Licensing di Microsoft Dynamics 365: una guida

Approfondimento sul licensing di Microsoft Dynamics 365: come scegliere tra all-in-one e applicazioni modulari, orientarsi nei modelli di licenza e ottimizzare i costi in costante crescita. 

Dynamics 365 è la suite di applicazioni aziendali di Microsoft progettata per gestire in modo integrato ogni area del business: vendite, marketing, customer service, contabilità, supply chain e molto altro. 

A differenza dei software tradizionali, combina in un’unica piattaforma cloud le funzionalità tipiche dei sistemi CRM (Customer Relationship Management) ed ERP (Enterprise Resource Planning), permettendo di attivare solo le applicazioni realmente necessarie. 

Comprendere come funzionano le licenze non è un dettaglio tecnico, ma una scelta strategica: influisce direttamente sui costi, sulla scalabilità e sulla capacità di adattare la piattaforma alla crescita dell’azienda. Con i recenti aumenti di prezzo, individuare il modello più adatto and ottimizzare ciò che si acquista è diventato ancora più cruciale. 

Due approcci, un’unica piattaforma 

Microsoft ha progettato Dynamics 365 con due strade ben distinte per rispondere a esigenze e dimensioni aziendali molto diverse. 

Da un lato c’è Business Central, l’ERP “tutto in uno” pensato per le piccole e medie imprese: in un’unica soluzione integra contabilità, vendite, acquisti, gestione dell’inventario e un CRM di base, mantenendo una gestione semplice e centralizzata. 

Dall’altro, troviamo le applicazioni modulari enterprise, organizzate in aree funzionali come Customer Experience, Service, Finance e Supply Chain. Queste si acquistano singolarmente e si combinano liberamente, così da costruire un ecosistema su misura che cresce insieme all’azienda. 

Questa strategia “dual-track” permette di partire in piccolo e ampliare la piattaforma solo quando serve, evitando investimenti prematuri. La scelta tra i due approcci non dipende solo dal budget o dal numero di dipendenti, ma anche dal livello di specializzazione richiesto e dalla complessità dei processi. 

Business Central, infatti, segue la filosofia “tutto sotto lo stesso tetto”: è l’ideale per chi cerca semplicità e rapidità operativa. L’approccio modulare, invece, è basato sulla specializzazione: ogni applicazione è progettata per eccellere nel proprio ambito e integrarsi perfettamente con le altre tramite Microsoft Cloud. 

Molte aziende partono con Business Central standalone e lo mantengono per anni, trovando un equilibrio ottimale tra funzionalità e facilità di gestione. Un esempio? Una catena retail con pochi negozi e un piccolo e-commerce può coprire contabilità, magazzino e vendite senza complessità aggiuntive grazie a Business Central. 

Ma se l’azienda cresce — aprendo decine di punti vendita, espandendo il catalogo online e creando un team vendite B2B — le necessità cambiano. In questi casi, una soluzione ibrida come Dynamics 365 Sales + Business Central permette di fornire al reparto commerciale strumenti CRM avanzati (lead scoring, automazione campagne, integrazione LinkedIn Sales Navigator), mantenendo per il back-office un ERP snello ed efficiente. 

E per le realtà enterprise che già utilizzano ERP complessi come SAP o Oracle NetSuite, l’integrazione di Dynamics 365 Sales (o di altre app modulari) può potenziare vendite e marketing, sfruttando il meglio di entrambi i mondi: un ERP consolidato per la gestione operativa e applicazioni Microsoft specializzate per far crescere il business. 

In definitiva, la “dual-track strategy” di Microsoft è un approccio flessibile: si può iniziare in piccolo e scalare gradualmente, aggiungendo moduli solo quando servono, adattando la piattaforma all’evoluzione dell’azienda senza introdurre complessità inutili. 

I tre modelli di licensing in Dynamics 365 

L’offerta di licenze in Dynamics 365 si articola in tre modelli principali, ciascuno pensato per diversi scenari di utilizzo. 

1 – Licenza per utente

È la più comune e viene assegnata a una persona specifica. È nominativa e quindi offre un accesso personalizzato alle funzionalità del prodotto con dashboard, workflow e permessi individuali, oltre a integrazione con Microsoft 365 e app mobile. Può essere di due tipi: 

• Full-access User, per chi deve utilizzare tutte le funzionalità di una o più applicazioni Dynamics 365. 

• Additional User (o anche “light user”), per chi ha esigenze più limitate. Qui rientra ad esempio la licenza Team Members, ideale per chi supporta più aree aziendali senza far parte di un reparto specifico: consente di consultare tutti i dati, ma permette solo operazioni di base come l’inserimento di spese o l’aggiornamento dei contatti. 

