La negoziazione consapevole dei contratti software

Nella negoziazione di contratti con i vendor software la preparazione è tutto. Sfide e soluzioni per chi si occupa di IT Procurement. 

Negli ultimi anni abbiamo assistito all’adozione massiccia — da parte di aziende e utenti — di applicativi software, servizi IT e infrastrutture digitali erogati tramite Internet.

I motivi sono molteplici: l’esternalizzazione dei costi di gestione e manutenzione in carico ai provider, la necessità di servire utenti e clienti da ovunque si colleghino, i nuovi standard tecnologici etc. Tutti questi servizi sono legati al rilascio di licenze fornite con i relativi contratti di licenza e fornitura, che vanno ad aggiungersi al parco di applicativi e servizi installati localmente.

Nelle licenze e nei relativi contratti viene stabilito cosa si può o non si può fare a seconda dell’utente o del servizio erogato, la metrica o il piano di abbonamento su cui si basa il conteggio, le condizioni di utilizzo, la temporalità, le caratteristiche dell’HW su cui possono essere installate ecc.

Il cloud — e il fatto che singole persone e le singole unità aziendali possono attivare l’erogazione di servizi senza necessariamente passare per l’IT — hanno aggiunto complessità alla gestione delle licenze e si fa fatica determinare la pertinenza di ogni licenza e il rispetto dei termini contrattuali. Se durante un audit, il vendor rileva usi impropri, le sanzioni e i costi di allineamento equivalgono a migliaia di dollari.

Acquisti e rinnovi di licenze

Al momento di gestire una trattativa con il vendor software per l’acquisto di nuove licenze o il rinnovo dei contratti, sono dolori per chi si occupa dell’IT Procurement:

• non si sa quello che si ha “in casa”

Manca la visibilità sugli acquisti (se non quando arriva la fattura alla mail!) e sull’utilizzo che viene fatto dei servizi acquistati. Pianificare volumi di scala su più aree di spesa (software on-premises, infrastruttura cloud e utilizzo delle applicazioni SaaS) dello stesso vendor o ridurre i piani di abbonamento e gli inutilizzi sulla base di misurazioni certe è praticamente impossibile. A volte le aziende comprano in blocco per risparmiare, ma abbiamo molte licenze non utilizzate o non adeguate ai workflow dei dipendenti: il risultato è quello di sprecare risorse consistenti.

• spese impreviste e non negoziabili

Spesso si finisce per sostenere spese non previste, perché il vendor rileva degli utilizzi non corretti. I costi di allineamento non sono negoziabili e non si beneficia di alcuno sconto. Se poi aggiungiamo anche il peso delle sanzioni, si parte già da una posizione di svantaggio.

• inesperienza

Anche l’inesperienza fa la sua parte: il fatto di non conoscere nel dettaglio le politiche di licensing dei vendor, che sono molto complesse ed articolate, porta a non avere occhio nel riconoscere eventuali situazioni sfavorevoli o rischi di conformità non gestiti.

Alcuni esempi di situazioni sfavorevoli possono essere: costi di manutenzione per cui non è previsto alcun limite all’aumento dei prezzi, cambi di modello forzati per impossibilità di acquistare licenze non più a listino, fee per riattivazione licenze ecc. I più inesperti possono non individuarle nei contratti forniti dal vendor oppure non comprendere appieno le condizioni legate all’utilizzo.

È il caso degli utilizzi indiretti, che si verificano quando applicativi terzi o bot entrano nel software per estrarre o elaborare dati e ci sono delle casistiche per cui è richiesta licenza e altre no.

Perché prepararsi per la negoziazione?

La verità è che la maggior parte delle negoziazioni, o meglio delle opportunità negoziali, è caratterizzata dall’estemporaneità. Ci troviamo in situazioni in cui le aziende non hanno strumenti per replicare alle disposizioni e alle offerte del vendor: senza alcuna preparazione, finiscono per cedere o nel riporre fiducia — a volte eccessiva — nelle capacità relazionali della figura incaricata.

