente, ma è difficile garantire personale e tempo dedicato a questa attività con cadenza giornaliera.

COME LO AFFRONTA WEGG:

Per aiutare le aziende a ridurre la loro spesa IT in modo da avere risorse da investire, WEGG adotta la seguente strategia:

01-e6 icone copia_Tavola disegno 1

Creazione di un database per l’ottimizzazione 

Per sapere se stiamo sostenendo costi superflui, il primo passo è scoprire cosa abbiamo in casa e come lo stiamo utilizzando. Noi effettuiamo discovery e normalizzazione dei dati relativi all’ ambiente IT (hardware, software, cloud) in modo da creare un database per l’ottimizzazione. Con il supporto di tecnologie avanzate, consolidiamo i dati di spesa e gli accordi di autorizzazione da più fonti in un formato facilmente leggibile e li mettiamo in relazione con i dati di utilizzo, per determinare facilmente la posizione effettiva delle licenze e le appropriate modalità di charge–back.  

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Identificazione del risparmio 

Il fatto di disporre di un database centralizzato e facilmente fruibile, ci permette di identificare le opportunità di risparmio, creando delle “viste” relative alle condizioni in cui la spesa non è allineata alle esigenze aziendali. Account inutilizzati, utenti duplicati, applicazioni ridondanti o sottoutilizzate vengono segnalati con i relativi dettagli di utilizzo, per poter in un secondo momento ridimensionare i contratti, riassegnare le applicazioni e rinnovare solo gli abbonamenti necessari.  

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Razionalizzazione della tecnologia 

In questa nostra analisi cerchiamo anche di razionalizzare la tecnologia utilizzata: selezioniamo le applicazioni che devono essere integrate, sostituite o eliminate in modo da ottenere le licenze più convenienti e consolidiamo l’infrastruttura per ridurre la spesa. Questo ci permette di dimezzare i costi di manutenzione e supporto, di migrazione del sistema operativo e anche i rischi. Prendiamo Microsoft 365, ad esempio: all’interno dello stesso bundle ci sono applicazioni che hanno funzionalità simili (ad es. Sharepoint/Dropbox e Teams/Zoom) e quindi ridondanti: possiamo prevedere, in alcuni casi, piani di abbonamento ridotti. Oppure, in caso di licenze il cui conteggio si basa sull’hardware (numero dei core ecc.), si potrebbe ottimizzare i costi rivedendo l’infrastruttura.  

Impostazione di piani di ottimizzazione ricorrenti e automatizzati 

Con un database aggiornato, possiamo prevedere degli automatismi per assegnare scientificamente la migliore licenza ad ogni utente e agevoliamo l’impostazione di procedure self-service di attivazione dei piani di abbonamento. Ogni utente, monitorato nei suoi workflow, riceve così un piano adeguato ai suoi utilizzi, senza che si verifichino sprechi o inutilizzi. Per quanto riguarda le licenze sovrautilizzate, inutilizzate o duplicate, settiamo dei meccanismi automatici all’interno dello strumento SAM (Software Asset Management) per riconvertirle o riassegnarle a nuovi utenti.  

Supporto agli audit e alla negoziazione 

Con analisi dettagliate a livello di utente, è possibile monitorare la conformità degli utilizzi e porsi proattivamente nei confronti degli audit dei vendor: se ci sono scoperture si possono sanare con ulteriori acquisti o revisioni contrattuali, evitando gli esosi costi di allineamento e le sanzioni. Inoltre, aiutiamo durante le trattative con il vendor: con una base dati costantemente aggiornata e la nostra esperienza in negoziazione contratti software, acquistiamo, rivediamo e rinnoviamo contratti e abbonamenti in funzione delle reali esigenze dell’organizzazione.  Lo facciamo sempre con cognizione di causa, anche grazie ad analisi what-if e benchmarking tra più vendor che preventivamente hanno valutato la soluzione più conveniente.  

