Segmenti, piani di acquisto, termini di licenza: una guida di massima per orientarsi nel licensing Adobe e scoprire i rischi che si legano dietro a una mancata gestione.
Adobe è un gigante del software noto per i suoi prodotti di video e grafica digitale ma soprattutto per aver creato il formato PDF. I suoi software, che abbracciano diversi ambiti creativi (Marketing, Advertising, Design, App Development, Business Productivity, Animation) vengono utilizzati in tutto il mondo da organizzazioni di qualsiasi dimensione e da privati.
Con così tanti programmi cloud, dai più “creativi” Photoshop, Illustrator fino ai software di e-commerce e analisi come Adobe Analytics, Marketo, Adobe Acrobat, è difficile sia determinare la licenza giusta per le esigenze degli utenti aziendali sia tenerne traccia nel tempo in modo da non dover acquistare o concedere licenze eccessive.
I prezzi e i piani di acquisto, con termini e variabili di licenza, sconti e prodotti acquistabili, sono legati alla tipologia di segmento in cui rientra il cliente. Ci sono cinque segmenti per cui Adobe prevede offerte specifiche:
I programmi di acquisto di Adobe tengono presente i segmenti di clienti a cui sono rivolti. Essi sono quattro:
I piani di acquisto VIP e VIP Marketplace sono programmi riservati ai segmenti Education, Government ed Enterprise. Essi prevedono licenze in abbonamento (1-3 anni) e sconti sul volume secondo opzioni fedeltà (VIP Select). Le tipologie di licenze possono essere di tre tipi: nominative (Named User) per tutti e tre i segmenti, basate sui dispositivi (Device-Based) e basate sui dispositivi condivisi (Shared-Device Based), quest’ultime solo per acquirenti didattici.
Adobe ha fatto sapere che sospenderà il programma di acquisto VIP per il segmento di mercato commerciale entro la fine del gennaio 2025. Questo implica che entro il 2 dicembre 2024 Adobe non supporterà più la creazione di nuovi contratti commerciali VIP, con tutte le nuove offerte che verranno inserite solo in VIP Marketplace e che dal 1° febbraio 2025 tutti gli ordini (nuovi e di rinnovo) dei clienti del segmento commerciale verranno gestiti tramite VIP Marketplace tramite i partner e reseller Adobe. Qui la timeline, con il prossimo coinvolgimento anche dei segmenti Education e Government.
Una delle principali funzionalità di VIP Marketplace, che è una piattaforma cloud centralizzata, è il rinnovo automatico (ma con opzione modificabile manualmente) alla fine del contratto di licenza, quindi le aziende clienti dovranno avere piena visibilità sulla data di scadenza e sulle condizioni di cancellazione per poter comunicare per tempo al rivenditore quantità di rinnovi e cancellazioni, senza trovarsi a sostenere più abbonamenti di quelli desiderati.
Si tratta di un accordo personalizzato di durata triennale per clienti Enterprise e Government. Viene pagato su base annuale alla data concordata nel contratto (sono quindi licenze a termine). In questo accordo sono disponibili tutti i prodotti Adobe, si possono ottenere sconti sulla quantità che variano a seconda di quanto stabilito in fase di negoziazione ed è prevista assistenza 24/7.
La distribuzione delle licenze in tutta l’organizzazione è semplificata dal fatto di avere una Admin Console. Con ETLA si possono concedere sia licenze utente sia licenze basate su dispositivo.
Si tratta di un piano di licenza riservato a clienti dei segmenti Education, Government ed Enterprise che permette di acquistare licenze perpetue di prodotti Adobe (la maggior parte dei prodotti Adobe desktop) per un periodo di due anni.
Dopo l’acquisto si può usufruire del programma di punti CLP e degli sconti calcolati in base alla quantità di software acquistato. In questo programma è possibile esercitare anche licenze a ritroso (Backward Licensing, vedi p.16) di una versione precedente se ne è già posseduta una o una licenza multipiattaforma (Cross Platform Licensing, vedi p. 17) su dispositivi diversi purché non superi il numero totale di licenze ordinate.