Nel libro “Manager della negoziazione. Creare valore e capitale sociale nelle aziende”, l’esperta negoziatrice Alessandra Colonna dedica un capitolo intero alla preparazione. È l’unica fase egoriferita del processo — ovvero svolta in assenza degli interlocutori — ed è fondamentale per la corretta valutazione del proprio potere negoziale.

Il negoziatore che non raggiunge i propri obiettivi è quello che non ha valutato correttamente il proprio potere negoziale e il quadro informativo. La Colonna, infatti, afferma che l’analisi dell’assetto informativo deve essere applicata a qualsiasi tipo di negoziazione, qualunque sia il contesto o il contenuto.

Il valore di un metodo, secondo l’autrice del libro, è dato dal fatto che spesso si dispone di poco tempo e il ricorrere a determinati strumenti è «come disporre di un navigatore che ci riorienta rapidamente».

Ma quali sono gli strumenti che possiamo utilizzare a supporto della negoziazione dei contratti software?

Gli strumenti per la negoziazione di contratti

Nel caso delle licenze e dei contratti software, in fase di preparazione è fondamentale:

• avere un unico punto da cui monitorare contratti, risorse e costi

I contratti hanno spesso strutture articolate e comprendono più documenti: se li moltiplichiamo per ogni acquisto effettuato rischiamo di perdere facilmente il controllo. Ognuno di essi ha vincoli e scadenze precise, da verificare per gestire al meglio la conformità e i rinnovi. Ci vorrebbe un sistema di controllo automatizzato, con cui impostare alert e soglie di criticità.

• avere una conoscenza approfondita del proprio ambiente IT

Per poter verificare se la gestione contrattuale è adeguata alle esigenze aziendali, bisogna conoscere in maniera approfondita l’ambiente IT — hardware, software e cloud — per cui è richiesto l’acquisto e la contrattualizzazione di risorse e applicativi.

Disporre di inventari automatizzati sul consumo del software e servizi che sono già riconciliati con il diritto contrattuale permette di identificare rapidamente le opportunità di ottimizzazione ed eventuali scoperture.

• essere consapevoli delle scoperture

Questo aspetto è importante: il monitoraggio continuo permette di sanare le situazioni di utilizzo non in regola prima che lo faccia un audit del vendor. Ci sono strumenti SAM (Software Asset Management) che lo fanno in maniera automatizzata, ma bisogna essere consapevoli di quali elementi verificare. E per questo bisognerebbe conoscere nel dettaglio le politiche dei vendor a riguardo.

• conoscere le opportunità

Potrebbe essere utile, ad esempio, fare un’analisi di benchmark tra i vari fornitori e valutare attentamente ogni alternativa, anche scenari opensource.

La negoziazione consapevole

Tutti questi elementi aiutano a negoziare al meglio. Facciamo alcuni esempi:

1) l’identificazione a colpo d’occhio delle non conformità e delle situazioni sfavorevoli aiuterebbe a gestire meglio i contratti: sappiamo se ci sono scoperture da sanare con ulteriori acquisti o se ci sono da fare revisioni contrattuali a proprio vantaggio

2) in caso di sprechi, ovvero di utilizzo superiore rispetto a quanto contrattualizzato, possiamo negoziare nuovi contratti in cui ridimensioniamo gli abbonamenti o optare per soluzioni più convenienti. O gestire economie di scala in relazione a stime precise di utilizzo.

3) la conoscenza delle opportunità permette di valutare l’opzione più conveniente tra più vendor.

La preparazione serve a individuare il «punto di soddisfazione pieno» che è ottenibile durante la negoziazione con il vendor e può essere stimato solo in funzione delle informazioni di cui si dispone. Da soli è difficile arrivarci, per questo servono competenze e strumenti dedicati.