Come la nuova versione del ruleset impatta sui costi di licenza e come contenerli
Con l’ultima categorizzazione delle autorizzazioni all’interno del ruleset SAP, molte aziende rischiano un aumento dei costi fino al 15–20% se non hanno un controllo accurato delle licenze. In questo articolo spieghiamo perché accade e come intervenire per ottimizzare.
Con il rebranding in SAP Cloud ERP e le novità introdotte in termini di pacchetti e struttura prodotti – di cui parleremo anche nel webinar del 30 settembre – il modello di licensing per utente diretto (FUE – Full Use Equivalent) sembrerebbe rimanere formalmente invariato.
Il FUE è l’unità di misura con cui SAP calcola le licenze: ogni livello di licenza utente (Advanced, Core, Self-Service, ecc.) corrisponde a un certo numero di FUE e la somma totale determina il consumo complessivo, e quindi i costi. Abbiamo scritto un approfondimento dedicato su questo modello.
Le regole alla base della suddetta classificazione, che si basano su ciò che gli utenti sono autorizzati a fare, sono definite periodicamente da SAP in delle matrici chiamati ruleset dove possiamo trovare il dettaglio della relazione tra gli oggetti autorizzativi e il livello di licenza richiesto.
Attenzione però: gli ultimi aggiornamenti al ruleset SAP (V91 – Ruleset V1.69) hanno riclassificato diverse autorizzazioni, con effetti diretti sui consumi FUE. Questo può tradursi in costi aggiuntivi nascosti, non immediati da rilevare ma potenzialmente significativi sul budget licenze.
Nell’ultima versione del ruleset SAP, alcune attività che prima rientravano in categorie meno costose sono state “spostate” verso licenze più onerose (ad esempio da Core a Advanced), mentre altre sono state riclassificate al ribasso. L’obiettivo dichiarato da SAP è una maggiore coerenza nella classificazione, ma per molti clienti il risultato pratico è un incremento dei consumi FUE e quindi dei costi complessivi.
Per capire l’impatto basta guardare ai numeri. Se consideriamo che il valore di un FUE si attesta intorno ai 2000 euro all’anno (attenzione: questo è un valore indicativo che può variare in base a sconti e volumi, ovviamente!) possiamo desumere indirettamente che:
Con lo stesso ragionamento, possiamo dedurre anche altre considerazioni interessanti: gli upgrade verso la categoria Advanced sono quelli che pesano di più: ogni passaggio da Core ad Advanced genera un costo aggiuntivo di circa 1.600 € all’anno per utente. Al contrario, i downgrade verso Self-Service hanno un effetto di risparmio più limitato in quanto riduce la spesa di appena 330 € circa.
Capite bene che basta un numero relativamente contenuto di utenti che “scatta” verso la categoria Advanced per vedere crescere il budget licenze in modo sensibile. Se poi parliamo di ruoli molto diffusi, come quelli legati alla contabilità e al controlling, l’impatto può essere davvero rilevante.
Per capire meglio l’impatto dei nuovi ruleset SAP, in WEGG abbiamo fatto una simulazione su un’azienda manifatturiera di circa 5.000 dipendenti. Abbiamo stimato, funzione per funzione, quanti addetti usano SAP e come si distribuiscono tra le diverse tipologie di licenza (Advanced, Core e Self-Service).
Il risultato stimato è un fabbisogno annuo di 558 FUE (ovvero 291+1115/5+1195/30).
Con le modifiche introdotte dal ruleset V91, il quadro cambia leggermente: alcuni utenti passano da Core ad Advanced (+30), altri scendono da Advanced a Core (−10) o da Core a Self-Service (−10). La nuova composizione diventa quindi 315 Advanced, 1.085 Core e 1.205 Self-Service, per un totale di 573 FUE. La differenza è +15 FUE pari a un incremento del 2,7% e un controvalore di decine di migliaia di euro all’anno.
Questo rappresenta lo scenario “ottimistico”, quello in cui i ruoli sono ben gestiti e le autorizzazioni assegnate in modo coerente. Nella realtà, però, è frequente che gli utenti abbiano permessi più ampi del necessario, finendo così per essere classificati in categorie di licenza più costose del dovuto (per esempio Advanced invece di Core).
Il problema si manifesta in diverse forme: ci sono i ruoli sovradimensionati, come i magazzinieri che oltre a picking e inventario hanno accesso anche a funzioni di pianificazione e reporting avanzato; le autorizzazioni duplicate, che portano un utente delle vendite, già impegnato su ordini e fatturazione, ad avere anche permessi analitici che non utilizza mai; gli utenti “ibridi” mai ottimizzati, come i manutentori che entrano sporadicamente anche nei moduli MM o SD e finiscono con licenze più costose del necessario; infine i permessi storici mai rivisti, con account creati anni fa che mantengono accessi non più utili e magari vengono automaticamente riclassificati come Advanced.
Se consideriamo queste situazioni “meno virtuose”, l’impatto cresce in modo significativo: ipotizzando non più 30 ma 120 utenti che passano da Core ad Advanced, con pochi casi isolati di downgrade, l’aumento netto si traduce in oltre il 16% rispetto al costo base.
La conclusione è chiara: nella situazione (possiamo dire utopistica) in cui tutti i ruoli sono perfettamente ottimizzati e gestiti in tempo reale le modifiche incidono poco (+2–3%), ma nella realtà il nuovo ruleset può far lievitare i costi anche del 15–20% in aziende di queste dimensioni.
La buona notizia è che i costi non sono un destino inevitabile: con un approccio strutturato si possono ridurre sprechi e imprevisti. Molto dipende dalla situazione in cui ti trovi.
1) Se stai migrando a RISE with SAP/SAP Cloud ERP
Con il passaggio a RISE with SAP/SAP Cloud ERP, le licenze nominali devono essere convertite in FUE. Troppo spesso vediamo aziende che fanno una semplice conversione “uno a uno”, senza prima analizzare i reali utilizzi: il risultato è il rischio di includere utenti inattivi, duplicati o con permessi sovradimensionati.
Per evitare queste criticità, è fondamentale:
Solo decidendo ruoli e livelli FUE a monte si può arrivare all’implementazione senza brutte sorprese.
2) Se sei già su RISE with SAP
Il rischio maggiore è lasciare che i ruoli si allarghino nel tempo: utenti che ricevono più autorizzazioni del necessario, profili storici mai rivisti, funzioni “extra” che fanno lievitare i costi senza reale utilizzo. La chiave sta in un’attività periodica di revisione e ottimizzazione delle licenze, incrociando i dati di autorizzazioni con quelli di utilizzo reale.
In WEGG supportiamo i clienti proprio su questo fronte: come consulenti esperti di ottimizzazione dei costi di licenza SAP utilizziamo strumenti come Snow Optimizer for SAP, che aiutano a mantenere le licenze sempre allineate alle necessità reali.
Questo approccio non solo riduce l’impatto delle nuove regole sui ruoli FUE, ma permette anche di affrontare con maggiore consapevolezza la gestione interna alla nuova suite in cloud, dove i costi nascosti sono spesso più difficili da individuare e controllare.
La possibilità di avere report completi sulle modalità di utilizzo e sulle autorizzazioni degli utenti è utile anche sul fronte della compliance: consente di individuare eventuali accessi non conformi prima che diventino un problema.
Approfondiremo implicazioni e possibili strategie di risposta nel webinar del 30 settembre, dal titolo “SAP Cloud ERP: evoluzione di RISE o un nuovo inizio?”: a questo link l’iscrizione!
Vorresti approfondire l’impatto dell’ultima categorizzazione delle autorizzazioni?
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