Facciamo un confronto tra gli strumenti di digitalizzazione e automazione dei processi: tra RPA, BPMS e low-code qual è la soluzione più adatta? Se optiamo per il low-code, siamo sicuri poi di scegliere la piattaforma più indicata all’uso che dobbiamo farne? Ci sono diversi fattori di valutazione, scopri quali.
Secondo Gartner, entro il 2025 il 70% delle organizzazioni implementerà una qualche forma di automazione strutturata, rispetto al solo 20% del 2021. Tuttavia, molte aziende sono ancora fortemente dipendenti da processi manuali e cartacei in settori chiave. Ad esempio, il 70% dell’elaborazione delle fatture a livello globale è ancora basata su carta e il tempo necessario per processarle rispetto a quelle digitalizzate è superiore di quattro volte, con evidenti implicazioni negative sulla velocità e sull’efficienza del business.
Alcuni compiti manuali, come l’integrazione dei dati, si stanno riducendo progressivamente grazie all’adozione dell’Intelligenza Artificiale, ma una gran parte dei processi aziendali rimane ancora non automatizzata. Dietro alla digitalizzazione dei processi, infatti, ci sono molte sfide e complessità: i problemi derivanti dallo shadow IT, il disallineamento tra business e IT nell’attivare nuove tecnologie, con il primo che desidera muoversi rapidamente. Ci sono anche i vincoli legati alla tecnologia legacy, che richiede competenze tecniche specifiche e manutenzioni costanti.
Ma il problema più grande non è tanto la presenza di processi ancora cartacei: anche se si digitalizza, in moltissimi casi i processi vengono gestiti attraverso una rete di sistemi disparati e per valorizzare i dati in essi contenuti ancora si utilizzano processi non strutturati, come file Excel, mail, telefono… e non si riesce a mettere a fattor comune questi processi in modo da avere un end-to-end completamente digitalizzato.
I leader IT si stanno rivolgendo a strumenti diversi per abilitare la digitalizzazione dei processi, ma ogni tecnologia ha i suoi limiti, essendo specifica per determinati scopi. Quali valutazioni bisogna fare per assicurarsi di scegliere la soluzione più adatta per raggiungere i propri obiettivi di crescita ed evoluzione?
Tra l’integrazione di sistemi eterogenei, la collaborazione con una varietà di stakeholder, l’assicurarsi di investire in una strategia a lungo termine per l’automazione, trovare lo strumento giusto per spostare online i processi manuali o cartacei o creare flussi digitali senza interruzioni tra i processi esistenti sembra impossibile. Meglio guardare a strumenti di automazione standard? O a piattaforme di sviluppo low-code per creare applicazioni personalizzate e microservizi?
Anche se ci si orienta verso il low-code, non è finita qui perché ci sono più tecnologie da prendere in considerazione. Ci sono quelle che vengono utilizzate nel contesto di singoli SaaS per collegare a un database schermate e flussi di lavoro ma anche soluzioni enterprise più complesse che integrano diverse fonti di dati e sistemi aziendali esistenti.
La strategia di automazione va sempre adattata alle esigenze, alla complessità e ai casi d’uso della propria organizzazione. Le loro esatte implementazioni possono differire, ma devono iniziare tutte con l’affrontare una serie di domande simili:
Le aziende possono affidarsi a diverse soluzioni, che qui riportiamo:
Partiamo dai Business Process Management Software (BPMS): questa tipologia di software integra strumenti di modellazione visiva, analisi e automazione per gestire processi complessi che coinvolgono più persone, sistemi e applicazioni.
Queste tecnologie possono essere utilizzate in più scenari: gestione dei processi di approvazione delle spese con il coinvolgimento di dipendenti, manager e team finanziari, dei processi di assunzione con assegnazione dei compiti ai vari reparti (risorse umane, IT, amministrazione), gestione degli ordini ecc.
All’interno di questi strumenti gli utenti creano diagrammi che si basano su standard come BPMN (Business Process Model and Notation) che descrivono le attività, le decisioni e i ruoli coinvolti in un processo.
La modellazione visiva, supportata dall’analisi, semplifica la comprensione e la comunicazione del processo, facilitando l’ottimizzazione e l’automazione dei flussi di lavoro complessi.
La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia che utilizza software, o “bot”, per automatizzare attività ripetitive da interfacce utente, pagine Web e applicazioni terminali.
La particolarità degli strumenti RPA è la loro capacità di interagire con interfacce grafiche (GUI), non solo con API o codice, rendendoli ideali per automatizzare attività ripetitive e basate su regole predefinite. Queste regole stabiliscono il flusso delle operazioni che i bot devono seguire, come il trasferimento di dati, l’invio di e-mail o l’aggiornamento di database. Questo li rende perfetti per attività prevedibili e di routine, dove le azioni possono essere definite da una serie di istruzioni precise e ripetibili.