Per quanto riguarda il CLP per Government (vedi p. 6), si tiene conto della necessità di fornire Adobe anche alle realtà che devono trovarsi dietro un firewall sicuro o in un’area con accesso limitato a Internet. A quest’ultime, Adobe permette l’acquisto della versione legacy di Adobe Creative Cloud e dato che non possono essere aggiornate automaticamente perché non sono connesse a Internet, nel piano è incluso anche un supporto limitato.
In questo programma di acquisto abbiamo licenze per dispositivo, perpetue ma solo per prodotti desktop.
Si tratta di un piano di acquisto che offre prezzi a volume interessanti, che non richiede una dimensione minima di ordine o l’appartenenza ad alcun segmento. Ci sono sconti basati sul valore totale di punti di ogni ordine di licenze (più licenze si acquistano in una sola transazione, più opportunità ci sono di risparmiare sull’intero ordine). Per tenere traccia delle licenze e dei numeri di serie, TLP fornisce l’accesso al sito Web delle licenze Adobe (LWS). Non è prevista alcuna durata ed è possibile avere accesso alle licenze perpetue.
TLP ha lo svantaggio che non si possono acquistare determinate applicazioni, come ad esempio la maggior parte delle app del Creative Cloud.
Ci sono due novità importanti che riguardano i programmi di acquisto CLP e TLP:
Poi c’è Adobe Experience Cloud, la principale piattaforma di Marketing per utenti di livello aziendale, che richiede una licenza a parte, ma viene fatto rientrare nell’accordo ETLA per utenti commerciali.
Quindi si consiglia di prestare attenzione sia ai termini generali dell’accordo ETLA sia ai termini di licenza specifici del prodotto per approfondire come ciascun prodotto interagisce con la struttura di licenza più ampia (ad esempio la modalità di utilizzo potrebbe violare accidentalmente l’IP stabilito nei termini generali).
Per facilitare il confronto abbiamo riassunto nella seguente tabella le principali caratteristiche dei programmi.
Adobe ha piani specifici anche per utenti singoli, studenti e team di piccole dimensioni per la suite Creative Cloud. Gli abbonamenti per individuals e team sono finiti di recente nell’occhio del ciclone da parte della Federal Trade Commission (FTC) che ha annunciato un procedimento legale nei confronti di Adobe e di due suoi dirigenti per ciò che sostiene essere termini e attività ingannevoli e complessi relativi alla cancellazione degli abbonamenti software.
In particolare, a finire nel mirino è l’opzione di acquisto “annuale, pagata mensilmente” (APM), un’opzione predefinita presentata agli individui che acquistano Creative Cloud. Offre uno sconto di 30 dollari rispetto all’impegno mensile, anche se il pagamento annuale anticipato è ancora più conveniente.
La FTC sostiene che i termini per l’APM non sono chiaramente indicati prima dell’iscrizione e che ciò viola il ROSCA (Restore Online Shoppers Confidence Act): in particolare non viene indicata chiaramente l’entità della tassa di cancellazione (che è pari al 50% del costo residuo dell’abbonamento) e non esistono opzioni per evitare il rinnovo automatico degli abbonamenti.
Ci sono due elementi da tenere presente:
In entrambi i casi si tratta di grandi disincentivi alla cancellazione.
Queste condizioni standard per utenti privati, studenti e team di piccole dimensioni di PMI non si applicano agli utenti commerciali con licenze acquistate tramite VIP, VIP Marketplace o ETLA: quest’ultimi, infatti, possono pagare in anticipo l’intero importo per l’anno (senza che siano previsti sconti) o pagare lo stesso importo mensile pro-rata. La differenza è legata al fatto che le organizzazioni hanno la necessità di gestire il flusso cassa.