Per gli utenti Full esiste anche il meccanismo Base & Attach: si compra una licenza Base (la più costosa) e poi si possono aggiungere altre app come licenze Attach a prezzo ridotto, con le stesse funzioni della base ma senza ulteriori diritti di piattaforma. 

Alcune applicazioni modulari sono disponibili in più varianti (tier) di prezzo e funzionalità — come Dynamics 365 Sales Professional, Sales Enterprise. This,Sales Premium — ma restano sempre licenze per utente.

2 – Licenza per dispositivo

Invece di essere legata a una persona, è una licenza associata a un terminale fisso condiviso, come un PC di magazzino o una cassa. Chiunque usi quel dispositivo accede all’app, con credenziali personali o condivise, a seconda del prodotto. È utile nei contesti con turni o postazioni comuni, dove una licenza per ogni singolo operatore non avrebbe senso. 
 

3 – Licenza per tenant

Qui la licenza copre tutta l’azienda in un colpo solo, senza limiti di utenti o device. È riservata ad alcune applicazioni, come Customer Insights o Electronic Invoicing. Esiste anche la versione Capacity, pensata per aumentare risorse condivise – ad esempio spazio Dataverse o volumi di transazioni – quando quelle incluse nell’abbonamento non bastano. 

Attenzione! Business Central non prevede licenze per tenant: si può accedere solo con licenze nominative (Full o Team Members) oppure per device con funzionalità limitate. A differenza di molti ERP, non adotta il modello “a moduli”: tutto è incluso in due piani all-inclusive (Essentials e Premium). Le applicazioni modulari, invece, si comprano singolarmente e possono combinare liberamente i tre modelli di licensing quando previsto. 

Le licenze nominative restano la formula più diffusa in Dynamics 365, ma come abbiamo visto non sono l’unica scelta possibile. Molte aziende, infatti, combinano modelli diversi per adattarsi alle esigenze di ogni reparto e ruolo. 

• una licenza Full User è la scelta giusta per chi gestisce processi chiave e necessita di tutte le funzionalità disponibili. 

• una licenza Team Member è perfetta per chi svolge attività limitate o di supporto, senza bisogno di un accesso completo. 

• una Device License è l’ideale per le aziende con postazioni condivise, come quelle in magazzino o alle casse, dove più persone utilizzano lo stesso terminale. 

• la Tenant License è l’ideale per scenari in cui un numero elevato di persone deve accedere alla stessa applicazione, come nel caso di Customer Insights per analizzare i dati dei clienti o di Electronic Invoicing per gestire la fatturazione elettronica a livello aziendale, senza dover acquistare una licenza individuale per ogni utente. 

Il segreto per ottimizzare costi e scalabilità sta nel mappare con precisione chi fa cosa e quali funzioni servono davvero. Questo è particolarmente importante perché il costo delle licenze non è trascurabile e, negli ultimi tempi, abbiamo assistito a diversi aumenti di prezzo che rendono ancora più strategica una gestione attenta del licensing. 

Pricing e aumenti di costo 

Microsoft ha annunciato nuovi aumenti che si aggiungono a quelli introdotti nell’ottobre 2024, di cui abbiamo già parlato in un precedente articolo. Un anno fa, i rincari avevano riguardato diverse applicazioni Dynamics 365 — tra cui Sales Enterprise, Customer Service Enterprise, Field Service, Finance, Supply Chain Management, Commerce, Human Resources e Project Operations — con incrementi compresi tra il 9% e il 17%. 

Per dare un’idea dell’impatto, una grande azienda con 2.000 utenti dotati di licenza Microsoft Dynamics 365 Sales Device si sarebbe trovata a spendere circa 28.000 euro in più ogni mese. Su base annua, parliamo di oltre 336.000 euro di extra budget solo per l’aumento di licenza. 

Questa volta, però, il ritocco non colpirà le applicazioni modulari più diffuse nel mondo enterprise, ma Business Central, l’ERP di Microsoft pensato per le piccole e medie imprese. Dal 1° ottobre 2025 i prezzi aumenteranno tra il 10% e il 14%, con un impatto diretto sui budget IT delle PMI che lo utilizzano. 

Facendo riferimento agli attuali prezzi (agosto 2025) per 100 utenti: 

Business Central Essentials 

• Spesa attuale: 6.550 €/mese 

• Dopo aumento del 14%: 7.480 €/mese 

• Incremento: +930 €/mese à +11.160 € all’anno 

Business Central Premium 

• Spesa attuale: 9.360 €/mese 

• Dopo aumento del 10%: 10.300 €/mese 

• Incremento: +940 €/mese à +11.280 € all’anno  

Questo è rilevante perché molte PMI avevano scelto Business Central proprio per evitare i rincari subiti dalle app modulari. Microsoft giustifica l’aumento con le numerose innovazioni introdotte negli ultimi anni, tra cui l’integrazione di Copilot AI, moduli per la sostenibilità, analytics avanzate e miglioramenti dell’interfaccia utente. 

