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Le mie esigenze

Negoziazione
di contratti software.

Aiutiamo a risolvere le trattative di negoziazione dei contratti software a proprio vantaggio.

Le mie esigenze

Negoziare
i contratti software.

Aiutiamo a risolvere le trattative di negoziazione dei contratti software a proprio vantaggio.

L’impulso agli acquisti di strumenti di gestione, collaborazione e comunicazione via web legato alla necessità di essere operativi da remoto sta portando a un aumento delle licenze software da gestire.

Secondo Gartner, la spesa mondiale per il software aziendale è cresciuta del 10,8%: dato che il costo delle licenze rappresenta una quota considerevole del budget IT, le aziende vorrebbero stabilire e negoziare con i vendor delle condizioni contrattuali più vantaggiose per abbattere i costi su scala. Ma spesso non hanno competenze di Contract Management tali da guidare le trattative a proprio favore.   

Ogni vendor ha le proprie politiche e senza una conoscenza specialistica di definizioni, metriche, modelli di licenza, clausole, termini e condizioni, obblighi di verifica del loro universo contrattuale, compreso quello dei servizi correlati come la manutenzione e il supporto, si rischia di non avere elementi sufficienti per controbattere alle proposte avanzate. A ciò si unisce anche una scarsa consapevolezza di quanto già contrattualizzato e utilizzato.  

Noi affianchiamo le aziende nelle trattative con i vendor software, fornendo strumenti e conoscenza per gestire al meglio la negoziazione. In qualità di esperti di Contract Management, identifichiamo eventuali condizioni sfavorevoli o situazioni poco chiare che possono portare a esborsi imprevisti e richiediamo le migliori condizioni per i rinnovi tenendo conto delle esigenze presenti e future dell’azienda.  

L’impulso agli acquisti di strumenti di gestione, collaborazione e comunicazione via web legato alla necessità di essere operativi da remoto sta portando a un aumento delle licenze software da gestire.

Secondo Gartner, la spesa mondiale per il software aziendale è cresciuta del 10,8%: dato che il costo delle licenze rappresenta una quota considerevole del budget IT, le aziende vorrebbero stabilire e negoziare con i vendor delle condizioni contrattuali più vantaggiose per abbattere i costi su scala. Ma spesso non hanno competenze di Contract Management tali da guidare le trattative a proprio favore.   

Ogni vendor ha le proprie politiche e senza una conoscenza specialistica di definizioni, metriche, modelli di licenza, clausole, termini e condizioni, obblighi di verifica del loro universo contrattuale, compreso quello dei servizi correlati come la manutenzione e il supporto, si rischia di non avere elementi sufficienti per controbattere alle proposte avanzate. A ciò si unisce anche una scarsa consapevolezza di quanto già contrattualizzato e utilizzato.  

Noi affianchiamo le aziende nelle trattative con i vendor software, fornendo strumenti e conoscenza per gestire al meglio la negoziazione. In qualità di esperti di Contract Management, identifichiamo eventuali condizioni sfavorevoli o situazioni poco chiare che possono portare a esborsi imprevisti e richiediamo le migliori condizioni per i rinnovi tenendo conto delle esigenze presenti e future dell’azienda.  

Cosa impedisce
di negoziare
i contratti software
a condizioni più vantaggiose?

Cosa impedisce di negoziare i contratti software a condizioni più vantaggiose?

Non avete una visione d'insieme

L’approvvigionamento del software è in capo alle diverse funzioni e l’ambiente è in costante evoluzione. Si fa fatica a tenere traccia degli acquisti e dei relativi contratti di licenza.

I costi di gestione sono elevati

Aggregare i dati relativi ai contratti di utilizzo e alle loro scadenze porta via molto tempo e risorse, cosa che porta spesso a lasciare inalterato lo status quo.

Inesperienza

La poca conoscenza delle politiche dei vendor non permette di identificare la presenza di alcune situazioni sfavorevoli come cambi di licensing forzati, eventuali fee di riattivazione delle licenze, l’aumento dei costi di manutenzione ecc.

