Una guida per il conteggio delle utenze FUE (Full Use Equivalent)
Una guida per orientarsi nel licensing del programma “Rise with SAP” per migrare a SAP S/4 HANA Cloud: la metrica FUE (Full Use Equivalent), le modalità di calcolo e i punti di attenzione da considerare se si sta eseguendo la transizione.
SAP sta spingendo molto affinché i clienti ECC esistenti migrino alla soluzione S/4 HANA in cloud e lo fa attraverso Rise with SAP, il programma che semplifica la conversione tecnologica attraverso un pacchetto fornito da SAP e supportato da una rete di partner SAP che raccoglie in un unico punto le soluzioni e i servizi necessari per supportare la trasformazione digitale su cloud.
Il vantaggio sta nel fatto di avere tutto in un unico posto (“One offer, one contract, unmatched TCO”): i prodotti necessari sono raggruppati insieme e i clienti firmano un unico contratto per gestire i vari aspetti del loro programma SAP. Questo comporta anche un’implementazione più snella: i servizi di implementazione e gestione sono concordati con il fornitore dell’applicazione e il resto viene gestito da SAP, riducendo i contratti SLA e ottimizzando i tempi di risoluzione grazie meno parti coinvolte.
Oltre a una soluzione cloud, “Rise with SAP” include altri componenti come SAP Business Technology Platform (Platform Services), SAP Business Process Intelligence (Discovery Reports), SAP Business Network e SAP Build.
“Rise with SAP” prevede un modello di licenza su abbonamento e questo rappresenta un cambiamento importante rispetto al modello di licenza perpetua on-premise a cui sono abituati i clienti SAP.
Mentre in precedenza SAP utilizzava licenze nominative (Named Users) di diversa tipologia per licenziare l’accesso diretto al digital core, SAP S/4 HANA Cloud utilizza come metrica i Full Use Equivalents (FUE), il cui numero dipende dai livelli di accesso degli utenti. Nei contratti SAP S/4 HANA Cloud, nella descrizione dei Cloud Services, si troverà quindi il riferimento a due nuovi elementi:
Con il termine FUE si fa riferimento all’unità di misura utilizzata da SAP per concedere licenze per le sue applicazioni S/4 HANA Cloud. Questo nuovo sistema di metrica conteggia le utenze in base al tipo di uso che viene fatto del sistema, al fine di ottenere il costo delle licenze. Nello specifico, i FUE si allineano a quattro tipi di utenti cloud S/4HANA (Professional, Functional, Productivity, Developer), che fanno riferimento alle Use Type, ovvero alle capacità e alle autorizzazioni loro per accedere e utilizzare direttamente il sistema.
Essendo il modello di abbonamento di SAP S/4 HANA Cloud fondato sul consumo, il calcolo delle licenze FUE, suddivise tra gli utenti SAP, è indispensabile per stabilire i diritti di accesso e verificare l’aderenza alla compliance.
Vediamo nel dettaglio le tipologie di uso previste:
Per vedere i ruoli e le responsabilità di ogni utente autorizzato relativi ad ogni Use Type, bisogna consultare il SDG (Service Description Guide) per le edizioni private o il SUD (Service Use Description Document) per le edizioni pubbliche: qui si ritrovano per ogni Tipo di Utilizzo (ad esempio SAP S/4 HANA Cloud Core) le funzionalità di sistema associate (ad esempio: gestione ed elaborazione degli ordini di vendita).
Vediamo un esempio preso dal SUD dove sono riportate le diverse capacità per il tipo di uso (in questo caso Self-Service Use).
Per comprendere in modo granulare ciò che una determinata funzionalità consente all’utente di fare all’interno del sistema, si rimanda poi al documento FSD (Feature Scope Description) disponibile sul sito web della guida SAP della versione di SAP S/4HANA Cloud in uso.
Ricordiamo che il FUE è un utente flessibile e può corrispondere a diverse tipologie di utenza a seconda del tipo di uso. È come se fosse un gettone che dà la possibilità di acquistare una determinata tipologia di utenza (quindi 1:1) o più di una tra quelle di livello inferiore, convertendole con una specifica ratio, come riportato sul blog SAP. Sotto vediamo le varie ratio:
Vediamo un esempio di come si fa a conteggiare i FUEs per le diverse tipologie di uso: un’azienda che vorrebbe utilizzare diverse soluzioni SAP nell’ambito del servizio cloud RISE with SAP S/4 HANA Cloud ha delle licenze Named Users che vorrebbe conteggiare secondo la metrica aggiornata.
Il primo step è sicuramente quello di abbinare le autorizzazioni esistenti in SAP ECC ai nuovi tipi SAP S/4HANA: per agevolare la conversione nelle nuove metriche di SAP S/4 HANA, SAP ha messo a disposizione S/4HANA Trusted Authorization Review (STAR), un servizio che sfrutta Object Analyser, che aiuta a determinare i livelli FUE appropriati.