Oltre a questi rincari, Microsoft ha confermato anche un aumento del 5% sui piani di abbonamento annuali e triennali fatturati mensilmente, in vigore dal 1 aprile 2025. La modifica riguarda tutti i canali di acquisto (Buy Online, CSP e MCA-E) e si applica a prodotti come Dynamics 365, Microsoft 365 e Power Platform. In pratica, se un’azienda ha sottoscritto Dynamics 365 con pagamento mensile anche per contratti annuali, pagherà circa il 5% in più al mese rispetto alla fatturazione anticipata. 

Licenze Dynamics 365: strategie di ottimizzazione 

Con l’aumento dei costi e il ruolo centrale che Dynamics 365 ricopre nei processi aziendali, diventa essenziale adottare un approccio proattivo alla gestione delle licenze. Non basta una revisione occasionale: servono monitoraggio costante, analisi periodiche dell’utilizzo reale e la capacità di ricalibrare il modello di licensing ogni volta che cambiano prezzi o esigenze operative. 

Un’ottimizzazione efficace parte da un’analisi accurata della dimensione aziendale e dei bisogni concreti, calibrando le licenze in base ai ruoli e ai processi, e verificando che l’uso effettivo sia allineato ai requisiti reali. Per la prima serve un’attività di consulenza mirata, per la seconda l’impiego di strumenti SAM (Software Asset Management) adeguati, specifici per il SaaS Management.  

At WEGG offriamo entrambi: competenze per definire la strategia e soluzioni per monitorare e ottimizzare in modo continuo. Sotto un esempio di report sui dati di utilizzo che possiamo ottenere grazie alla piattaforma Snow Atlas by Flexera di cui siamo partner, utile per individuare sprechi, riallocare licenze e ottimizzare in tempo reale i costi legati a Dynamics 365.  

Snow Software ha un’integrazione con Dynamics che permette di accedere a usage analytics dettagliati: si vede chi utilizza quali applicazioni, in quali momenti e con quale frequenza.  
 

Cosa possiamo fare concretamente 

• Riallocare licenze da Full User a Team Member 
  Analizzando l’uso effettivo delle licenze, individuiamo utenti che, pur avendo una licenza completa, utilizzano solo una parte minima delle funzionalità. In questi casi, il passaggio a una licenza Team Member, molto più economica, permette di ridurre i costi senza compromettere la produttività.

  Un utente con licenza Full User di un’applicazione Dynamics 365 (costo indicativo tra 60 € e 100 € al mese) che si limita a consultare report, approvare richieste o inserire poche informazioni, infatti, potrebbe passare a una Team Member da circa 8 € al mese. Questo significa un risparmio potenziale di oltre 50-90 € per utente ogni mese, che su decine o centinaia di licenze può trasformarsi in migliaia di euro l’anno. 

  Il monitoraggio è fondamentale perché permette anche di identify pattern stagionali: magari alcuni utenti hanno bisogno di accesso completo solo durante i periodi di budget o di chiusura trimestrale. In base al tipo di contratto sottoscritto, Microsoft permette di fare upgrade e downgrade mensili, quindi è possibile ottimizzare dinamicamente. 
   

• Eliminare licenze duplicate o sovrapposte 
  Possiamo verificare se un dispositivo già coperto da una licenza Device è utilizzato anche da utenti con licenze User non necessarie, eliminando così doppie spese ingiustificate. 
   

• Verificare la copertura funzionale 
  Controlliamo se le funzionalità già incluse in un’applicazione coprono esigenze che altrimenti porterebbero all’acquisto di un’altra, evitando così strumenti ridondanti e costi superflui. 

Ad esempio, Customer Service e Sales condividono molte capacità: entrambe gestiscono clienti, includono funzioni di case management e offrono reporting. In un team che si occupa sia di vendite sia di supporto post-vendita, la prima reazione potrebbe essere dare a tutti entrambe le licenze. In realtà, spesso Sales Enterprise è sufficiente per gestire i casi semplici, riservando Customer Service solo al supporto più complesso. 

Lo stesso vale per Finance and Business Central: se usi già Business Central come ERP, non serve acquistare Dynamics 365 Finance a meno di avere esigenze specifiche tipiche di una multinazionale. Eppure, molte aziende finiscono per pagarli entrambi con l’idea di “volere il meglio di tutto”. 

• Sfruttare le licenze Attach per utenti Full 
  Verifichiamo che per i ruoli che lavorano su più moduli della piattaforma sia applicato correttamente il meccanismo Attach, così da evitare di pagare il prezzo pieno per ogni applicazione aggiuntiva. 
   