La maggior parte dei fornitori di software e SaaS offre sconti in base al numero di licenze acquistate e Adobe non si esime da questa tendenza. Tenere traccia degli acquisti con ogni fornitore e negoziare di conseguenza è più semplice con un reparto IT centralizzato che acquista tutto il software… ma al giorno d’oggi con gli acquisti SaaS come la suite Adobe Creative Cloud le cose funzionano raramente così, in quanto le unità aziendali e i singoli dipendenti prendono decisioni d’acquisto in modo spesso indipendente dall’IT.
Questo, infatti, è il rovescio della medaglia della facilità di attivazione del software cloud. La mancata visibilità sui piani di abbonamento attivati porta a una mancata ottimizzazione degli acquisti. Prendiamo ad esempio la suite Adobe Creative Cloud. Quest’ultima viene fornita in due bundle principali (All Apps e Single App). Se un dipendente utilizza almeno tre applicazioni, in genere è consigliabile acquistare il pacchetto All Apps perché la differenza di costo tra i due pacchetti è di circa 50 dollari.
Quindi a complicare ulteriormente le cose, gli amministratori devono stabilire quale modello di licenze Adobe (All Apps o Single App) sia più conveniente per ogni utente. Senza dati che permettano di capire cosa viene utilizzato, Adobe Creative Cloud – secondo Flexera – può arrivare al 30% dei costi SaaS che vengono sprecati ogni anno.
Oltretutto i rumors sulla possibile fusione di Figma con Adobe (poi l’accordo è saltato a dicembre 2023), ci fanno pensare – visto il fermento nelle strategie M&A dei principali vendor software – anche a possibili future razionalizzazioni sulle app da utilizzare ove ci sono replicazioni di funzionalità (l’antitrust ritiene Figma un concorrente diretto di Adobe XD).
Quindi è importante avere delle statistiche d’uso dettagliate: non basta sapere il numero di licenze acquistate (dato che si può facilmente ricavare dall’Admin Console) per capire quante siano effettivamente utilizzate. Conoscere in tempo reale quanti sono gli abbonamenti inutilizzati e quale tipo di abbonamento sia più appropriato per ogni utente facilita la comprensione di quanti sono gli abbonamenti necessari in fase di rinnovo.
In WEGG siamo consulenti esperti di Software Asset Management (SAM) e impostiamo processi di tracciabilità e di verifica dell’utilizzo delle licenze Adobe Creative Cloud e per farlo ci appoggiamo alla tecnologia Snow Software by Flexera, che permette di integrarsi direttamente all’Admin Console di Adobe. Queste analisi seguono quattro step:
Le funzionalità di discovery automatico dell’utilizzo delle licenze Adobe offerte dalla tecnologia ci permettono di creare delle reportistiche approfondite sull’utilizzo delle applicazioni, da parte di quali gruppi o utenti, la tipologia di licenze e i costi associati.
Questi dati granulari sull’utilizzo consentono di identificare account inattivi, utenti duplicati e di impostare dei flussi di riassegnazione automatici, nonché di individuare anche la tipologia di licenza idonea (All App/Single App) per le decisioni di acquisto/rinnovo/cancellazione.
Il fatto di avere visibilità in tempo reale sulle assegnazioni e sugli utilizzi consente di creare dei workflow approvativi sulle licenze che sono sotto il controllo dell’IT: da un lato si preserva la flessibilità degli utenti che ne fanno richiesta, dall’altro si automatizza l’approvazione con regole precise e indicazioni specifiche per quell’utente.
Con la tecnologia SAM di Snow by Flexera è possibile gestire le licenze cloud ma anche avere il controllo dell’on-premise, il tutto in una sola piattaforma. Questo facilita la gestione del rischio in caso risultino utilizzi non conformi a quanto previsto da contratto, nello specifico nelle clausole di audit: ad esempio, in presenza di versioni piratate, l’entità aziendale potrebbe trovarsi a sostenere pesanti sanzioni civili e legali per violazioni del diritto d’autore.
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