Per conteggiare l’ammontare totale dei FUE, si considerino le seguenti ratio per ciascuna tipologia di uso:
Se il sistema registra utilizzi pari a 50 Advanced Use, 200 Core Use, 90 Self-Service Use, 10 Developers Use, il fabbisogno totale di FUEs per 350 utenti divisi nelle seguenti utenze (50 Professional Users, 200 Functional Users, 90 Productivity Users e 10 sviluppatori) è di 113 FUEs.
Ricordiamo che SAP ha imposto dei requisiti minimi per l’acquisto di FUE all’interno di Rise with SAP, quindi assicuriamoci di rientrarci:
Di seguito un report tratto dallo strumento SAM Snow Optimizer for SAP by Flexera che ci aiuta a calcolare rapidamente l’ammontare delle licenze.
Il vantaggio dell’utilizzo delle FUE è che, a patto di non scendere sotto i requisiti minimi di acquisto, permette di cambiare in modo flessibile le tipologie di utenza durante il tempo del contratto (vedi esempio sotto tratto dalla guida SAP): non necessitano di essere fissate in anticipo quindi le si può rivedere secondo le esigenze del momento.
La re-allocazione delle licenze permette di gestire quindi lo shelf-ware in un mondo in cui gli utenti cambiano continuamente (exit, cambi di ruolo ecc.)
Abbiamo già accennato al fatto che il modello di abbonamento di SAP S/4 HANA Cloud si basa sul consumo: dato che i FUE si allineano a quattro tipi di utenti cloud S/4 HANA, la difficoltà maggiore è sicuramente quella di mappare gli utenti nominali sui FUE.
Le autorizzazioni per utenze ECC come Professional, Limited Professional, Employee, Worker ecc. vanno mappate sugli Use Type/Utenze previste dalla metrica FUE. Il già citato STAR è un valido alleato per determinare i livelli di FUE appropriati.
In WEGG siamo consulenti esperti di licensing SAP e abbiamo riscontrato dalla nostra esperienza che molti clienti si limitano a convertire le utenze già a sistema nell’ammontare totale delle FUEs da conteggiare a contratto, senza fare analisi preventive accurate.
Si tratta di un’attività da fare perché errori di calcolo potrebbero portare a sprechi per mancata ottimizzazione (es. utenti inattivi, duplicati ecc.) e a controversie con SAP in futuro per utenti non conformi che accedono a sistema quindi consigliamo di porre particolare attenzione al tema PRIMA di firmare il contratto “Rise with SAP”.
Suggeriamo quindi di:
Per prima cosa consigliamo di avere una visione completa dei dati relativi ai profili utente e alle attività di utilizzo, nonché l’accesso degli utenti a moduli, motori e prodotti auto-dichiarati: strumenti di analisi SAM come Snow Optmizer for SAP by Flexera, che sono integrati nativamente in SAP, permettono di ottenere facilmente queste informazioni in report esportabili.
Stimare il conteggio FUE per SAP S/4 HANA Cloud basandosi su dati che includono utenti inattivi, licenze duplicate su più sistemi o utenti a cui viene assegnata una tipologia di uso superiore alle attività registrate a sistema rischia di essere controproducente. A tale scopo, è utile avere una doppia vista: dal punto di vista delle autorizzazioni e dell’effettivo utilizzo.
L’ottimizzazione delle licenze secondo il reale utilizzo del sistema deve essere fatta PRIMA dell’implementazione in SAP S/4 HANA dove alle utenze verranno assegnati i rispettivi ruoli. Sappiamo, infatti, che nel sistema SAP S/4 HANA le autorizzazioni e le capacità concesse a un utente sono determinate dai ruoli assegnati al record di quell’utente aziendale: dobbiamo quindi deciderlo a monte, non post implementazione, dove possono emergere maggiori difficoltà nella loro revisione.
Avere report completi sia di modelli comportamentali sia di modelli autorizzativi ci permette di verificare che i ruoli e le autorizzazioni da “dare in pasto” allo strumento di simulazione STAR per il conteggio FUE siano impostati correttamente e anche controllare se ci sono utenti non conformi che accedono al sistema SAP.
Questo check preventivo permette alle aziende che lo eseguono di adottare delle misure correttive e proattive prima della verifica di compliance da parte del vendor e di evitare di dover sostenere costi aggiuntivi.
Per avere maggiori dettagli su come gestire la transizione a SAP S/4 HANA Cloud con il programma “Rise with SAP”, rimandiamo all’approfondimento sul tema insieme agli esperti di P4I previsto per il 22 maggio (vai qui per iscriverti!)
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