• Individuare scenari più convenienti in cui usare il modello Device o Tenant  
  Dove ci sono magazzini, casse o postazioni di produzione condivise, oppure applicazioni utilizzate da tutta l’azienda, una licenza Device o Tenant può sostituire più licenze nominative. Questo approccio consente di ottenere risparmi significativi nei reparti con postazioni fisse a uso alternato e di semplificare la gestione delle applicazioni ad accesso universale. 

Esempio concreto di ottimizzazione legato all’uso dell’app Project Operations 

Ad agosto 2025 la Licensing Guide di Dynamics 365 ha introdotto un’importante novità per l’applicazione Project Operations: l’integrazione nativa delle approvazioni per ordini d’acquisto, delle approvazioni dei timesheet e della gestione completa di tempi e spese. 

Cosa vuol dire? Grazie a queste nuove funzionalità, molte attività che prima richiedevano anche una licenza Finance possono ora essere gestite interamente in Project Operations, eliminando così licenze duplicate e riducendo i costi. 

Noi interveniamo analizzando le licenze dei Project Manager e individuando opportunità di ottimizzazione anche per figure come Team Lead o supervisori di processo, con l’obiettivo di ridurre in modo significativo la spesa complessiva. 

Secondo le nostre analisi, le aziende che gestiscono i progetti su Dynamics 365 possono ridurre il budget licenze verificando che ogni ruolo sia correttamente inquadrato nel nuovo modello di licensing “a livelli”, assegnando solo le funzionalità realmente necessarie ed evitando di pagare licenze Finance aggiuntive non indispensabili: 

• Project Operations Full per chi gestisce l’intero ciclo di progetto, dall’avvio alla chiusura. 

• Operations-Activity per chi si occupa di approvazioni e monitoraggio. È una licenza cross-application separata che offre accesso limitato a funzionalità presenti in più applicazioni Dynamics 365. 

• Team Member per ruoli dedicati unicamente a consultazione o inserimento dati. 

Massimizzare il valore di Dynamics con Power Platform e Copilot 

Quando si parla di ottimizzazione dei costi in Dynamics 365, non bisogna fermarsi alle sole licenze core: strumenti come Power Platform e Copilot, pur non essendo tecnicamente “Dynamics 365”, ne estendono le capacità e devono essere considerati parte dello stesso ecosistema. 

Power Platform offre leve importanti:  

• Power BI consente di creare report e dashboard avanzati partendo dai dati di Dynamics 365. Molte aziende acquistano Power BI Premium senza accorgersi che la versione Pro copre ampiamente le esigenze. Inoltre, ricordiamo che, per chi le ha già acquistate o le vorrà acquistare, la versione Pro di Power BI è già inclusa nelle licenze Microsoft 365 E5 e Office 365 E5. Un tema su cui prestare attenzione se si vogliono evitare sprechi o acquisti duplicati. 

• Power Apps consente di sviluppare applicazioni personalizzate a costi contenuti, evitando di dover acquistare licenze complete per processi molto specifici. Questa strategia può portare fino al 90% di risparmio per gli utenti che non necessitano di tutte le funzionalità di Dynamics 365, ma solo di un’app mirata al proprio flusso di lavoro. 
  Ad esempio, sostituire 50 licenze Sales Enterprise da 95 € al mese con licenze Power Apps per-app da 10 € al mese riduce la spesa da 4.750 € a 500 € al mese, con un risparmio di 4.250 € mensili in scenari d’uso limitato. 

• Power Automate automatizza workflow cross-app, riducendo il carico manuale e la necessità di licenze full per operazioni ripetitive. 

• Power Virtual Agents gestisce richieste semplici tramite chatbot integrati, liberando gli operatori Customer Service per i casi più complessi e riducendo il fabbisogno di licenze. 

Copilot va valutato con la stessa logica: molte funzionalità AI di base sono già incluse nelle licenze Enterprise di Sales, Customer Service e Business Central. Il componente Premium (€30/mese), ovvero un’estensione a pagamento della licenza principale di Dynamics 365, aggiunge funzionalità avanzate come conversazioni intelligenti e modelli predittivi personalizzati. Prima di acquistarlo, però, è bene verificare se le capacità già incluse coprono almeno l’80% delle necessità, evitando così costi extra non indispensabili. 

Quindi dobbiamo assicurarci di considerare il licensing Dynamics 365 a 360 gradi, includendo anche le estensioni e gli strumenti collegati come Power Platform (Power Apps, Power BI, Power Automate, Power Virtual Agents) e funzionalità AI/Copilot. 

Questo approccio permette di individuare alternative più economiche alle licenze full, sfruttare al massimo le capacità già incluse e ottimizzare i costi evitando acquisti ridondanti.