Ma come facciamo a valutare l’opzione migliore per la nostra azienda e a proteggerci da eventuali rischi di accesso indiretto/digitale non calcolati?
DAAP e SAP®: gli elementi per una scelta consapevole
WEGG ha un’esperienza pluriennale sul licensing SAP®. Cinque sono gli elementi che dobbiamo considerare prima di procedere con la negoziazione:
terminologia contrattuale
Il primo elemento da valutare è il contratto stipulato con SAP®. L’accesso indiretto è influenzato dalla terminologia utilizzata ed è spesso causato quando le definizioni di “use” e “named user” sono poco dettagliate o male interpretabili.
Nella terminologia non devono esserci infatti dubbi sugli scenari in cui gli utenti non censiti possono accedere a SAP®.
In particolar modo, dobbiamo prestare attenzione in presenza di applicazioni RPA come i bot: il termine “named user”, soprattutto se il contratto fosse stato stipulato prima dell’introduzione del nuovo modello Digital Access, potrebbe riferirsi solo a un utente “umano”, causando rischiose scoperture.
calcolo del rischio di accesso indiretto/digitale
Per avere la piena consapevolezza del rischio di accesso indiretto/digitale, bisogna conoscere quali sono le applicazioni non SAP® che accedono al “core” e le azioni che compiono.
Rilevarle in maniera errata ha delle conseguenze: un’interfaccia non SAP® identificata come SAP® porterebbe ad escluderla dal conteggio dei documenti e di conseguenza minare l’esposizione alla conformità perché il totale sarebbe inferiore a quanto dichiarato nel LAW.
Quando parliamo di RPA (Robotic Process Automation) facciamo riferimento a software “intelligenti” che automatizzano task altrimenti compiute da un umano. Nonostante il prosperare di tecnologie volte alla Digital Transformation, esistono ancora dei punti aperti su come licenziare queste applicazioni.
Ne parliamo in maniera approfondita qui, ma identificare la loro natura (si tratta di automazione assistita o non assistita?), il loro comportamento (rientrano nelle casistiche della “static read” oppure attivano le capacità di elaborazione del software SAP®?) e i termini previsti dal contratto, aiuta a valutare qual è la migliore metrica per licenziarli, con uno sguardo anche al futuro.
Se si prevede di avviare progetti RPA nei prossimi anni, è fondamentale mettere a disposizione queste informazioni già adesso nelle mani di chi ha potere decisionale, per poter garantirsi in fase di negoziazione le condizioni contrattuali più adatte alle esigenze dell’azienda.
Per agevolare il passaggio al nuovo modello, SAP® ha messo a disposizione dei suoi clienti due metodi di misurazione dei documenti, ma i report che forniscono non offrono la completezza necessaria per decidere al meglio.
Il metodo di stima fa affidamento sullo strumento SAP® Note che potrebbe non differenziare le interfacce SAP® (come SuccessFactor) da quelle non SAP®. Includere SuccessFactor, ad esempio, tra le interfacce da licenziare come accesso indiretto, potrebbe portare a una spesa superflua perché produce un gran numero di documenti di Time Management.
Il metodo di conteggio invece si serve del SAP® Passport. Si tratta di un tool che è operativo solo dal momento della sua installazione. Se ci servono analisi retrodatate non sempre è in grado di fornircele.
Per questo motivo bisogna assicurarsi di avere in aggiunta a questi strumenti delle reportistiche affidabili, per poter fare il conteggio ottimale dei documenti. Noi consigliamo Snow Optimizer for SAP® (SOS) per la sua velocità e affidabilità, dato che riesce a produrre in mezza giornata report che altrimenti richiederebbero mesi di lavoro.
Arriviamo al pezzo “forte” del DAAP per SAP®: gli incentivi.
Come si legge nel documento di presentazione del DAAP, il cliente può scegliere se licenziare il 115% dell’attuale utilizzo stimato dai “digital objects” (i documenti prodotti da accesso indiretto/digitale) e il canone di licenza sarà applicato solo al 15% di crescita, con lo sconto applicabile all’intero volume (115%).
Viceversa, può licenziare il 100% dei “digital object” e il 90% di sconto sarà applicato solo ai “digital object”. Cosa cambia? Il primo incentivo è più costoso, ma ha un maggiore margine di crescita (se si prevede un aumento delle tecnologie digitali e dei documenti da essi prodotti), mentre il secondo è più economico, anche se con una percentuale inferiore (15%) di documenti e una fee di manutenzione meno onerosa da sostenere (soprattutto se il numero di documenti è inferiore al previsto).
Dovendo prendere in considerazione questi cinque elementi, possiamo concludere che non possiamo fare una valutazione corretta senza:
- avere una conoscenza precisa del nostro ambiente SAP® e di tutti i sistemi terzi non SAP® che vi accedono
- verificare se le licenze utente già licenziate coprono gli accessi indiretti
- fare una stima precisa dei documenti che si andranno a produrre
Solo con queste informazioni a disposizione, sarà possibile negoziare con cognizione di causa e valutare l’opzione più adatta per la propria azienda.
Approfondiremo questi temi nel webinar in programma il 15 settembre.
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