Una guida per il conteggio delle utenze FUE (Full Use Equivalent)
Una guida per orientarsi nel licensing di SAP Cloud ERP, la nuova denominazione che sostituisce Rise with SAP, e per comprendere la metrica FUE (Full Use Equivalent): come funziona, come si calcola e quali sono i punti di attenzione da considerare se si sta eseguendo la transizione.
Dal programma RISE a SAP Cloud ERP: cosa cambia davvero
SAP ha recentemente annunciato il rebranding di Rise with SAP in SAP Cloud ERP. Al di là del cambio di nome, questo passaggio segna un’evoluzione nella proposta commerciale e di prodotto: non solo un “pacchetto di trasformazione” per la migrazione a SAP S/4HANA Cloud, ma una vera e propria piattaforma di riferimento per il futuro dei sistemi ERP in cloud.
L’obiettivo dichiarato da SAP è quello di rendere più chiara e modulare l’offerta, eliminando alcune ambiguità di Rise e introducendo:
Il concetto di fondo rimane quello già noto: “One offer, one contract”. SAP Cloud ERP raccoglie infatti in un unico contratto le componenti fondamentali per la gestione del sistema ERP: infrastruttura cloud, servizi gestiti, piattaforma tecnologica (SAP Business Technology Platform), strumenti di ottimizzazione dei processi (SAP Business Process Intelligence), collegamenti di ecosistema (SAP Business Network) e strumenti di sviluppo (SAP Build).
Il valore aggiunto per i clienti sta nella semplificazione della governance: meno contratti da gestire, minore frammentazione, implementazioni più rapide e SLA centralizzati.
Con Rise with SAP è stato introdotto un modello di licenza in abbonamento, che ha segnato una svolta rispetto al tradizionale modello perpetuo on-premise a cui i clienti SAP erano abituati. Con il rebranding in SAP Cloud ERP, la logica rimane formalmente invariata: la metrica di riferimento è sempre il FUE – Full Use Equivalent.
In passato SAP utilizzava licenze nominative (Named Users) di diversa tipologia per l’accesso diretto al digital core. Oggi, invece, il consumo è misurato in FUE: un’unità di misura che tiene conto del livello di utilizzo e delle autorizzazioni concesse a ciascun utente. Nei contratti SAP Cloud ERP, all’interno della sezione Cloud Services, si troveranno quindi due voci fondamentali:
Usage metric: FUE
Amount: il numero di FUE acquistati, validi per la durata del contratto (si tratta quindi di licenze a termine).
Il sistema è semplice nel principio: ogni tipo di utente viene tradotto in un certo numero di FUE, e la somma determina il consumo complessivo — che è anche la base di costo delle licenze.
Vediamo nel dettaglio le tipologie di uso previste:
Per vedere i ruoli e le responsabilità di ogni utente autorizzato relativi ad ogni Use Type, bisogna consultare il SDG (Service Description Guide) per le edizioni private o il SUD (Service Use Description Document) per le edizioni pubbliche: qui si ritrovano per ogni Tipo di Utilizzo (ad esempio SAP S/4 HANA Cloud Core) le funzionalità di sistema associate (ad esempio: gestione ed elaborazione degli ordini di vendita). Inoltre, per un livello ancora più granulare, si può consultare il FSD (Feature Scope Description), che descrive le singole capacità delle versioni S/4HANA Cloud.
Anche se la metrica FUE non è cambiata con il rebranding, occorre prestare attenzione: con gli ultimi ruleset SAP (V91 – Ruleset V1.69) alcuni ruoli utente sono stati riclassificati verso categorie più onerose (es. da Core a Advanced). Questo significa che, a parità di utilizzo, il conteggio FUE può salire e i costi aumentare in modo non sempre immediatamente evidente. Ne abbiamo parlato in un approfondimento ad hoc (link).
Ricordiamo che il FUE è un utente flessibile e può corrispondere a diverse tipologie di utenza a seconda del tipo di uso. È come se fosse un gettone che dà la possibilità di acquistare una determinata tipologia di utenza (quindi 1:1) o più di una tra quelle di livello inferiore, convertendole con una specifica ratio, come riportato sul blog SAP. Sotto vediamo le varie ratio:
Vediamo un esempio di come si fa a conteggiare i FUEs per le diverse tipologie di uso: un’azienda che vorrebbe utilizzare diverse soluzioni SAP nell’ambito del servizio cloud RISE with SAP S/4 HANA Cloud e SAP Cloud ERP S/4 HANA ha delle licenze Named Users che vorrebbe conteggiare secondo la metrica aggiornata.
Il primo step è sicuramente quello di abbinare le autorizzazioni esistenti in SAP ECC ai nuovi tipi SAP S/4HANA: per agevolare la conversione nelle nuove metriche di SAP S/4 HANA, SAP ha messo a disposizione S/4HANA Trusted Authorization Review (STAR), un servizio che sfrutta Object Analyser, che aiuta a determinare i livelli FUE appropriati.
