Un processo critico regge da anni su un file Excel condiviso. Non sempre è chiaro chi lo aggiorna, secondo quali regole, né se le decisioni siano tracciabili. Quando arriva un audit o una violazione di sicurezza, emerge che quel processo non era governato da nessuno — e non lo era mai stato.
In questo articolo analizziamo un fenomeno molto diffuso nelle organizzazioni: i cosiddetti vuoti di processo, ovvero quelle aree in cui il business opera attraverso soluzioni informali senza un adeguato presidio applicativo. Vedremo perché rappresentano un rischio concreto — operativo, normativo e di sicurezza — e come trasformarli in componenti strutturate e governabili grazie a un approccio consulenziale e all’utilizzo di piattaforme come low-code Mendix platform.
In molte aziende i processi sembrano funzionare: le attività vengono svolte, le richieste gestite, le decisioni prese. Eppure, dietro questa apparente normalità si nasconde spesso una fragilità strutturale: il processo vive nel business, ma non è rappresentato nei sistemi informativi.
Approvazioni via e-mail, file Excel condivisi, script “temporanei” o macro che collegano sistemi diversi: sono tutti esempi concreti di vuoti di processo. Soluzioni nate per rispondere rapidamente a un’esigenza reale che, col tempo, diventano parte integrante dell’operatività quotidiana senza essere mai formalizzate.
La metafora più calzante è quella di una strada piena di buche: pur avanzando in qualche modo, guidare dall’inizio alla fine diventa rischioso. Ogni buca nascosta può causare rallentamenti, danni o incidenti, e il rischio cresce man mano che il traffico aumenta o la strada cambia. Allo stesso modo, i vuoti di processo sembrano gestibili finché tutto fila liscio, ma diventano un pericolo quando cambiano volumi, responsabilità o regole.
Molte aziende convivono con questa situazione perché, ad alto livello, le soluzioni ad hoc consentono comunque di arrivare alla fine del percorso. Il problema non è l’inefficacia immediata: spesso queste soluzioni reggono. Il problema è che la logica di business rimane implicita, lo stato del processo non è tracciato in modo strutturato, e il controllo è di fatto delegato a persone o strumenti non governati.
Cosa può andare storto, concretamente:
Per un executive, tutte queste situazioni non sono un dettaglio tecnico: è una questione di controllo, rischio operativo e capacità di scalare.
Let’s start with Business Process Management Software (BPMS): this type of software integrates visual modeling, analysis, and automation tools to manage complex processes involving multiple people, systems, and applications.
These technologies can be used in various scenarios: managing expense approval processes involving employees, managers, and finance teams, recruitment processes with task assignment across various departments (HR, IT, administration), order management, etc.
Within these tools, users create diagrams based on standards such as BPMN (Business Process Model and Notation) , which describe the activities, decisions, and roles involved in a process.
The visual modeling, supported by analysis, simplifies understanding and communication of the process, facilitating the optimization and automation of complex workflows.
Mapping Robotic Process Automation (RPA) is a technology that uses software, or “bots”, to automate repetitive tasks through user interfaces, web pages, and terminal applications.
The unique feature of RPA betweenis their ability to interact with graphical user interfaces (GUIs), not just APIs or code, making them ideal for automating repetitive, rule-based tasks. These rules define the flow of operations that the bots must follow, such as transferring data, sending emails, or updating databases. This makes them perfect for predictable, routine tasks, where actions can be defined by a series of precise and repeatable instructions.
Now let’s dive into low-code development.
This type of solution allows for the creation of applications with minimal use of code, thanks to visual interfaces and drag-and-drop tools. They are designed to enable both professional developers and non-technical users to to create apps quickly and easilywithout having to write complex code. Development times for web or mobile applications are therefore significantly reduced compared to traditional methods, facilitating the automation of business processes.
Not all low-code platforms are the same, as they differ in target audience and functionality. Let’s take Power Apps and Mendix as examples: they share the goal of simplifying application development but…
On the other hand, Power Apps is limited for complex enterprise solutions and large-scale scenarios , as advanced customizations and integrations outside the Microsoft ecosystem can be challenging. Achieving a certain level of complexity within the Microsoft suite may require piecing together a solution using several tools like Power Apps and Power Automate.
Simply put, we could say that Power Appsis a low-code solution based on single-user or function-based, while Mendix is a more enterprise-oriented solution. enterprise-based.
Power Apps is typically used to develop individual applications or for small teams with specific needswithout involving a complex IT infrastructure.
Mendix, on the other hand, is an enterprise-oriented platform, as it allows the management of larger and more complex projects with a significant number of end users, often distributed across various company divisions or multiple global locations.
Affrontare un vuoto di processo significa prima di tutto renderlo visibile. Il punto di partenza non è la tecnologia, ma l’analisi del processo reale: occorre esplicitare le regole decisionali, identificare le eccezioni, comprendere dove risiedono logica e stato, e ricondurre tutto in un perimetro governato.
At WEGG – The Impact Factory supportiamo il cliente nello studio dei processi aziendali attuali, identificando inefficienze, punti critici e aree dove la logica di business non è pienamente governata. Partendo da questa analisi, proponiamo soluzioni mirate che rendono i processi più efficienti, trasparenti e scalabili, garantendo che regole, logica e stato siano chiaramente strutturati.
Solo dopo aver definito la soluzione più adatta entra in gioco lo strumento. Qui utilizziamo low-code Mendix platform, una piattaforma low-code per lo sviluppo di applicazioni, che permette di trasformare i processi mappati in componenti applicative governate. La sequenza è intenzionale: prima si capisce il processo, poi si costruisce l’applicativo. Non viceversa.
La filosofia di Mendix è orientata al flusso: ogni applicativo nasce come rappresentazione di un percorso che parte da un evento iniziale, attraversa decisioni e attività e arriva a uno stato definito. Il processo non è esterno all’IT: diventa parte integrante dell’applicazione.
La tecnologia Mendix supporta i processi in tre dimensioni fondamentali:
I vuoti di processo non sono anomalie: sono una naturale conseguenza della crescita e della necessità di adattarsi rapidamente. La differenza sta nella capacità di identificarli e trasformarli in componenti applicative governate prima che diventino un rischio.
Portare logica, regole e stato all’interno di un perimetro strutturato aumenta la trasparenza, riduce il rischio operativo e abilita una crescita sostenibile. La tecnologia è un abilitatore fondamentale, ma è l’approccio consulenziale che garantisce che processo e applicazione parlino la stessa lingua.
Vale la pena farsi una domanda: nella vostra organizzazione, quanti processi critici vivono oggi fuori dai sistemi? E cosa succederebbe se le persone che li gestiscono non fossero più disponibili domani?
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