Stimiamo il reale bisogno prima di acquistare le licenze!
In questo approfondimento vediamo l’evoluzione dell’offerta commerciale di Copilot, i costi di licenza e le strategie per trarre il massimo valore.
Copilot per Microsoft 365 ha fatto parecchia strada dal suo debutto nel novembre 2023.
Alla sua base c’è un sofisticato motore che combina la potenza dei modelli di linguaggio di grandi dimensioni (LLM) con le applicazioni Microsoft 365 e i dati aziendali contenuti nel Microsoft Graph. L’obiettivo è offrire agli utenti un’assistenza tramite linguaggio naturale e aumentare la produttività grazie all’integrazione nativa con Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint e Dynamics 365.
Inizialmente nato come servizio esclusivo per le grandi aziende, con un requisito minimo di 300 licenze, nel giro di meno di due anni è stato esteso a un pubblico molto più ampio: da gennaio 2024 è disponibile anche per le PMI e persino per le sottoscrizioni personali e familiari.
Dal punto di vista commerciale, Copilot (che è stato ufficialmente ribrandizzato Copilot per Microsoft 365) è proposto come licenza add-on: non è incluso nei pacchetti M365 già in uso, ma può essere acquistato a un costo aggiuntivo di circa 30 $ al mese per utente (28,10 euro per gli europei). Inizialmente riservato solo a chi aveva piani Microsoft 365 E3 o E5, oppure Microsoft 365 Business Standard o Premium, ora Copilot è disponibile come add-on per praticamente tutti i piani Microsoft 365, inclusi quelli per frontline workers (F1 e F3), Business Basic e persino servizi standalone come Exchange, SharePoint e OneDrive.
Non esiste solo Copilot per Microsoft 365: Microsoft ha diversificato l’offerta per renderla più accessibile: Copilot Chat è ora disponibile gratuitamente per tutti gli utenti con licenze Microsoft 365, offrendo funzionalità AI di base senza costi aggiuntivi e riducendo la pressione per un acquisto immediato.
Per il mercato consumer è stata introdotta Copilot Pro a 20 $ al mese, che si integra perfettamente con le sottoscrizioni Microsoft 365 Personal e Family garantendo accesso prioritario ai modelli AI più avanzati. Questa strategia multilivello rivela chiaramente l’intenzione di Microsoft di trasformare l’intelligenza artificiale in un componente standard dell’esperienza utente, partendo da un livello gratuito per arrivare alle funzionalità enterprise complete.
Guardando al futuro, la direzione è chiara: si andrà sempre di più verso una progressiva integrazione all’interno dei piani M365. Da ottobre 2025, infatti, Microsoft prevede l’installazione automatica di Copilot su tutti i dispositivi Windows dotati di applicazioni desktop M365, con l’eccezione dell’Area Economica Europea (EEA), dove valgono regole normative più restrittive e dove si può ipotizzare in futuro uno scenario simile a quello di Teams, con suite con e senza Copilot.
L’impatto economico di questo add-on è significativo: l’introduzione di Copilot comporta un incremento della spesa del 53% per chi ha E5, dell’83% per E3, del 136% per Business Premium e addirittura del 240% per Business Standard. La situazione è ancora più impegnativa per i piani entry-level: Business Basic vede un aumento del 500%, mentre i frontline workers con F1 e F3 affrontano incrementi rispettivamente del 1333% e 375%.
Il lato positivo è che questi ultimi possono ora attivare Copilot direttamente sui loro piani esistenti, senza la necessità di migrare verso licenze più costose come accadeva in precedenza.
Per quanto riguarda i contratti volume, è importante sapere che Copilot è inserito nelle tabelle di disponibilità dei contratti EA/SCE/EAS e MCA, ma da novembre 2025 Microsoft eliminerà i tradizionali livelli di sconto per i servizi online. Questo significa che anche i grandi clienti Enterprise pagheranno il prezzo standard di $30 per utente al mese, rendendo il canale di acquisto e la strategia contrattuale elementi sempre più critici nella pianificazione dei costi.
Nei requisiti iniziali Microsoft indicava Teams come obbligatorio per utilizzare Copilot, creando una barriera significativa all’adozione – specialmente in Europa dove Teams richiede una licenza separata che si aggiungeva ai costi già elevati di Copilot (N.B: di recente c’è stato il rebundling di Teams, quindi si potrà scegliere anche piani M365 con Teams già incluso).
La situazione è ora cambiata: Teams serve esclusivamente per le sue funzionalità specifiche (riassunti riunioni, trascrizioni, chat intelligenti), mentre per utilizzare Copilot nelle applicazioni core (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) non è più necessario. La documentazione ufficiale Microsoft conferma: “Customers with subscriptions that don’t include Teams can purchase Microsoft 365 Copilot licenses“.
Se sei un’azienda che sta valutando l’adozione di Copilot, è fondamentale partire da una valutazione strategica dei costi e dei reali benefici prima di impegnarsi nei 30$ per utente al mese.
Il primo passo dovrebbe essere sfruttare Copilot Chat gratuito già incluso nelle tue licenze Microsoft 365: questa versione ti permette di testare l’accettazione degli utenti verso l’intelligenza artificiale, identificare i casi d’uso più promettenti e misurare l’impatto sulla produttività senza alcun costo aggiuntivo. Non tutti i dipendenti hanno bisogno della versione completa: concentra l’investimento su knowledge workers intensivi, ruoli creativi che producono contenuti regolarmente, e leadership che necessita di sintesi rapide dai dati aziendali.
Prima di qualsiasi acquisto, è essenziale condurre un’analisi SAM (Software Asset Management) per verificare come vengono utilizzate le applicazioni Microsoft 365 esistenti. Se i tuoi utenti non sfruttano appieno Word, Excel, PowerPoint e Outlook, è improbabile che Copilot porti benefici significativi – sarebbe come aggiungere funzionalità avanzate a strumenti già sottoutilizzati. L’analisi SAM ti aiuterà a identificare i pattern di utilizzo reali, i gap tra licenze assegnate e utilizzo effettivo, e soprattutto a selezionare gli utenti che trarrebbero maggior valore dall’AI per un deployment iniziale mirato piuttosto che un rollout generalizzato.
Dal punto di vista dell’ottimizzazione dei costi, considera che i tradizionali sconti volume degli Enterprise Agreement saranno eliminati da novembre 2025, rendendo il prezzo fisso di 30$ per tutti. Tuttavia, puoi ancora ottenere vantaggi attraverso partner CSP qualificati e concentrandoti su implementazioni graduali che iniziano dai ruoli ad alto valore aggiunto.
L’approccio più intelligente è una strategia “freemium”: inizia con Copilot Chat gratuito per 3-6 mesi, misura i risultati concreti, identifica i power user che richiedono funzionalità avanzate, e solo allora investi nelle licenze complete per questi utenti specifici piuttosto che per l’intera organizzazione.
Poi prima dell’acquisto di Copilot, verifica sempre la tua configurazione attuale e i requisiti tecnici richiesti: il costo “reale” di Copilot potrebbe essere superiore ai $30/utente se devi aggiungere applicativi, fare upgrade del licensing (ad esempio Copilot non funziona con licenze device-based per M365 Apps for Enterprise) o potenziare l’infrastruttura di rete.
In WEGG siamo esperti di licensing e contratti Microsoft, per cui se la vostra realtà ha intenzione di beneficiare delle funzionalità di Copilot, siamo a disposizione per valutare i costi, gli impatti e i possibili scenari di utilizzo legati all’attivazione e negoziazione di nuove licenze aggiuntive.
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