Per conteggiare l’ammontare totale dei FUE, si considerino le seguenti ratio per ciascuna tipologia di uso:
Se il sistema registra utilizzi pari a 50 Advanced Use, 200 Core Use, 90 Self-Service Use, 10 Developers Use, il fabbisogno totale di FUEs per 350 utenti divisi nelle seguenti utenze (50 Professional Users, 200 Functional Users, 90 Productivity Users e 10 sviluppatori) è di 113 FUEs.
Ricordiamoci che SAP impone dei requisiti minimi per l’acquisto di FUE, come già aveva fatto all’interno dell’offerta Rise with SAP, quindi è importante verificare di rientrare in questi parametri.
Di seguito un report tratto dallo strumento SAM Snow Optimizer for SAP by Flexera che ci aiuta a calcolare rapidamente l’ammontare delle licenze.
Il vantaggio dell’utilizzo delle FUE è che, a patto di non scendere sotto i requisiti minimi di acquisto, permette di cambiare in modo flessibile le tipologie di utenza durante il tempo del contratto: non necessitano di essere fissate in anticipo quindi le si può rivedere secondo le esigenze del momento.
La re-allocazione delle licenze permette di gestire quindi lo shelf-ware in un mondo in cui gli utenti cambiano continuamente (exit, cambi di ruolo ecc.) . Sotto un esempio tratto dalla guida SAP relativamente all’offerta RISE.
Abbiamo già accennato al fatto che il modello di abbonamento per il licensing diretto di SAP Cloud ERP si basa sul consumo: dato che i FUE si allineano a quattro tipi di utenti cloud S/4 HANA, la difficoltà maggiore è sicuramente quella di mappare gli utenti nominali sui FUE.
Le autorizzazioni per utenze ECC come Professional, Limited Professional, Employee, Worker ecc. vanno mappate sugli Use Type/Utenze previste dalla metrica FUE. Il già citato STAR è un valido alleato per determinare i livelli di FUE appropriati.
In WEGG siamo consulenti esperti di licensing SAP e abbiamo riscontrato dalla nostra esperienza che molti clienti si limitano a convertire le utenze già a sistema nell’ammontare totale delle FUEs da conteggiare a contratto, senza fare analisi preventive accurate.
Si tratta di un’attività da fare perché errori di calcolo potrebbero portare a sprechi per mancata ottimizzazione (es. utenti inattivi, duplicati ecc.) e a controversie con SAP in futuro per utenti non conformi che accedono a sistema quindi consigliamo di porre particolare attenzione al tema PRIMA di firmare il contratto con le offerte cloud di SAP.
Suggeriamo quindi di:
Per prima cosa consigliamo di avere una visione completa dei dati relativi ai profili utente e alle attività di utilizzo, nonché l’accesso degli utenti a moduli, motori e prodotti auto-dichiarati: strumenti di analisi SAM come Snow Optmizer for SAP by Flexera, che sono integrati nativamente in SAP, permettono di ottenere facilmente queste informazioni in report esportabili.
Stimare il conteggio FUE basandosi su dati che includono utenti inattivi, licenze duplicate su più sistemi o utenti a cui viene assegnata una tipologia di uso superiore alle attività registrate a sistema rischia di essere controproducente. A tale scopo, è utile avere una doppia vista: dal punto di vista delle autorizzazioni e dell’effettivo utilizzo.
L’ottimizzazione delle licenze secondo il reale utilizzo del sistema deve essere fatta PRIMA dell’implementazione in SAP S/4 HANA Cloud dove alle utenze verranno assegnati i rispettivi ruoli. Sappiamo, infatti, che nel sistema SAP S/4 HANA le autorizzazioni e le capacità concesse a un utente sono determinate dai ruoli assegnati al record di quell’utente aziendale: dobbiamo quindi deciderlo a monte, non post implementazione, dove possono emergere maggiori difficoltà nella loro revisione.
Avere report completi sia di modelli comportamentali sia di modelli autorizzativi ci permette di verificare che i ruoli e le autorizzazioni da “dare in pasto” allo strumento di simulazione STAR per il conteggio FUE siano impostati correttamente e anche controllare se ci sono utenti non conformi che accedono al sistema SAP.
Questo check preventivo permette alle aziende che lo eseguono di adottare delle misure correttive e proattive prima della verifica di compliance da parte del vendor e di evitare di dover sostenere costi aggiuntivi.
Per avere maggiori dettagli su come gestire la transizione alle offerte cloud di SAP, guarda il nostro webinar in programma per il 30 settembre: approfondiremo il rebranding in SAP Cloud ERP, la struttura dell’offerta commerciale, il modello di licensing e gli aspetti a cui fare attenzione per evitare rischi di compliance e imprevisti di spesa.
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