Un approfondimento per districare il labirinto del licensing della suite di produttività di Microsoft
Microsoft 365 è oggi uno dei prodotti più diffusi in ambito aziendale, ma anche uno dei più complessi da licenziare correttamente.
Viene spesso percepito come una soluzione “plug-and-play” per la produttività: basta un account e, in pochi minuti, utenti e reparti sono operativi su Outlook, Teams, Word e le altre applicazioni familiari. Questa apparente semplicità ne ha favorito la penetrazione in ogni tipo di organizzazione, dalle piccole e medie imprese alle grandi multinazionali.
I numeri confermano questa capillarità: secondo DataStudios, oltre 3,7 milioni di aziende nel mondo utilizzano Microsoft 365, pari a circa l’1% di tutte le imprese globali. Nel mercato delle suite di produttività cloud, la piattaforma detiene circa il 30% della quota globale, posizionandosi subito dopo Google Workspace.
Dietro la sua interfaccia familiare e la facilità di adozione, però, si cela un sistema di licensing complesso, in continua evoluzione e ricco di variabili: piani dai nomi simili con differenze sottili, funzionalità chiave vendute come add-on, contratti e canali di acquisto con regole diverse, vincoli temporali che possono impedire di ridurre il numero di licenze prima della scadenza. A ciò si sommano aggiornamenti e cambi di nome frequenti, che rendono difficile capire cosa si stia effettivamente pagando e se le risorse vengano sfruttate in modo ottimale.
Il risultato è un paradosso: uno strumento adottato per la sua semplicità d’uso può trasformarsi, nella gestione e nel controllo dei costi, in un labirinto in cui le aziende rischiano di disperdere budget e di incorrere in rischi di compliance.
A complicare ulteriormente il quadro, all’interno delle organizzazioni possono coesistere tre tipologie principali di licenze Office/Microsoft.
La prima è Microsoft 365, la suite cloud attuale di riferimento, base di questa guida. La seconda è Office 365, la suite “legacy” cloud: in gran parte è stata rinominata nel 2020 in Microsoft 365, ma è ancora presente in alcuni piani specifici (come Office 365 E1, E3, E5), soprattutto in ambito enterprise. Questi piani includono le app e i servizi cloud principali, ma non tutte le funzionalità extra di sicurezza e gestione offerte dai corrispettivi piani Microsoft 365.
Infine, esistono le versioni standalone acquistabili con licenza perpetua, che Microsoft continua a vendere. Edizioni come Office 2024 non prevedono servizi cloud né aggiornamenti funzionali: si installano localmente su un dispositivo e rimangono utilizzabili per tutta la loro vita utile, ricevendo esclusivamente patch di sicurezza fino al termine del periodo di supporto.
In questa guida ci concentreremo sul licensing di Microsoft 365, ma è importante tenere presente che la presenza contemporanea di Office 365 e delle versioni standalone può generare duplicazioni di licenze e conseguenti sprechi di budget, se non gestita con attenzione.
Quando si parla di Microsoft 365, la gestione delle licenze si fonda su due elementi principali: la scelta del piano e la modalità con cui la licenza viene assegnata.
1) I piani di Microsoft 365
La struttura dei piani di Microsoft 365 si articola in due grandi famiglie: Business ed Enterprise. La distinzione principale riguarda sia il numero massimo di utenti supportati, sia la profondità delle funzionalità incluse.
I piani Business – Basic, Standard e Premium – sono progettati per organizzazioni fino a 300 utenti e si differenziano principalmente per il livello di applicazioni, servizi e sicurezza offerti. Il piano Basic mette a disposizione i servizi cloud fondamentali, come Exchange Online, OneDrive e Teams, insieme alle versioni web e mobile delle applicazioni Office.
