Gestiamo i contratti di licenza software e la relativa negoziazione.
Gestiamo i contratti di licenza software e la relativa negoziazione.
I contratti con i fornitori e i vendor software, soprattutto con l’aumento della popolarità delle soluzioni basate su cloud, offrono una panoramica dettagliata dei progetti in corso e di prossima realizzazione all’interno di un’azienda.
La loro gestione non può essere soltanto ordinaria amministrazione: la scarsa conoscenza degli obblighi e delle condizioni contrattuali, l’assenza di verifica della conformità e delle prestazioni richieste, la mancanza di controllo sul ciclo di vita del contratto e sulle date di rinnovo mettono le aziende nella condizione di arrivare impreparate al tavolo dei vendor, senza essere in grado di controbattere in caso di criticità rilevate e senza riuscire ad essere efficaci nella negoziazione.
I contratti con i fornitori e i vendor software, soprattutto con l’aumento della popolarità delle soluzioni basate su cloud, offrono una panoramica dettagliata dei progetti in corso e di prossima realizzazione all’interno di un’azienda.
La loro gestione non può essere soltanto ordinaria amministrazione: la scarsa conoscenza degli obblighi e delle condizioni contrattuali, l’assenza di verifica della conformità e delle prestazioni richieste, la mancanza di controllo sul ciclo di vita del contratto e sulle date di rinnovo mettono le aziende nella condizione di arrivare impreparate al tavolo dei vendor, senza essere in grado di controbattere in caso di criticità rilevate e senza riuscire ad essere efficaci nella negoziazione.
Con il nostro servizio di Contract Management, permettiamo di gestire in modo centralizzato ogni fase del ciclo di vita dei contratti, con la fornitura in tempo reale di informazioni azionabili per concludere i migliori affari dall’inizio alla fine.
Grazie alla nostra esperienza in gestione dei contratti e negoziazione, identifichiamo le situazioni critiche e le opportunità nella gestione delle licenze software e ti aiutiamo a gestire audit e rinnovi per rimuovere i rischi, ottenere le migliori condizioni contrattuali e definire SLA adeguate.
Con il nostro servizio di Contract Management, permettiamo di gestire in modo centralizzato ogni fase del ciclo di vita dei contratti, con la fornitura in tempo reale di informazioni azionabili per concludere i migliori affari dall’inizio alla fine.
Grazie alla nostra esperienza in gestione dei contratti e negoziazione, identifichiamo le situazioni critiche e le opportunità nella gestione delle licenze software e ti aiutiamo a gestire audit e rinnovi per rimuovere i rischi, ottenere le migliori condizioni contrattuali e definire SLA adeguate.
Cosa dovrebbe metterti in allarme sulla gestione dei contratti?
Non avete visibilità sugli acquisti e sui contratti stipulati: recuperarli, organizzarli e monitorarli è un’impresa titanica. Sono nei sistemi (o nei cassetti della scrivania) di diversi dipartimenti a seconda di chi è responsabile.
Con l’approvvigionamento in capo alle diverse funzioni aziendali, vi trovate con un ambiente dinamico in cui fate fatica a tracciare le risorse contrattualizzate e le spese che generano.
Vorreste prendere decisioni consapevoli nella scelta dei fornitori, ma fate fatica a definire le metriche di servizio: non sapete quantificare il reale fabbisogno della vostra organizzazione e quello che il mercato può offrire, a prezzi più convenienti.
La poca conoscenza delle politiche contrattuali dei vendor e dei loro vincoli vi impedisce di identificare eventuali situazioni sfavorevoli o rischi di conformità non gestiti. Non sapete quali elementi possono andare a pesare sulla bilancia dei costi.
Non avete visibilità sugli acquisti e sui contratti stipulati: recuperarli, organizzarli e monitorarli è un’impresa titanica. Sono nei sistemi (o nei cassetti della scrivania) di diversi dipartimenti a seconda di chi è responsabile.