COME LO AFFRONTA WEGG:

Per aiutare le aziende a ridurre la spesa IT per avere nuove risorse da investire, WEGG adotta la seguente strategia:  

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Creazione di un database per l’ottimizzazione 

Per sapere se stiamo sostenendo costi superflui, il primo passo è scoprire cosa abbiamo in casa e come lo stiamo utilizzando. Noi effettuiamo discovery e normalizzazione dei dati relativi all’ ambiente IT (hardware, software, cloud) in modo da creare un database per l’ottimizzazione. Con il supporto di tecnologie avanzate, consolidiamo i dati di spesa e gli accordi di autorizzazione da più fonti in un formato facilmente leggibile e li mettiamo in relazione con i dati di utilizzo, per determinare facilmente la posizione effettiva delle licenze e le appropriate modalità di charge–back.  

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Identificazione del risparmio 

Il fatto di disporre di un database centralizzato e facilmente fruibile, ci permette di identificare le opportunità di risparmio, creando delle “viste” relative alle condizioni in cui la spesa non è allineata alle esigenze aziendali. Account inutilizzati, utenti duplicati, applicazioni ridondanti o sottoutilizzate vengono segnalati con i relativi dettagli di utilizzo, per poter in un secondo momento ridimensionare i contratti, riassegnare le applicazioni e rinnovare solo gli abbonamenti necessari.  

01-e3 icone-03

Razionalizzazione della tecnologia 

In questa nostra analisi cerchiamo anche di razionalizzare la tecnologia utilizzata: selezioniamo le applicazioni che devono essere integrate, sostituite o eliminate in modo da ottenere le licenze più convenienti e consolidiamo l’infrastruttura per ridurre la spesa. Questo ci permette di dimezzare i costi di manutenzione e supporto, di migrazione del sistema operativo e anche i rischi. Prendiamo Microsoft 365, ad esempio: all’interno dello stesso bundle ci sono applicazioni che hanno funzionalità simili (ad es. Sharepoint/Dropbox e Teams/Zoom) e quindi ridondanti: possiamo prevedere, in alcuni casi, piani di abbonamento ridotti. Oppure, in caso di licenze il cui conteggio si basa sull’hardware (numero dei core ecc.), si potrebbe ottimizzare i costi rivedendo l’infrastruttura.  

Impostazione di piani di ottimizzazione ricorrenti e automatizzati 

Con un database aggiornato, possiamo prevedere degli automatismi per assegnare scientificamente la migliore licenza ad ogni utente e agevoliamo l’impostazione di procedure self-service di attivazione dei piani di abbonamento. Ogni utente, monitorato nei suoi workflow, riceve così un piano adeguato ai suoi utilizzi, senza che si verifichino sprechi o inutilizzi. Per quanto riguarda le licenze sovrautilizzate, inutilizzate o duplicate, settiamo dei meccanismi automatici all’interno dello strumento SAM (Software Asset Management) per riconvertirle o riassegnarle a nuovi utenti.  

Supporto agli audit e alla negoziazione 

Con analisi dettagliate a livello di utente, è possibile monitorare la conformità degli utilizzi e porsi proattivamente nei confronti degli audit dei vendor: se ci sono scoperture si possono sanare con ulteriori acquisti o revisioni contrattuali, evitando gli esosi costi di allineamento e le sanzioni. Inoltre, aiutiamo durante le trattative con il vendor: con una base dati costantemente aggiornata e la nostra esperienza in negoziazione contratti software, acquistiamo, rivediamo e rinnoviamo contratti e abbonamenti in funzione delle reali esigenze dell’organizzazione.  Lo facciamo sempre con cognizione di causa, anche grazie ad analisi what-if e benchmarking tra più vendor che preventivamente hanno valutato la soluzione più conveniente.  

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I BENEFICI DEL NOSTRO APPROCCIO:

Visibilità completa

Offriamo il monitoraggio in tempo reale della spesa tecnologica. 

  • disponibilità di dati aggiornati e facilmente fruibili sul proprio ambiente IT

  • matching granulare tra utenti, assegnazioni, utilizzi, senza alcun effort

  • controllo delle spese generate all’interno dell’intero ambiente IT

  • verifica della conformità degli utilizzi e della posizione effettiva di licenza in tempo reale
Ottimizzazione

Identifichiamo le opportunità di saving della spesa IT.   