Con lo Standard si aggiungono le versioni desktop complete di Word, Excel, PowerPoint e Outlook, offrendo agli utenti un’esperienza più ricca e utilizzabile anche offline. Infine, il Premium comprende tutto ciò che è presente nello Standard, integrando strumenti avanzati di sicurezza e gestione dei dispositivi come Microsoft Defender e Intune. Questa famiglia di piani è ideale per le PMI che cercano un equilibrio tra costi e funzionalità, senza la complessità del mondo Enterprise.
I piani Enterprise – F1, F3, E1, E3 ed E5 – non hanno limiti di utenti e sono pensati per aziende medio-grandi o realtà con esigenze più sofisticate, soprattutto in ambito di sicurezza, compliance e analytics. F1 e F3 (solo per piani Microsoft 365) sono pensati per i lavoratori “frontline” che hanno bisogno di accesso limitato ma costante alle versioni web delle app (F1 in sola lettura) e ai principali servizi cloud. E1 (solo per piani Office 365) Fornisce l’accesso alle sole versioni web delle app e ai servizi cloud. L’E3 amplia l’offerta includendo le app desktop complete, l’archiviazione illimitata e funzionalità avanzate di compliance e gestione. L’E5 rappresenta il livello più alto, aggiungendo strumenti di sicurezza avanzata, analisi dei dati e telefonia integrata.
Un elemento da considerare è che, a seguito di cambiamenti regolatori e commerciali, Microsoft ha iniziato nell’ottobre 2023 a scorporare l’app Teams dai pacchetti Microsoft 365 e Office 365 venduti in Europa (EEA e Svizzera), per poi estendere questa nuova struttura a livello globale dal 1° aprile 2024. In molti casi, soprattutto nei piani Enterprise, Teams non è più incluso di default e deve essere acquistato come licenza separata. Questo richiede di valutare con attenzione l’impatto sul budget, sia al momento della scelta del piano iniziale sia in fase di rinnovo o aggiornamento. Ne abbiamo parlato anche qui, con la news che ora sembra che sarà possibile scegliere anche pacchetti con Teams incluso.
A completare il quadro ci sono gli add-on e i componenti modulari, che permettono di espandere le funzionalità base di ciascun piano. Si va da soluzioni come Enterprise Mobility + Security (EMS), per la gestione e protezione avanzata di utenti e dispositivi, a Teams Premium per funzioni avanzate di riunione e webinar, fino a licenze aggiuntive di Microsoft Defender e al recente Copilot, che introduce strumenti di intelligenza artificiale integrata. Questi componenti offrono grande flessibilità di personalizzazione, ma se gestiti senza una strategia chiara possono far lievitare rapidamente i costi complessivi.
Tra piani Business ed Enterprise, varianti con o senza Teams, add-on e licenze singole, orientarsi diventa tutt’altro che immediato. Per facilitare la comprensione, esistono risorse come la mappa di Microsoft 365 realizzata da Aaron Dinnage, un diagramma visuale che mette in ordine piani, applicazioni e servizi inclusi, offrendo una panoramica chiara di cosa si ottiene con ciascuna licenza.
2) Modalità di licenza
Un altro aspetto fondamentale per capire come funziona Microsoft 365 riguarda la tipologia di licenza. La scelta non influisce solo sui costi, ma anche sulla flessibilità e sulla modalità di utilizzo dei servizi.
La modalità più diffusa è la licenza per utente, o User Subscription License (USL). In questo modello, ogni licenza è associata a un utente nominativo, che può accedere a Microsoft 365 da più dispositivi – fino a 5 PC o Mac, 5 tablet e 5 smartphone – senza costi aggiuntivi. È la soluzione ideale per chi lavora in mobilità o utilizza più postazioni, perché garantisce la stessa esperienza ovunque.
Meno comune ma ancora utile in scenari specifici è la licenza per dispositivo, o Device Subscription License (ad esempio Microsoft App permette questa modalità di licenza). In questo caso, la licenza è legata a un singolo terminale: chiunque utilizzi quel dispositivo può accedere alle applicazioni e ai servizi inclusi. È un modello pensato per ambienti come postazioni condivise in reception, linee di produzione, biblioteche o aule informatiche, dove non ha senso assegnare licenze personali a ogni utilizzatore.