Non si pensa al futuro

Per negoziare contratti, bisogna tenere conto anche delle future esigenze tecnologiche. Bisogna capire l’impatto che le nuove tecnologie (RPA ad esempio) possono avere sulle proprie licenze per regolare tali situazioni.

Cosa impedisce di rinnovare i contratti a condizioni più vantaggiose?

Non avete una visione d'insieme

L’approvvigionamento del software è in capo alle diverse funzioni e l’ambiente è in costante evoluzione. Si fa fatica a tenere traccia degli acquisti e dei relativi contratti di licenza.

I costi di gestione sono elevati

Aggregare i dati relativi ai contratti di utilizzo e alle loro scadenze porta via molto tempo e risorse, cosa che porta spesso a lasciare inalterato lo status quo.

Inesperienza

La poca conoscenza delle politiche dei vendor non permette di identificare la presenza di alcune situazioni sfavorevoli come cambi di licensing forzati, eventuali fee di riattivazione delle licenze, l’aumento dei costi di manutenzione ecc.

Non si pensa al futuro

Per negoziare contratti, bisogna tenere conto anche delle future esigenze tecnologiche. Bisogna capire l’impatto che le nuove tecnologie (RPA ad esempio) possono avere sulle proprie licenze per regolare tali situazioni.

COME LO AFFRONTA WEGG:

Per aiutare le aziende a negoziare i contratti software a condizioni più favorevoli, WEGG adotta la seguente strategia:  

01-e6 icone copia_Tavola disegno 1

Facciamo il punto sulla situazione contrattuale

Chiediamo ai clienti di condividerci i contratti stipulati con il vendor nella maniera più completa possibile. I contratti hanno spesso strutture articolate e comprendono più documenti, li analizziamo nel dettaglio e identifichiamo le titolarità, ovvero le modalità con cui la licenza assegna il diritto d’uso del software. Prestiamo attenzione alle definizioni utilizzate, alle condizioni contrattuali, ai termini di audit, segnalando se ci sono “zone grigie” per la conformità, limitazioni sfavorevoli per il cliente, obblighi di verifica non definiti con chiarezza. Abbiamo esperienza delle politiche di licensing dei principali vendor software (Microsoft, Oracle, SAP ecc.), quindi sappiamo quali elementi possiamo rivedere per evitare che vadano a pesare sulla bilancia dei costi.   

01-e6 icone copia-02

Analisi dell’ambiente IT 

In un secondo momento, la lente di ingrandimento si sposta sull’ambiente IT dell’azienda. Per due motivi, per avere un conteggio accurato del consumo di software e conoscere nel dettaglio le infrastrutture hardware su cui i programmi vengono eseguiti. Il numero di processori/core, ad esempio, può avere un impatto sui modelli di licenza. Otteniamo, con il supporto di strumenti avanzati di recognition, un inventario HW e SW accurato, al cui interno i dati sono normalizzati per riconoscere le applicazioni in modo omogeneo. L’analisi rileva tutte le macchine connesse alla rete aziendale, sia fisiche sia virtualizzate, e il software eseguito su queste macchine.  

Verifichiamo il rispetto dei termini di contratto 

Facciamo un matching tra i diritti d’uso della licenza e i dati relativi al consumo. In base alle corrispondenze, stabiliamo se l’uso delle applicazioni è conforme o meno all’interpretazione dei termini e delle condizioni di licenza. Questa analisi ci permette di determinare se sono presenti non conformità, da sanare con ulteriori acquisti o revisioni contrattuali, e se ci sono sprechi, ovvero si verifica un utilizzo del software superiore rispetto a quanto contrattualizzato.   

 

Definizione delle esigenze aziendali 

Una volta che abbiamo più chiaro lo status quo, approfondiamo nel dettaglio le esigenze aziendali: modalità di approvvigionamento, prestazioni e standard tecnologici, progetti futuri. La gestione di infrastrutture ibride, l’implementazione di portali IT self-service, l’attivazione di nuove tecnologie (ad es. RPA), sono tutti elementi da tenere in considerazione al momento della negoziazione del contratto, considerando i loro impatti sulle licenze e sulla loro gestione. Per abbattere i costi, le aziende stipulano contratti pluriennali, per cui bisogna avere chiara la direzione verso cui si sta andando.  