Ora entriamo nell’ambito del low-code.
Questo tipo di soluzioni permette di creare applicazioni con un minimo utilizzo di codice, grazie a interfacce visive e strumenti drag-and-drop. Sono progettate per consentire sia a sviluppatori professionisti che a utenti non tecnici di creare app in modo rapido e semplice, senza dover scrivere codice complesso. I tempi di sviluppo di applicazioni web o mobili quindi si riducono in modo sensibile rispetto ai metodi tradizionali e permettono di facilitare l’automazione dei processi aziendali.
Non tutte le piattaforme low-code sono uguali, perché differiscono per target e funzionalità. Prendiamo come esempio Power Apps e Mendix: condividono l’obiettivo di semplificare lo sviluppo di applicazioni ma…
Di per contro, Power Apps è limitato per soluzioni aziendali complesse e scenari su larga scala in quanto le personalizzazioni avanzate e le integrazioni fuori dall’ecosistema Microsoft possono risultare difficili. Per raggiungere un certo livello di complessità all’interno della suite Microsoft può essere necessario mettere insieme una soluzione con molti strumenti come Power Apps e Power Automate.
Semplificando, possiamo dire che Power Apps è una soluzione low-code single-user based or function based, mentre Mendix è una soluzione più enterprise-based.
Power Apps, solitamente viene utilizzato per sviluppare applicazioni individuali o per piccoli team con necessità specifiche, senza dover coinvolgere un’infrastruttura IT complessa.
Mendix, invece, è una piattaforma enterprise-oriented, perché permette di gestire progetti più ampi e complessi con un numero significativo di utenti finali, spesso distribuiti su diverse divisioni aziendali o in più sedi globali.
Nella scelta tra Power Apps e Mendix si tengano conto di questi elementi di complessità:
Mendix, infatti, è l’unica piattaforma low-code che è un SAP Endorsed App e ha ottenuto la SAP Premium Certification, riconoscimento che permette di integrarsi profondamente con le soluzioni SAP, consentendo di creare applicazioni estese che lavorano direttamente con SAP Business Technology Platform (BTP) e altre applicazioni SAP, come SAP S/4HANA e SAP SuccessFactors.
Al contrario, Power Apps funziona in modo ottimale principalmente all’interno dell’ecosistema Microsoft, come Office 365, Dynamics, e Azure e quindi risulta meno flessibile per integrazioni esterne complesse.
L’interfaccia utente di Power Apps, infatti, è ottimizzata per modelli predefiniti, ma può presentare delle limitazioni quando si deve adattare l’applicazione a diversi dispositivi. Ad esempio, quando si sviluppa per un browser desktop o per un iPhone, spesso è necessario costruire più versioni dell’interfaccia utente (due o tre) per garantire una buona esperienza utente su tutte le piattaforme.
Mendix invece offre un supporto nativo per la creazione di applicazioni mobili. La piattaforma consente lo sviluppo di applicazioni native, ibride e web con un’interfaccia unica che si adatta automaticamente ai dispositivi (Android, iOS e browser) senza la necessità di creare versioni separate dell’interfaccia utente.
Mendix, invece, è progettato per gestire applicazioni aziendali più complesse, adatte a organizzazioni di medie e grandi dimensioni con un alto volume di utenti finali. È altamente scalabile e può gestire non solo migliaia di utenti, ma anche applicazioni distribuite su diversi reparti o addirittura su scala globale. Grazie al suo supporto per applicazioni complesse, flessibilità di integrazione con vari sistemi e l’uso di infrastrutture cloud di livello enterprise, Mendix è ideale per applicazioni mission-critical con un elevato volume di utenti.
Offriamo una tabella riassuntiva tra i vari strumenti proposti:
In conclusione, la scelta tra RPA, BPMS o soluzioni low-code come Power Apps e Mendix dipende dalle necessità specifiche di ogni organizzazione. Ogni piattaforma offre vantaggi e svantaggi legati alle competenze tecniche richieste, alla scalabilità, alla capacità di integrazione, e all’implementazione.
In WEGG siamo consulenti esperti nella digitalizzazione dei processi e ai nostri clienti proponiamo Mendix come piattaforma perché non solo soddisfa le esigenze immediate di un’organizzazione, ma garantisce anche una crescita futura.
Mendix, infatti, è particolarmente adatto per iniziare con progetti pilota, che permettono di valutare il suo impatto e la sua efficienza. Successivamente, offre la possibilità di scalare e gestire progetti più complessi, coprendo una vasta gamma di casi d’uso.
Questa progressione permette di gestire sia processi critici che esigenze di innovazione continua, integrandosi facilmente con altri sistemi aziendali come SAP e garantendo che ogni nuovo progetto si inserisca in un contesto già consolidato e ben supportato.
Questo lo rende la piattaforma più adatta per una strategia di automazione sul lungo termine.
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