ECC, S/4 HANA On-prem, Rise with SAP: approfondimento su cosa cambia nella gestione degli accessi indiretti in SAP, con alcune strategie per ottimizzare la gestione e i costi legati alle licenze.
Quando si parla di accesso indiretto in SAP, si fa riferimento a uno scenario in cui l’accesso o l’utilizzo delle funzionalità del sistema avviene senza che gli utenti abbiano un accesso diretto al sistema stesso. Ciò accade tipicamente quando un sistema esterno, software, applicazioni o dispositivi interagiscono con SAP, utilizzando le sue risorse o i suoi dati, senza che vi sia un utente che si logga manualmente al sistema SAP.
Ci sono però inefficienze e vincoli progettuali che rallentano l’innovazione e compromettono la capacità dell’azienda di soddisfare le aspettative dei clienti. Budget e IT shortage al primo posto: la capacità di produzione è legata alla disponibilità di risorse e sappiamo che tutte le fasi critiche del progetto (come la programmazione, la gestione dell’infrastruttura, la sicurezza) richiedono figure IT qualificate che necessitano di investimenti elevati e non sono sempre disponibili sul mercato. Il personale IT in dotazione potrebbe non essere adeguato a soddisfare le richieste nei tempi desiderati dal business.
Ci sono poi altri aspetti che possono provocare discontinuità nello sviluppo: cambiamento in corsa dei requisiti, l’emergere di problemi tecnici inaspettati che richiedono un ripensamento dell’architettura, difformità nel codice che creano malfunzionamenti, ma anche bug che emergono per il fatto che si è avuto poco tempo per fare test.
Tutti questi elementi, uniti alla carenza di risorse, portano a ritardi e interruzioni che rendono l’azienda meno competitiva e penalizzano il raggiungimento di obiettivi strategici più ampi, come la trasformazione digitale o l’espansione in nuovi mercati.
Ecco alcuni esempi:
Nel System Measurement Guide di SAP troviamo la definizione di “uso” del software: Use” as a “means to activate the processing capabilities of the software, load, execute, access, employ the software, or display information resulting from such capabilities.”
Di conseguenza SAP (da sempre in verità) considera l’accesso indiretto una forma di utilizzo del software SAP e pertanto richiede che i clienti ottengano licenze per regolamentare questo tipo di utilizzo.
Tradizionalmente l’accesso indiretto veniva gestito da SAP tramite licenze basate su utenti nominativi (o named user license). Questo modello licenziava ogni utente che accedeva al sistema, indipendentemente da come accedeva a SAP (tramite GUI SAP, un’interfaccia web, o un’integrazione di sistema). Tuttavia, l’evoluzione delle integrazioni con sistemi esterni ha portato a sfide nella gestione dell’accesso indiretto: in particolare le licenze nominative non coprivano in modo chiaro situazioni in cui non c’era un utente umano diretto.
Con SAP, infatti, interagiscono applicazioni terze e, dietro queste interazioni (estrazioni, elaborazioni, inserimenti, etc.), potrebbe esserci un utente umano, ma anche un bot o un sistema automatizzato che replica le azioni umane. Nei contratti, le definizioni di “use” e “named user” possono non essere univoche e generare dubbi sulla loro interpretazione. Alcuni contratti, infatti, possono specificare che un utente è un utente “umano”, altri no.
Questa situazione creava malintesi e controversie durante gli audit, in quanto le aziende spesso non contabilizzavano correttamente questi accessi indiretti… fino ad approdare in tribunale. Il caso Diageo vs SAP del 2017 ne è emblematico.
All’interno di questo paradigma ci sono, inoltre, delle situazioni particolari da escludere dal conteggio delle licenze come:
Il problema è che la comprensione dei differenti scenari in uso spesso non è possibile con gli strumenti di misurazione SAP e sappiamo che eventuali auditor vanno a indagare puntualmente il registro delle interfacce che si connettono ai sistemi SAP. Analizzando i dati estratti da queste tabelle, essi determinano la presenza di utenti non coperti dai tipi di utente designati, come Professional e Limited Professional. La presenza di indicatori “anomali” (come logon multipli o il volume di lavoro) che possono indicare iterazioni attraverso bot automatizzati, è sicuramente una spia di allarme di potenziale accesso indiretto e SAP verifica se c’è già una licenza nominativa che copre le funzionalità richieste.
Se ci sono scoperture o gestioni non corrette, queste possono comportare costi significativi.
Per agevolare i suoi clienti a fare chiarezza sul tema, SAP nel 2018 ha introdotto il modello Digital Access, che ha stabilito una metrica che si basa non più sul numero di utenti, bensì sul numero di documenti (non tutti, ce ne sono di 9 tipi) che i sistemi terzi non SAP vanno a creare sui sistemi SAP. Ha inoltre lanciato negli scorsi anni il Digital Access Adoption Program (DAAP), terminato nel 2022, dove offriva degli allettanti programmi di incentivazione a passare al nuovo modello.