Benchmarking e analisi what-if 

Non ci limitiamo a una sola opzione: facciamo un’analisi di benchmark in modo da assegnare un punteggio a ciascun fornitore e valutiamo anche scenari alternativi, come l’open source. Il confronto e il monitoraggio delle performance dei diversi cloud service providers, ad esempio, permettono di negoziare le aspettative e la definizione degli SLA da una posizione di forza. In un’epoca di costose implementazioni cloud, è utile prevedere gli scenari più vantaggiosi e allocare le proprie risorse sui service provider che meglio soddisfano il rapporto costo/beneficio.  

Entriamo nel vivo della negoziazione

Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie per gestire al meglio le trattative, ci sediamo insieme al cliente al tavolo del vendor per stipulare le condizioni più vantaggiose. Trasmettendogli le nostre competenze con sessioni di formazione o supporto oppure gestendo in prima persona la negoziazione.  

COME LO AFFRONTA WEGG:

Per aiutare le aziende a negoziare i contratti software a condizioni più favorevoli, WEGG adotta la seguente strategia:  

01-e6 icone copia_Tavola disegno 1

Facciamo il punto sulla situazione contrattuale

Chiediamo ai clienti di condividerci i contratti stipulati con il vendor nella maniera più completa possibile. I contratti hanno spesso strutture articolate e comprendono più documenti, li analizziamo nel dettaglio e identifichiamo le titolarità, ovvero le modalità con cui la licenza assegna il diritto d’uso del software. Prestiamo attenzione alle definizioni utilizzate, alle condizioni contrattuali, ai termini di audit, segnalando se ci sono “zone grigie” per la conformità, limitazioni sfavorevoli per il cliente, obblighi di verifica non definiti con chiarezza. Abbiamo esperienza delle politiche di licensing dei principali vendor software (Microsoft, Oracle, SAP ecc.), quindi sappiamo quali elementi possiamo rivedere per evitare che vadano a pesare sulla bilancia dei costi.   

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Analisi dell’ambiente IT 

In un secondo momento, la lente di ingrandimento si sposta sull’ambiente IT dell’azienda. Per due motivi, per avere un conteggio accurato del consumo di software e conoscere nel dettaglio le infrastrutture hardware su cui i programmi vengono eseguiti. Il numero di processori/core, ad esempio, può avere un impatto sui modelli di licenza. Otteniamo, con il supporto di strumenti avanzati di recognition, un inventario HW e SW accurato, al cui interno i dati sono normalizzati per riconoscere le applicazioni in modo omogeneo. L’analisi rileva tutte le macchine connesse alla rete aziendale, sia fisiche sia virtualizzate, e il software eseguito su queste macchine.  

Verifichiamo il rispetto dei termini di contratto 

Facciamo un matching tra i diritti d’uso della licenza e i dati relativi al consumo. In base alle corrispondenze, stabiliamo se l’uso delle applicazioni è conforme o meno all’interpretazione dei termini e delle condizioni di licenza. Questa analisi ci permette di determinare se sono presenti non conformità, da sanare con ulteriori acquisti o revisioni contrattuali, e se ci sono sprechi, ovvero si verifica un utilizzo del software superiore rispetto a quanto contrattualizzato.   

 

Definizione delle esigenze aziendali 

Una volta che abbiamo più chiaro lo status quo, approfondiamo nel dettaglio le esigenze aziendali: modalità di approvvigionamento, prestazioni e standard tecnologici, progetti futuri. La gestione di infrastrutture ibride, l’implementazione di portali IT self-service, l’attivazione di nuove tecnologie (ad es. RPA), sono tutti elementi da tenere in considerazione al momento della negoziazione del contratto, considerando i loro impatti sulle licenze e sulla loro gestione. Per abbattere i costi, le aziende stipulano contratti pluriennali, per cui bisogna avere chiara la direzione verso cui si sta andando.  

