Contratti Microsoft: tipologie, canali e condizioni a confronto per capire l’impatto sui costi e sul licensing

Una veloce panoramica sugli altri contratti Microsoft

Nel segmento corporate (50–500 utenti), invece i contratti più diffusi sono il Microsoft Customer Agreement (MCA), che non ha vincoli minimi di utenti, e il Microsoft Products and Services Agreement (MPSA), disponibile per organizzazioni con almeno 250 utenti/dispositivi. 

• Microsoft Customer Agreement (MCA): simile a MCA-E ma senza i requisiti enterprise, è un contratto transactional adatto a chi acquista in modalità self-service o vuole affidare la gestione dei propri servizi cloud a un partner del programma Cloud Solution Provider (CSP).  

• Microsoft Products and Services Agreement (MPSA): è un contratto transactional per l’acquisto on-demand di licenze on-premises e cloud secondo necessità all’interno di un unico accordo senza scadenza, senza impegno minimo e con Software Assurance opzionale. È l’evoluzione del vecchio programma Select.  

Nell’ambito PMI (piccole e medie imprese, tipicamente sotto i 50 utenti), i modelli più diffusi storicamente sono stati Microsoft Open — ormai in fase di dismissione — e il canale diretto. 

L’Open License, pur semplice e familiare per molti rivenditori, sta gradualmente sparendo dalle opzioni ufficiali: Microsoft spinge infatti verso modelli più moderni come Open Value o l’acquisto tramite CSP. Il canale diretto, invece, è usato soprattutto dalle micro-realtà o da chi vuole un rapporto immediato con Microsoft, ma non offre sconti di volume né condizioni di pagamento dilazionate. 

Il ruolo dei canali  

Quando si parla di contratti Microsoft, l’attenzione si concentra quasi sempre sul tipo di accordo — EA, MCA, MPSA — e sulle relative condizioni. 

C’è però una variabile altrettanto importante, spesso trascurata: il canale di acquisto. Anche con lo stesso contratto, il prezzo finale può variare sensibilmente a seconda di chi vi vende le licenze e di quanti passaggi ci sono tra voi e Microsoft. 

Un esempio è il programma Cloud Solution Provider (CSP): consente di acquistare licenze mensili o annuali tramite i partner Microsoft del programma CSP, con modalità di billing che definiscono se l’accordo è committed o transactional. Il partner funge da intermediario nella gestione delle licenze e può offrire servizi aggiuntivi (supporto, migrazioni, formazione). Questo modello garantisce massima flessibilità operativa, ma con prezzi che spesso risultano più alti rispetto a un Enterprise Agreement. 

Il motivo è semplice: ogni anello della catena commerciale — da Microsoft (quindi diretto) al Licensing Solution Provider (LSP), dai partner CSP con servizi aggiuntivi fino ai distributori e rivenditori locali — applica margini propri e aggiunge servizi che inevitabilmente si riflettono sul prezzo finale. 

Prendiamo un EA triennale per Microsoft 365 E3 con 1.000 utenti: se lo firmi direttamente con Microsoft, puoi stare su un prezzo di listino scontato (es. 33 € a utente al mese). Passando invece da un Licensing Solution Provider (LSP), il costo sale di un 3-5% per coprire margini e servizi extra. E se ti affidi a un rivenditore locale che compra a sua volta da un LSP o da un distributore, due passaggi di margini possono portarti a pagare anche 10-15% in più. 

L’impatto delle condizioni contrattuali 

Ogni scelta contrattuale con Microsoft — dal tipo di accordo al canale di acquisto, passando per il livello di impegno e le modalità di gestione — ha effetti concreti su quattro aree chiave: 

• Costi – Ci sono diversi elementi che incidono in modo significativo sulla spesa annuale: sconti di volume legati alla tipologia di contratto, meccanismi di protezione prezzi, margini applicati dai partner lungo la catena di distribuzione e persino oscillazioni del cambio valuta. Questi fattori, combinati, possono far variare il budget complessivo anche di decine di migliaia di euro all’anno. Per questo è fondamentale avere una piena comprensione non solo della tipologia di contratto sottoscritta, ma anche di tutte le condizioni economiche e operative che lo accompagnano.

   

• Flessibilità operativa – Strutture contrattuali articolate, come l’Enterprise Agreement con i suoi livelli ed enrollment, consentono di modellare la copertura in base alle esigenze aziendali, combinando cloud e on-premises e prevedendo scenari complessi come acquisizioni o espansioni internazionali. Questa flessibilità, però, richiede una pianificazione strategica per sfruttarne appieno i benefici, e lo stesso vale per qualsiasi contratto commitment-based. I modelli transactional, invece, permettono di scalare licenze quasi in tempo reale, gestendo con facilità picchi temporanei o nuovi progetti, ma a fronte di costi più elevati.

  Le condizioni contrattuali possono inoltre influire su aspetti pratici legati alla flessibilità operativa come la possibilità di aggiungere o rimuovere licenze in corso d’anno, gestire picchi temporanei di utilizzo, estendere rapidamente la copertura a nuove sedi o società acquisite, effettuare switching tra SKU in base alle esigenze, favorire la migrazione graduale verso il cloud, o applicare downgrade e upgrade senza dover attendere la fine del contratto. Questi margini di manovra variano molto a seconda della struttura dell’accordo e possono fare la differenza tra un licensing agile e uno vincolante. 
   

• Ottimizzazione – Le condizioni contrattuali possono aprire (o chiudere) spazi di manovra importanti. In base alla tipologia di accordo (enterprise-only o meno) e a ciò che è scritto in esso, è possibile accedere ad opportunità di rightsizing (true-up e possibilità di ridistribuire le licenze in base all’uso reale), a opzioni di consolidamento tra prodotti, tenant o affiliate per sfruttare economie di scala, a opzioni di license mobility per spostare carichi di lavoro tra on-premises e cloud senza costi aggiuntivi; ad insight avanzati sull’utilizzo per individuare licenze inutilizzate o sottoutilizzate per poter sfruttare le informazioni ottenute per condizioni più favorevoli nei rinnovi. 
   
• Compliance – La tipologia di contratto influisce direttamente su come viene gestita la conformità, pur restando sempre responsabilità dell’azienda verificarla. Accordi strutturati come l’Enterprise Agreement prevedono audit periodici, rendicontazioni formali, clausole stringenti sugli audit e, in alcuni casi, grace period per correggere eventuali non conformità. Offrono processi di reporting e monitoraggio più centralizzati, che impongono una gestione ordinata e documentata.

  Modelli più snelli e decentralizzati come il CSP — soprattutto in modalità transactional — privilegiano flessibilità e rapidità operativa, ma richiedono controlli interni più rigorosi, una gestione autonoma del reporting e un monitoraggio continuo, poiché l’assenza di scadenze e audit programmati porta a individuare eventuali problemi solo a posteriori.  

In altre parole, scegliere il contratto più indicato significa bilanciare costi, flessibilità, possibilità di ottimizzazione e requisiti di compliance in base al proprio profilo aziendale e ai piani di crescita. 

In WEGG siamo consulenti esperti di licensing Microsoft, con una conoscenza approfondita delle condizioni contrattuali e delle diverse tipologie di accordo. Possiamo supportarti nella valutazione e nella scelta del modello più adatto per la gestione delle licenze, delle relative ottimizzazioni e nella negoziazione dei rinnovi. 

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