Volete sapere come la principale azienda nel settore della distribuzione di materiale elettrico è riuscita a ottenere
la piena visibilità sugli asset gestiti, a fronte di una rete distributiva molto ampia e capillare?
Siete pronti a scoprire come MEF è arrivata a conoscere tutte le relazioni tra gli oggetti, le licenze e le assegnazioni?
E come questo ha permesso di valorizzarne la gestione in termini di costi e utilizzi?
Vi mostreremo come il responsabile IT ha individuato l’elemento di criticità e come l’integrazione accurata delle informazioni necessarie in un solo strumento ha eliminato ogni silo e permesso una gestione più efficace.
MEF (Materiale Elettrico Firenze) è un’azienda multi-specialistica nel settore del materiale elettrico. Dal 2015 fa parte del gruppo WURTH nella divisione W.E.G., ovvero la sezione dedicata alla distribuzione mondiale del materiale elettrico e termoidraulico del mondo WURTH.
Con i suoi 45 punti vendita in 5 regioni e un centro logistico al servizio della distribuzione, è uno dei maggiori riferimenti per i professionisti del settore.
SEDE CENTRALE
Firenze
1
Centro logistico
5
Regioni
45
punti vendita
AVERE UNA VISIONE COMPLETA
DEGLI ASSET GESTITI.
Con una rete distributiva molto ampia e capillare con più di 45 punti vendita in 5 regioni, l’inventariazione all’interno del gestionale della sola componente hardware non era sufficiente per gestire al meglio il ciclo di vita degli asset IT.
Le informazioni relative ai costi di acquisto, alla contrattualistica, alle licenze software e alle assegnazioni erano disponibili ma frammentate in sistemi diversi: questo penalizzava la gestione perché le relazioni tra oggetti, licenze e assegnazioni non erano evidenti ed era difficile fare analisi accurate sui costi, soprattutto in funzione delle persone e dei dipartimenti coinvolti.
Al momento di pianificare nuovi acquisti, interventi di manutenzione, rinnovi o dismissioni, il team IT di MEF non aveva una visione completa di tutte le informazioni che riguardavano gli asset (e i relativi costi). Non avere sott’occhio le scadenze di garanzie e contratti assegnati a quel determinato asset, ad esempio, poteva portare ad attivazioni non volute o a perdere opportunità. La volontà di ottimizzare la gestione degli asset spingeva MEF alla ricerca di una soluzione in grado di abbattere i silos di informazioni.
«Sentivamo l’esigenza di una soluzione in grado di integrare tutta la parte inventariale per quando riguarda hardware, software e dipendenti. Il nostro obiettivo era arrivare a una gestione hardware avanzata che permettesse un controllo real-time di tutte le risorse in azienda, ma il sistema che avevamo non era in grado di uniformare e tracciare tutte le interazioni tra oggetti, licenze e persone».
CENTRALIZZARE LE INFORMAZIONI
RELATIVE AGLI ASSET IT.
Dato che il gestionale utilizzato per la gestione degli asset si limitava all’inventariazione della sola componente hardware, MEF si è appoggiato
alle competenze ITAM di WEGG per la scelta e l’implementazione di un unico strumento che potesse centralizzare e uniformare le informazioni
disponibili, in modo da poterle mettere facilmente in relazione.
Per offrire una panoramica di gestione completa e accurata, la soluzione doveva avere capacità avanzate di supporto di diverse fonti dati
e integrazione con piattaforme di terze parti, nonché la possibilità di personalizzazione per offrire viste su misura delle esigenze di MEF.
Dopo un’attenta Software Selection, la scelta è ricaduta sulla tecnologia Easyvista.
L’eliminazione di ogni silo relativo alla gestione degli asset ha portato a un’integrazione nello strumento di tutte informazioni necessarie, step by step: alla parte di inventariazione, ovvero tutte le informazioni di inventario HW e SW, sono state aggiunte successivamente le informazioni relative ai costi di acquisto dei prodotti («finance simple») e alla contrattualistica (manteinance, canale di assistenza, assicurazioni ecc.)
La reportistica ottenuta facilita e automatizza la gestione degli asset: è possibile, infatti, tenere traccia in tempo reale delle interazioni tra oggetti, licenze e persone, gestire al meglio le scadenze e i rinnovi e fare analisi di Business Intelligence per comprendere l’incidenza dei
costi, in base al ruolo/dipartimento che aveva in carico l’asset.
«I benefici sono stati molteplici» afferma Francesco Orlando, direttore dei servizi IT «ma se dovessi pensare al primo in assoluto direi la visione immediata degli asset IT. Il fatto di aver a portata di click tutto lo storico dati di un asset è fondamentale per noi».
UN’UNICA VISTA
PER LA GESTIONE DEGLI ASSET IT.
Il progetto ha richiesto la personalizzazione delle componenti di Easyvista sulle esigenze di MEF.
La prima fase si è concentrata sul rendere operativo lo strumento: dopo le prime attività di installazione e configurazione, il sistema è stato interconnesso con gli altri tool di terze parti presenti in azienda e i vari stakeholder del processo di gestione degli asset – dopo essere stati mappati a seconda del loro ruolo – sono stati dotati dei diritti di accesso e visualizzazioni necessari.
Le fasi successive hanno visto il caricamento e la normalizzazione di tutti i dati relativi agli asset in un’unica vista.
Le informazioni integrate nello strumento sono molteplici e coinvolgono più strumenti aziendali. Nell’ultimo periodo la base informativa si è arricchita di dati più complessi come la gestione dei contratti di leasing e di locazione e la parte relativa alle commesse per la gestione delle consulenze e dei progetti IT.
L’integrazione con SAP relativamente alle informazioni economiche (libri cespiti, ammortamenti) e alla componente di fatturazione ed ordini ha permesso una gestione dei costi più accurata e completa, anche in funzione del ruolo e/o dipartimento del personale.
A detta di MEF, determinante è stato il contributo di WEGG per via della competenza dimostrata, con senso logico e orientato al risultato. «Tutti elementi indispensabili» spiega Orlando «per la scelta e l’utilizzo di un prodotto!»
RISULTATI & BENEFICI.
VISIBILITÀ COMPLETA
Conoscenza avanzata
del proprio parco mezzi
CONTROLLO
Monitoraggio avanzato
del ciclo di vita
SUPPORTO
Riuscita del progetto
«Questa progettualità è utile a quelle realtà che vogliono arrivare a una gestione degli asset IT avanzata che permetta il controllo real-time di tutte le risorse in azienda. Le informazioni sono disponibili in azienda ma bisogna centralizzarle per poterle mettere in relazione in modo efficace. Siamo partiti da una gestione frammentata per arrivare a un’unica vista da cui possiamo prendere decisioni migliori relativamente all’utilizzo e ai costi degli asset. Abbiamo migliorato il nostro modo di lavorare.».
Vorresti ottimizzare la gestione del ciclo di vita degli asset IT?
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