Benchmarking e analisi what-if 

Non ci limitiamo a una sola opzione: facciamo un’analisi di benchmark in modo da assegnare un punteggio a ciascun fornitore e valutiamo anche scenari alternativi, come l’open source. Il confronto e il monitoraggio delle performance dei diversi cloud service providers, ad esempio, permettono di negoziare le aspettative e la definizione degli SLA da una posizione di forza. In un’epoca di costose implementazioni cloud, è utile prevedere gli scenari più vantaggiosi e allocare le proprie risorse sui service provider che meglio soddisfano il rapporto costo/beneficio.  

Entriamo nel vivo della negoziazione

Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie per gestire al meglio le trattative, ci sediamo insieme al cliente al tavolo del vendor per stipulare le condizioni più vantaggiose. Trasmettendogli le nostre competenze con sessioni di formazione o supporto oppure gestendo in prima persona la negoziazione.  

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I BENEFICI DEL NOSTRO APPROCCIO:

Consapevolezza

Facciamo in modo di avere chiara la propria situazione contrattuale.

  • gestione dei contratti

 

  •  analisi dei termini e delle condizioni contrattuali

 

  •  rilevamento di non conformità e di condizioni sfavorevoli

 

  • verifica del rispetto dei termini
Posizione
di forza

Offriamo informazioni per prendere le decisioni migliori.

  • inventari dettagliati sul consumo di software, con dati già consolidati e riconciliati

  •  report per decidere la strategia in tempo reale, prodotti con zero effort

  • benchmarking e analisi what-if

  • supporto nella definizione degli SLA
Impatti sul medio-lungo termine

Pianifichiamo i rinnovi tenendo già conto delle future esigenze delle aziende.

  • analisi dell’impatto delle nuove tecnologie sulle licenze

 

  • verifica dei requisiti e degli standard tecnologici

 

  • politiche di controllo degli inutilizzi
Competenza

Siamo esperti di negoziazione e Contract Management

  • formazione sulle politiche dei vendor

 

  • revisione di contratti già stipulati

 

  •  confronto tra le opzioni contrattuali disponibili

 

  •  condivisione delle best practices di negoziazione
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I BENEFICI DEL NOSTRO APPROCCIO:

Consapevolezza

Facciamo in modo di avere chiara la propria situazione contrattuale.

  • gestione dei contratti
  •  analisi dei termini e delle condizioni contrattuali
  •  rilevamento di non conformità e di condizioni sfavorevoli
  • verifica del rispetto dei termini
Posizione
di forza

Offriamo informazioni per prendere le decisioni migliori.

  • inventari dettagliati sul consumo di software, con dati già consolidati e riconciliati
  •  report per decidere la strategia in tempo reale, prodotti con zero effort
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  • supporto nella definizione degli SLA
Impatti sul medio-lungo termine

Pianifichiamo i rinnovi tenendo già conto delle future esigenze delle aziende.

  • analisi dell’impatto delle nuove tecnologie sulle licenze
  • verifica dei requisiti e degli standard tecnologici
  • politiche di controllo degli inutilizzi
Competenza

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  •  confronto tra le opzioni contrattuali disponibili
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Vorresti negoziare i contratti software
a condizioni più favorevoli?

CONTATTACI PER UNA
CONSULENZA!

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I SERVIZI CHE METTIAMO A DISPOSIZIONE:

Gestiamo i contratti di licenza e fornitura e la relativa negoziazione.

Promuoviamo una corretta gestione del cloud, dal dimensionamento di risorse virtuali all’allocazione dei costi.

Forniamo report e insight sugli asset e il loro utilizzo.

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I NOSTRI UFFICI

  • PADOVA Via Arnaldo Fusinato 42, 35137
  • MILANO Viale Enrico Forlanini 23, 20134
  • ROMA Viale Giorgio Ribotta 11, 00144

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