Con l’approvvigionamento in capo alle diverse funzioni aziendali, vi trovate con un ambiente dinamico in cui fate fatica a tracciare le risorse contrattualizzate e le spese che generano.
Vorreste prendere decisioni consapevoli nella scelta dei fornitori, ma fate fatica a definire le metriche di servizio: non sapete quantificare il reale fabbisogno della vostra organizzazione e quello che il mercato può offrire, a prezzi più convenienti.
La poca conoscenza delle politiche contrattuali dei vendor e dei loro vincoli vi impedisce di identificare eventuali situazioni sfavorevoli o rischi di conformità non gestiti. Non sapete quali elementi possono andare a pesare sulla bilancia dei costi.
La necessità di collaborare da remoto e di fruire con accessibilità illimitata a risorse virtuali, i nuovi progetti di trasformazione digitale, l’aumento del potere di acquisto delle singole funzioni… sono tutti elementi che stanno aggiungendo complessità all’IT procurement. Per riuscire a gestire in modo efficace i contratti di licenza e di fornitura dovresti:
I contratti hanno spesso strutture articolate e comprendono più documenti: se li moltiplichiamo per ogni acquisto effettuato rischiamo di perdere facilmente il controllo. Ognuno di essi ha vincoli e scadenze precise, da verificare per gestire al meglio la conformità e i rinnovi. Le aziende solitamente mancano di una vista unica dei loro contratti, delle condizioni contrattuali e delle spese che generano. Ci vorrebbe un sistema di controllo automatizzato, con cui impostare alert e soglie di criticità.
Per poter verificare se la gestione contrattuale è adeguata alle esigenze aziendali, bisogna conoscere in maniera approfondita l’ambiente IT – hardware, software e cloud – per cui è richiesto l’acquisto e la contrattualizzazione di risorse e applicativi. Bisogna avere un conteggio accurato del consumo di software e conoscere nel dettaglio le infrastrutture hardware su cui i programmi vengono eseguiti. Conoscere il numero di processori/core, ad esempio, può essere determinante per stabilire quale modello di licenza adottare. Bisognerebbe di disporre di inventari HW e SW accurati, in grado di rilevare tutte le macchine connesse alla rete aziendale, sia fisiche sia virtualizzate, e il software eseguito su queste macchine. Farlo manualmente da più fonti porta via molto tempo, l’ideale sarebbe automatizzare la raccolta e la riconciliazione dei dati, in modo che siano già normalizzati e le titolarità identificate.
Verificare se l’uso delle applicazioni è conforme o meno all’interpretazione dei termini e delle condizioni di licenza richiede tempo, soprattutto se non si sa quali elementi verificare. Bisognerebbe conoscere nel dettaglio le policy dei vendor e settare automatismi di verifica che, nell’eseguire il matching tra i diritti d’uso della licenza e i dati relativi al consumo, siano in grado di monitorare anche i possibili elementi critici. Logon multipli o work time eccessivi possono indicare la presenza di accessi indiretti non regolati. Ma bisogna sapere in anticipo cosa cercare e qual è la politica del vendor a riguardo.
L’identificazione a colpo d’occhio delle non conformità aiuta a gestire meglio i contratti: sappiamo se ci sono scoperture da sanare con ulteriori acquisti o se ci sono da fare revisioni contrattuali. In caso di sprechi, ovvero di utilizzo superiore rispetto a quanto contrattualizzato, è possibile ridimensionare gli abbonamenti o optare per soluzioni più convenienti. In questa fase sarebbe utile fare un’analisi di benchmark tra i vari fornitori e valutare attentamente ogni alternativa, anche scenari opensource, per poter negoziare al meglio.