Esistono infine licenze per tenant, applicate a livello di organizzazione (ad esempio la SharePoint Online Storage Additional è una licenza add-on a livello di tenant). Non sono legate a singoli utenti o dispositivi, ma attivano funzionalità o servizi per l’intero ambiente Microsoft 365 dell’azienda. Si usano, ad esempio, per componenti aggiuntivi di sicurezza, compliance o capacità di archiviazione aggiuntiva a livello globale.
Per chi proviene dal mondo on-premises, Microsoft 365 rappresenta un cambiamento netto rispetto al tradizionale modello Server + CAL (Client Access License).
Nel modello classico, l’azienda acquistava:
Con Microsoft 365 Enterprise, oltre ai servizi cloud, possono essere inclusi diritti CAL che coprono l’accesso a determinati server locali di Exchange, SharePoint e Skype for Business. Negli scenari ibridi, questo può evitare l’acquisto separato di CAL per questi prodotti.
Non tutto, però, rientra in questa copertura:
Molte organizzazioni continuano a comprare CAL tradizionali senza verificare se parte di quei diritti sia già compresa nelle proprie licenze Microsoft 365 Enterprise. Un’analisi accurata può ridurre costi inutili e garantire il pieno sfruttamento dei vantaggi inclusi.
Il costo di Microsoft 365 non dipende solo dal piano scelto, ma anche dal tipo di accordo contrattuale. Questo può influenzare sconti, impegni minimi e flessibilità nella gestione delle licenze.
Nei contratti enterprise come l’Enterprise Agreement, oltre agli sconti di volume è previsto un impegno pluriennale (commitment) su un numero minimo di licenze, che consente di bloccare i prezzi per tutta la durata dell’accordo. Nel modello CSP, invece, non c’è impegno pluriennale: si paga di più a parità di piano, ma si può aumentare o ridurre il numero di licenze su base mensile.
Le piccole aziende o micro-imprese possono infine acquistare Microsoft 365 direttamente dal sito Microsoft, al prezzo di listino pieno: è l’opzione più semplice, ma anche la meno conveniente in proporzione. Abbiamo parlato delle variabili contrattuali in modo approfondito in questo articolo.
Anche la scelta del canale di acquisto, anche all’interno dello stesso tipo di contratto, può influenzare in modo significativo il costo finale di Microsoft 365.
Gestire correttamente le licenze Microsoft 365 non significa solo evitare rischi di non conformità durante eventuali audit, ma anche individuare opportunità concrete di ottimizzazione del budget.
In un’azienda, ad esempio, un audit interno ha evidenziato la presenza di 120 licenze Microsoft 365 E3 attive, a fronte di soli 95 utenti effettivamente attivi. I restanti 25 erano account di ex dipendenti o personale con esigenze ridotte, per i quali sarebbe stato sufficiente un piano Business Basic o F3. Rimuovendo le licenze inutilizzate e assegnando piani più adeguati, l’organizzazione ha ridotto la spesa annua di oltre il 35% per quella porzione di utenti.
Questo dimostra come un controllo periodico dello stato delle licenze possa trasformare un’attività di compliance in un’occasione concreta di risparmio strutturale. Per approfondire l’impatto che i costi di Microsoft 365 – in crescita, come dimostra il recente aumento del 2022 – hanno sul budget IT e le strategie più efficaci per ottimizzarli, abbiamo preparato un articolo dedicato, disponibile qui.
In WEGG siamo consulenti esperti di licensing Microsoft, se hai bisogno di supporto per fare chiarezza sul licensing di Microsoft 365, monitorare la conformità e ottimizzare le licenze – anche in scenari ibridi complessi – contattaci per una consulenza.
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