Stop alle licenze perpetue per Adobe Acrobat: valutazioni da fare

Non si possono più acquistare licenze perpetue Adobe Acrobat. Passare alla versione a termine o alla subscription? Quali sono le valutazioni da fare.

Da anni Adobe Acrobat è uno strumento fondamentale per professionisti e aziende che vogliono gestire documenti in formato PDF in modo efficiente e sicuro.

La disponibilità di acquisto di licenze perpetue Adobe Acrobat (Acrobat Pro 2020 e Acrobat Standard 2020) nei piani TLC e CLP forniva alle organizzazioni – soprattutto alle realtà di dimensioni più contenute – la flessibilità necessaria per acquistare le licenze di Adobe Acrobat in base alle esigenze specifiche e alle considerazioni di bilancio, senza la necessità di impegnarsi in costi operativi ricorrenti.

Un recente comunicato di Adobe annuncia che l’ultima data utile per effettuare prodotti con licenza perpetua di Acrobat in TLP e CLO sarà il 15 luglio 2024, con la fine del supporto prevista per il giugno 2025. A partire da questa data ci saranno due possibilità:

• se si vuole fare un acquisto unico e non ricorrente ci sarà l’opzione Acrobat Classic, che è una licenza a termine solo per desktop e senza abbonamento che fornisce fino a tre anni di accesso a pagamento al software. Questo prodotto non include i miglioramenti continui delle funzionalità né l’accesso ai servizi premium di Adobe Document Cloud tramite browser web o dispositivi mobili.
• in alternativa ci sono offerte come Creative Cloud di Adobe basate su abbonamento e attivabili tramite programmi di acquisto Adobe VIP, VIP Marketplace e ETLA.

In futuro la versione in subscription annua o pluriennale sarà l’unica opzione proponibile e auspicata da Adobe. La decisione nasce dalla volontà del vendor di razionalizzare la propria offerta e offrire aggiornamenti costanti e immediati a tutte le nuove funzionalità Adobe come la firma elettronica, la versione mobile, integrazioni native con Microsoft e le prossime funzionalità di AI Assistant, ora disponibili solo nella versione beta.

La necessità di fare una comparazione su dati certi

Con l’interruzione delle opzioni TLP e CLP e la prossima fine del supporto, le aziende che hanno licenze perpetue Adobe Acrobat dovranno fare le loro valutazioni prima di effettuare la transizione a nuovi modelli di licenza, siano essi ad acquisto unico o ricorrente.

Questi ragionamenti valgono anche per i nuovi acquisti, visto che la scelta di un modello o l’altro implica un differente ammortamento dei costi in bilancio (Capex vs Opex).  

Nella sua versione in abbonamento, Adobe Acrobat è disponibile sia nell’offerta Creative Cloud come parte di un pacchetto All Apps nella versione Pro (con più funzionalità), sia come standalone in più versioni (Reader che è free, Standard e Pro, con due livelli di pricing differenti a seconda delle funzionalità richieste).

In caso di transizioni (consigliate per chi ha le licenze perpetue da giugno 2025 per motivi di sicurezza) o nuovi acquisti, bisognerebbe muoversi in questo modo:

• analisi di compliance per capire la situazione as-is

Il primo step è verificare qual è lo status quo: quante installazioni di Adobe Acrobat abbiamo in azienda? Quali versioni? Stiamo usando versioni non più supportate o che presto non lo saranno più? Le assegnazioni sono coerenti con quanto previsto da contratto con il vendor?

Strumenti SAM come Snow Software by Flexera che permettono di integrarsi direttamente all’Admin Console di Adobe e offrono visibilità sia sull’on-premise sia sugli ambienti SaaS, possono darci queste analisi in tempo reale.

• analisi dell’utilizzo

La reportistica prodotta deve contenere anche informazioni granulari sull’utilizzo delle applicazioni Adobe (quindi non solo Acrobat) da parte dei dipendenti. Se l’applicazione è poco utilizzata si può valutare di passare anche a versioni free o meno onerose. Se invece viene utilizzata molto e magari in tandem con altre applicazioni dell’offerta Creative Cloud, si possono valutare anche acquisti in bundle. 

• preparare una strategia prima del confronto con il vendor

Con queste analisi si può cominciare a preparare una strategia prima di sedersi al tavolo con il vendor. Ci sono delle riflessioni da fare:

• di quali funzionalità hanno bisogno i miei dipendenti? Devono solo condividere PDF (per questo è sufficiente Reader che è gratuito e scaricabile) oppure necessitano di funzionalità avanzate (qui una panoramica). La versione Pro, ad esempio, prepara i file per la stampa ad alto livello o permette di introdurre elementi multimediali o Javascript o ancora permette la rimozione di dati sensibili. Adobe Classic, che è la licenza a termine, non ha le funzioni basate sul Web, come la firma elettronica, la condivisione per la revisione e le funzionalità IA. 
• di quali applicazioni hanno bisogno i miei dipendenti? Ci sono altri utilizzi all’interno dell’offerta Adobe?
• ci sono particolari necessità di dover ammortizzare i costi nel breve termine?

C’è da tenere presente che la sottoscrizione è la direzione verso cui Adobe sta spingendo le aziende:

• la sottoscrizione ha il vantaggio di offrire un prodotto aggiornato e sicuro, con accesso alle ultime funzionalità e nessuna necessità di distribuire aggiornamenti di sicurezza
• ci sarà un importante fattore scontistica che sulla sottoscrizione sarà sicuramente più alto rispetto alle licenze a termine quindi potrebbe aver senso valutare abbonamenti su periodi più lunghi come un triennio

In WEGG siamo consulenti esperti di licensing Adobe per cui possiamo supportarvi nelle analisi e nelle valutazioni della migliore strategia da operare nei confronti dei prodotti Adobe, in particolare Acrobat.