Come già sapete, i processi sono un modo standardizzato per convertire input in output che un cliente (sia esso una figura interna o esterna che richiede o consuma servizi) possa trovare utile. Il driver per definire se un processo aziendale – inteso come un insieme di attività che possono coinvolgere più funzioni aziendali – è adatto allo scopo è la sua utilità in relazione al cliente. E la tecnologia è il modo che permette di raggiungere più velocemente lo scopo.
L’utilità per un cliente che richiede un servizio, ad esempio, è legata alla facilità con cui riesce a fare la richiesta e ai tempi di attesa per l’evasione della stessa. Ma se un processo è inefficiente (ad esempio l’invio dei moduli di richiesta a funzioni aziendali diverse per un output che richiederebbe la loro collaborazione, colli di bottiglia in caso di approvazioni non definite, mancanza di indicatori che monitorano le prestazioni ecc.), la tecnologia non può far altro che replicare queste ridondanze e inefficienze.
RPA potrebbe quindi andare a integrare sistemi ed eseguire operazioni automatiche su dati strutturati e non strutturati (es. documenti cartacei scannerizzati, immagini, video ecc.) per rendere più veloci i processi senza che il cliente ne percepisca il beneficio.
Gli step BPM prima di implementare RPA
Nel guidare le iniziative di trasformazione digitale, RPA rientra all’interno del Business Process Management quando si arriva alla fase di execution e di implementazione della tecnologia.
RPA automatizza un insieme specifico di attività, ma a monte deve esserci una riflessione che determina quali attività automatizzare e le fasi necessarie per eliminare e consolidare tali attività. Il BPM tradizionalmente richiede agli esperti di processo di creare diagrammi di processo osservando e intervistando le persone coinvolte: è la parte di Process Mapping (ne ho parlato in maniera approfondita qui).
Questi diagrammi sono la base per la modellazione dei processi aziendali: un processo viene documentato sotto forma di modello di attività (descrizione dei compiti, flussi di dati ecc.) e attraverso l’analisi vengono identificati flussi tortuosi e poco razionali, continui passaggi tra reparti e interfacce.
La simulazione di questi modelli – comportamenti, sistemi, scenari what-if, porta a ridisegnarli nella loro versione migliore, quella più semplice e diretta, che comporta meno sforzo e gli indicatori che ne definiscono la rispondenza alle aspettative.