Un processo critico regge da anni su un file Excel condiviso. Non sempre è chiaro chi lo aggiorna, secondo quali regole, né se le decisioni siano tracciabili. Quando arriva un audit o una violazione di sicurezza, emerge che quel processo non era governato da nessuno — e non lo era mai stato.
In questo articolo analizziamo un fenomeno molto diffuso nelle organizzazioni: i cosiddetti vuoti di processo, ovvero quelle aree in cui il business opera attraverso soluzioni informali senza un adeguato presidio applicativo. Vedremo perché rappresentano un rischio concreto — operativo, normativo e di sicurezza — e come trasformarli in componenti strutturate e governabili grazie a un approccio consulenziale e all’utilizzo di piattaforme come Mendix.
In molte aziende i processi sembrano funzionare: le attività vengono svolte, le richieste gestite, le decisioni prese. Eppure, dietro questa apparente normalità si nasconde spesso una fragilità strutturale: il processo vive nel business, ma non è rappresentato nei sistemi informativi.
Approvazioni via e-mail, file Excel condivisi, script “temporanei” o macro che collegano sistemi diversi: sono tutti esempi concreti di vuoti di processo. Soluzioni nate per rispondere rapidamente a un’esigenza reale che, col tempo, diventano parte integrante dell’operatività quotidiana senza essere mai formalizzate.
La metafora più calzante è quella di una strada piena di buche: pur avanzando in qualche modo, guidare dall’inizio alla fine diventa rischioso. Ogni buca nascosta può causare rallentamenti, danni o incidenti, e il rischio cresce man mano che il traffico aumenta o la strada cambia. Allo stesso modo, i vuoti di processo sembrano gestibili finché tutto fila liscio, ma diventano un pericolo quando cambiano volumi, responsabilità o regole.
Molte aziende convivono con questa situazione perché, ad alto livello, le soluzioni ad hoc consentono comunque di arrivare alla fine del percorso. Il problema non è l’inefficacia immediata: spesso queste soluzioni reggono. Il problema è che la logica di business rimane implicita, lo stato del processo non è tracciato in modo strutturato, e il controllo è di fatto delegato a persone o strumenti non governati.
Cosa può andare storto, concretamente:
Per un executive, tutte queste situazioni non sono un dettaglio tecnico: è una questione di controllo, rischio operativo e capacità di scalare.
Partiamo dai Business Process Management Software (BPMS): questa tipologia di software integra strumenti di modellazione visiva, analisi e automazione per gestire processi complessi che coinvolgono più persone, sistemi e applicazioni.
Queste tecnologie possono essere utilizzate in più scenari: gestione dei processi di approvazione delle spese con il coinvolgimento di dipendenti, manager e team finanziari, dei processi di assunzione con assegnazione dei compiti ai vari reparti (risorse umane, IT, amministrazione), gestione degli ordini ecc.
All’interno di questi strumenti gli utenti creano diagrammi che si basano su standard come BPMN (Business Process Model and Notation) che descrivono le attività, le decisioni e i ruoli coinvolti in un processo.
La modellazione visiva, supportata dall’analisi, semplifica la comprensione e la comunicazione del processo, facilitando l’ottimizzazione e l’automazione dei flussi di lavoro complessi.
La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia che utilizza software, o “bot”, per automatizzare attività ripetitive da interfacce utente, pagine Web e applicazioni terminali.
La particolarità degli strumenti RPA è la loro capacità di interagire con interfacce grafiche (GUI), non solo con API o codice, rendendoli ideali per automatizzare attività ripetitive e basate su regole predefinite. Queste regole stabiliscono il flusso delle operazioni che i bot devono seguire, come il trasferimento di dati, l’invio di e-mail o l’aggiornamento di database. Questo li rende perfetti per attività prevedibili e di routine, dove le azioni possono essere definite da una serie di istruzioni precise e ripetibili.
Ora entriamo nell’ambito del low-code.
Questo tipo di soluzioni permette di creare applicazioni con un minimo utilizzo di codice, grazie a interfacce visive e strumenti drag-and-drop. Sono progettate per consentire sia a sviluppatori professionisti che a utenti non tecnici di creare app in modo rapido e semplice, senza dover scrivere codice complesso. I tempi di sviluppo di applicazioni web o mobili quindi si riducono in modo sensibile rispetto ai metodi tradizionali e permettono di facilitare l’automazione dei processi aziendali.
Non tutte le piattaforme low-code sono uguali, perché differiscono per target e funzionalità. Prendiamo come esempio Power Apps e Mendix: condividono l’obiettivo di semplificare lo sviluppo di applicazioni ma…
Di per contro, Power Apps è limitato per soluzioni aziendali complesse e scenari su larga scala in quanto le personalizzazioni avanzate e le integrazioni fuori dall’ecosistema Microsoft possono risultare difficili. Per raggiungere un certo livello di complessità all’interno della suite Microsoft può essere necessario mettere insieme una soluzione con molti strumenti come Power Apps e Power Automate.
Semplificando, possiamo dire che Power Apps è una soluzione low-code single-user based or function based, mentre Mendix è una soluzione più enterprise-based.
Power Apps, solitamente viene utilizzato per sviluppare applicazioni individuali o per piccoli team con necessità specifiche, senza dover coinvolgere un’infrastruttura IT complessa.
Mendix, invece, è una piattaforma enterprise-oriented, perché permette di gestire progetti più ampi e complessi con un numero significativo di utenti finali, spesso distribuiti su diverse divisioni aziendali o in più sedi globali.
Affrontare un vuoto di processo significa prima di tutto renderlo visibile. Il punto di partenza non è la tecnologia, ma l’analisi del processo reale: occorre esplicitare le regole decisionali, identificare le eccezioni, comprendere dove risiedono logica e stato, e ricondurre tutto in un perimetro governato.
In WEGG – The Impact Factory supportiamo il cliente nello studio dei processi aziendali attuali, identificando inefficienze, punti critici e aree dove la logica di business non è pienamente governata. Partendo da questa analisi, proponiamo soluzioni mirate che rendono i processi più efficienti, trasparenti e scalabili, garantendo che regole, logica e stato siano chiaramente strutturati.
Solo dopo aver definito la soluzione più adatta entra in gioco lo strumento. Qui utilizziamo Mendix, una piattaforma low-code per lo sviluppo di applicazioni, che permette di trasformare i processi mappati in componenti applicative governate. La sequenza è intenzionale: prima si capisce il processo, poi si costruisce l’applicativo. Non viceversa.
La filosofia di Mendix è orientata al flusso: ogni applicativo nasce come rappresentazione di un percorso che parte da un evento iniziale, attraversa decisioni e attività e arriva a uno stato definito. Il processo non è esterno all’IT: diventa parte integrante dell’applicazione.
La tecnologia Mendix supporta i processi in tre dimensioni fondamentali:
I vuoti di processo non sono anomalie: sono una naturale conseguenza della crescita e della necessità di adattarsi rapidamente. La differenza sta nella capacità di identificarli e trasformarli in componenti applicative governate prima che diventino un rischio.
Portare logica, regole e stato all’interno di un perimetro strutturato aumenta la trasparenza, riduce il rischio operativo e abilita una crescita sostenibile. La tecnologia è un abilitatore fondamentale, ma è l’approccio consulenziale che garantisce che processo e applicazione parlino la stessa lingua.
Vale la pena farsi una domanda: nella vostra organizzazione, quanti processi critici vivono oggi fuori dai sistemi? E cosa succederebbe se le persone che li gestiscono non fossero più disponibili domani?
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