Il problema è che la comprensione dei differenti scenari in uso spesso non è possibile con gli strumenti di misurazione SAP e sappiamo che eventuali auditor vanno a indagare puntualmente il registro delle interfacce che si connettono ai sistemi SAP. Analizzando i dati estratti da queste tabelle, essi determinano la presenza di utenti non coperti dai tipi di utente designati, come Professional e Limited Professional. La presenza di indicatori “anomali” (come logon multipli o il volume di lavoro) che possono indicare iterazioni attraverso bot automatizzati, è sicuramente una spia di allarme di potenziale accesso indiretto e SAP verifica se c’è già una licenza nominativa che copre le funzionalità richieste.
Se ci sono scoperture o gestioni non corrette, queste possono comportare costi significativi.
Per agevolare i suoi clienti a fare chiarezza sul tema, SAP nel 2018 ha introdotto il modello Digital Access, che ha stabilito una metrica che si basa non più sul numero di utenti, bensì sul numero di documenti (non tutti, ce ne sono di 9 tipi) che i sistemi terzi non SAP vanno a creare sui sistemi SAP. Ha inoltre lanciato negli scorsi anni il Digital Access Adoption Program (DAAP), terminato nel 2022, dove offriva degli allettanti programmi di incentivazione a passare al nuovo modello.
Le aziende che aderivano, infatti, potevano ottenere uno sconto del 90% sulle licenze relative ai documenti digitali creati attraverso l’accesso indiretto o in alternativa scegliere di acquistare il 115% dei documenti stimati per coprire la crescita futura, pagando solo per il 15% di tale volume.
Questi incentivi finanziari forti volevano permettere ai clienti di regolarizzare il proprio utilizzo e ottenere un modello di licenza più chiaro e prevedibile. Il DAAP, nelle intenzioni di SAP, inoltre doveva accelerare l’adozione di SAP S/4HANA, la nuova suite ERP, incoraggiando le aziende a migrare, in quanto il nuovo modello di licensing di S/4 HANA basato sul Digital Access era più allineato alle moderne esigenze aziendali legate alla digitalizzazione e all’integrazione di sistemi esterni.
Visto che SAP intende completare globalmente il passaggio alla nuova suite entro il 2027, nel tempo ha predisposto dei modelli commerciali con dei percorsi di transizione agevolati per i clienti già esistenti. Delle due opzioni offerte ora ne rimane solo una: l’unico modo per migrare a S/4HANA on-premise è quello di eseguire una S/4HANA Contract Conversion.
La Contract Conversion, infatti, permette alle aziende di convertire il loro attuale contratto SAP ECC (o di versioni precedenti) in uno nuovo, compatibile con SAP S/4HANA. Questo approccio prevede un cambiamento completo della struttura di licenze, passando da un modello basato su licenze di utenti nominativi e accessi indiretti, a un modello più moderno e flessibile legato a SAP S/4HANA, dove gli accessi indiretti sono gestiti tramite il modello Digital Access.
Fino al secondo trimestre del 2023 era possibile migrare a SAP S/4 HANA anche con un altro modello, detto Product Conversion, un’opzione che offriva la migrazione graduale delle licenze esistenti a soluzioni S/4HANA equivalenti.
L’accesso indiretto nel passaggio a SAP S/4 HANA e Rise with SAP
Abbiamo detto che in SAP ECC l’accesso indiretto era generalmente regolato attraverso licenze utente nominative. Ogni persona (o bot automatizzato) che accedeva al sistema, direttamente o indirettamente, doveva essere in possesso di una licenza. Era difficile da monitorare e misurare, poiché il concetto di accesso indiretto non era definito chiaramente.
Rispetto a ECC, SAP S/4 HANA e il suo nuovo modello di licenza Digital Access eliminano la necessità di tracciare singolarmente ogni utente indiretto, rendendo più facile per le aziende comprendere e pianificare i costi di licenza per integrazioni con sistemi terzi. Questo modello, infatti, non si basa più su licenze nominative ma si concentra sui documenti digitali creati o elaborati da SAP attraverso sistemi esterni.
SAP ha definito nove tipi di documenti (come ordini di vendita, fatture, documenti di produzione, ecc.) che devono essere contabilizzati quando vengono creati da integrazioni indirette. Questa contabilizzazione è per lo più a livello di riga (ad esempio un ordine di 5 righe vale 5).
Ogni tipo di documento ha un moltiplicatore diverso, che rappresenta l’impatto di quel documento sul costo della licenza. I documenti con un moltiplicatore più alto hanno un costo maggiore rispetto a quelli con un moltiplicatore più basso. Questo sistema aiuta a differenziare il peso dei vari documenti in base alla loro complessità o importanza nel sistema SAP. Il costo finale delle licenze è basato sul volume annuo dei documenti generati, semplificando il processo di gestione e rendendo i costi più prevedibili.