  • capacità di identificare sprechi e inutilizzi  

  • adeguamento di licenze e piani di abbonamento al consumo 

  • riduzione costi manutenzione, supporto, migrazione grazie a tecnologie consolidate 

  • certezza della scelta più conveniente (reportistica, analisi what-if e benchmarking) 

  • valutazione di scenari tecnologici idonei e ottimizzati
Automazione

Rendiamo l’ottimizzazione una pratica ricorrente. 

  • calcolo dell’assegnazione scientifica della miglior licenza
     
  • setting di pratiche di attivazione self-service basate sul consumo  
  • flussi ottimizzati per riconvertire/riassegnare le licenze  

  • risparmio tempo ed effort del personale dedicato 
Esperienza

Offriamo supporto per gli audit e le trattative con il vendor.

  • posizione di forza durante audit e trattative
     
  • scelta consapevole grazie ad analisi what-if, benchmarking, reporting in tempo reale
           
  • supporto alla negoziazione (esperienza, conoscenza del licensing, best practices) 
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I BENEFICI DEL NOSTRO APPROCCIO:

Visibilità completa

Offriamo il monitoraggio in tempo reale della spesa tecnologica.

  • disponibilità di dati aggiornati e facilmente fruibili sul proprio ambiente IT 
  • matching granulare tra utenti, assegnazioni, utilizzi, senza alcun effort
  • controllo delle spese generate all’interno dell’intero ambiente IT
  • verifica della conformità degli utilizzi e della posizione effettiva di licenza in tempo reale
Ottimizzazione

Identifichiamo le opportunità di saving della spesa IT.   

  • capacità di identificare sprechi e inutilizzi adeguamento di licenze e piani di abbonamento al consumo 
  • riduzione costi manutenzione, supporto, migrazione grazie a tecnologie consolidate 
  • certezza della scelta più conveniente (reportistica, analisi what-if e benchmarking) 
  • valutazione di scenari tecnologici idonei e ottimizzati
Automazione

Rendiamo l’ottimizzazione una pratica ricorrente.

  • calcolo dell’assegnazione scientifica della miglior licenza 
  • setting di pratiche di attivazione self-service basate sul consumo  
  • flussi ottimizzati per riconvertire/riassegnare le licenze  
  • risparmio tempo ed effort del personale dedicato   
Esperienza

Offriamo supporto per gli audit e le trattative con il vendor. 

  • posizione di forza durante audit e trattative 
  • scelta consapevole grazie ad analisi what-if, benchmarking, reporting in tempo reale  
  • supporto alla negoziazione (esperienza, conoscenza del licensing, best practices) 
Vorresti ridurre la spesa IT per effettuare nuovi investimenti?

CONTATTACI PER UNA
CONSULENZA!

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I SERVIZI CHE METTIAMO A DISPOSIZIONE:

Analizziamo l’utilizzo di asset e pianifichiamo scenari alternativi per ridurre la spesa. 

Miglioriamo la gestione finanziaria legata all’utilizzo degli asset e servizi IT.
Promuoviamo una corretta gestione del cloud, dal dimensionamento di risorse virtuali all’allocazione dei costi.
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I SERVIZI CHE METTIAMO A DISPOSIZIONE:

Analizziamo l’utilizzo di asset e pianifichiamo scenari alternativi per ridurre la spesa. 

Miglioriamo la gestione finanziaria legata all’utilizzo degli asset e servizi IT.

Promuoviamo una corretta gestione del cloud, compreso l’utilizzo non tracciato e non autorizzato. 

APPROFONDIMENTI

CASE STUDY
MEF
Gestione asset IT

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Gestione asset IT

STORIE DI SUCCESSO

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I NOSTRI UFFICI

  • PADOVA Via Arnaldo Fusinato 42, 35137
  • MILANO Viale Enrico Forlanini 23, 20134
  • ROMA Viale Giorgio Ribotta 11, 00144

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