La necessità di collaborare da remoto e di fruire con accessibilità illimitata a risorse virtuali, i nuovi progetti di trasformazione digitale, l’aumento del potere di acquisto delle singole funzioni… sono tutti elementi che stanno aggiungendo complessità all’IT procurement. Per riuscire a gestire in modo efficace i contratti di licenza e di fornitura dovresti:
I contratti hanno spesso strutture articolate e comprendono più documenti: se li moltiplichiamo per ogni acquisto effettuato rischiamo di perdere facilmente il controllo. Ognuno di essi ha vincoli e scadenze precise, da verificare per gestire al meglio la conformità e i rinnovi. Le aziende solitamente mancano di una vista unica dei loro contratti, delle condizioni contrattuali e delle spese che generano. Ci vorrebbe un sistema di controllo automatizzato, con cui impostare alert e soglie di criticità.
Per poter verificare se la gestione contrattuale è adeguata alle esigenze aziendali, bisogna conoscere in maniera approfondita l’ambiente IT – hardware, software e cloud – per cui è richiesto l’acquisto e la contrattualizzazione di risorse e applicativi. Bisogna avere un conteggio accurato del consumo di software e conoscere nel dettaglio le infrastrutture hardware su cui i programmi vengono eseguiti. Conoscere il numero di processori/core, ad esempio, può essere determinante per stabilire quale modello di licenza adottare. Bisognerebbe di disporre di inventari HW e SW accurati, in grado di rilevare tutte le macchine connesse alla rete aziendale, sia fisiche sia virtualizzate, e il software eseguito su queste macchine. Farlo manualmente da più fonti porta via molto tempo, l’ideale sarebbe automatizzare la raccolta e la riconciliazione dei dati, in modo che siano già normalizzati e le titolarità identificate.
Verificare se l’uso delle applicazioni è conforme o meno all’interpretazione dei termini e delle condizioni di licenza richiede tempo, soprattutto se non si sa quali elementi verificare. Bisognerebbe conoscere nel dettaglio le policy dei vendor e settare automatismi di verifica che, nell’eseguire il matching tra i diritti d’uso della licenza e i dati relativi al consumo, siano in grado di monitorare anche i possibili elementi critici. Logon multipli o work time eccessivi possono indicare la presenza di accessi indiretti non regolati. Ma bisogna sapere in anticipo cosa cercare e qual è la politica del vendor a riguardo.
L’identificazione a colpo d’occhio delle non conformità aiuta a gestire meglio i contratti: sappiamo se ci sono scoperture da sanare con ulteriori acquisti o se ci sono da fare revisioni contrattuali. In caso di sprechi, ovvero di utilizzo superiore rispetto a quanto contrattualizzato, è possibile ridimensionare gli abbonamenti o optare per soluzioni più convenienti. In questa fase sarebbe utile fare un’analisi di benchmark tra i vari fornitori e valutare attentamente ogni alternativa, anche scenari opensource, per poter negoziare al meglio.
Siamo esperti in IT Asset Management, conosciamo approfonditamente le politiche contrattuali dei principali vendor e sappiamo come ottimizzare le licenze software: con noi puoi ottenere strumenti, conoscenza e benchmarking per scegliere con consapevolezza i tuoi fornitori e gestire al meglio la negoziazione dei contratti.
Abbiamo un occhio anche al futuro: monitoriamo quali potrebbero essere gli impatti delle nuove tecnologie sui contratti stipulati, per rivederli in caso di situazioni critiche.
Siamo esperti in IT Asset Management, conosciamo approfonditamente le politiche contrattuali dei principali vendor e sappiamo come ottimizzare le licenze software: con noi puoi ottenere strumenti, conoscenza e benchmarking per scegliere con consapevolezza i tuoi fornitori e gestire al meglio la negoziazione dei contratti.
Abbiamo un occhio anche al futuro: monitoriamo quali potrebbero essere gli impatti delle nuove tecnologie sui contratti stipulati, per rivederli in caso di situazioni critiche.
Teniamo sotto controllo i contratti, le risorse previste da contratto e le spese che generano.
Gestiamo il rischio connesso ai termini contrattuali
Aiutiamo a ottimizzare il proprio patrimonio contrattuale
Teniamo sotto controllo i contratti, le risorse previste da contratto e le spese che generano.
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I NOSTRI UFFICI
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