Le aziende che aderivano, infatti, potevano ottenere uno sconto del 90% sulle licenze relative ai documenti digitali creati attraverso l’accesso indiretto o in alternativa scegliere di acquistare il 115% dei documenti stimati per coprire la crescita futura, pagando solo per il 15% di tale volume.
Questi incentivi finanziari forti volevano permettere ai clienti di regolarizzare il proprio utilizzo e ottenere un modello di licenza più chiaro e prevedibile. Il DAAP, nelle intenzioni di SAP, inoltre doveva accelerare l’adozione di SAP S/4HANA, la nuova suite ERP, incoraggiando le aziende a migrare, in quanto il nuovo modello di licensing di S/4 HANA basato sul Digital Access era più allineato alle moderne esigenze aziendali legate alla digitalizzazione e all’integrazione di sistemi esterni.
Visto che SAP intende completare globalmente il passaggio alla nuova suite entro il 2027, nel tempo ha predisposto dei modelli commerciali con dei percorsi di transizione agevolati per i clienti già esistenti. Delle due opzioni offerte ora ne rimane solo una: l’unico modo per migrare a S/4HANA on-premise è quello di eseguire una S/4HANA Contract Conversion.
La Contract Conversion, infatti, permette alle aziende di convertire il loro attuale contratto SAP ECC (o di versioni precedenti) in uno nuovo, compatibile con SAP S/4HANA. Questo approccio prevede un cambiamento completo della struttura di licenze, passando da un modello basato su licenze di utenti nominativi e accessi indiretti, a un modello più moderno e flessibile legato a SAP S/4HANA, dove gli accessi indiretti sono gestiti tramite il modello Digital Access.
Fino al secondo trimestre del 2023 era possibile migrare a SAP S/4 HANA anche con un altro modello, detto Product Conversion, un’opzione che offriva la migrazione graduale delle licenze esistenti a soluzioni S/4HANA equivalenti.
Abbiamo detto che in SAP ECC l’accesso indiretto era generalmente regolato attraverso licenze utente nominative. Ogni persona (o bot automatizzato) che accedeva al sistema, direttamente o indirettamente, doveva essere in possesso di una licenza. Era difficile da monitorare e misurare, poiché il concetto di accesso indiretto non era definito chiaramente.
Rispetto a ECC, SAP S/4 HANA e il suo nuovo modello di licenza Digital Access eliminano la necessità di tracciare singolarmente ogni utente indiretto, rendendo più facile per le aziende comprendere e pianificare i costi di licenza per integrazioni con sistemi terzi. Questo modello, infatti, non si basa più su licenze nominative ma si concentra sui documenti digitali creati o elaborati da SAP attraverso sistemi esterni.
SAP ha definito nove tipi di documenti (come ordini di vendita, fatture, documenti di produzione, ecc.) che devono essere contabilizzati quando vengono creati da integrazioni indirette. Questa contabilizzazione è per lo più a livello di riga (ad esempio un ordine di 5 righe vale 5).
Ogni tipo di documento ha un moltiplicatore diverso, che rappresenta l’impatto di quel documento sul costo della licenza. I documenti con un moltiplicatore più alto hanno un costo maggiore rispetto a quelli con un moltiplicatore più basso. Questo sistema aiuta a differenziare il peso dei vari documenti in base alla loro complessità o importanza nel sistema SAP. Il costo finale delle licenze è basato sul volume annuo dei documenti generati, semplificando il processo di gestione e rendendo i costi più prevedibili.
Con Rise with SAP, una soluzione as-a-service che include S/4HANA, infrastruttura cloud e servizi gestiti con un modello di licenza basato su abbonamento, abbiamo un modello ancora più flessibile, orientato alla fruizione come servizio.
Si tenga presente che la licenza di RISE with SAP non include automaticamente il Digital Access. Si ha, infatti, un modello di licenza semplificato che copre vari aspetti del sistema, ma l’accesso indiretto tramite il Digital Access viene ancora misurato e licenziato in base ai documenti digitali creati o elaborati da sistemi esterni (come ordini di vendita, fatture, ecc.). Lo troviamo specificato anche qui.
Per via del licensing integrato di Rise with SAP, il conteggio dei Digital Access viene monitorato e riportato in SAP for Me, la piattaforma centralizzata di gestione e monitoraggio dei servizi SAP. SAP for Me funge da dashboard per i clienti SAP, fornendo visibilità su vari aspetti delle licenze, utilizzo del sistema, gestione del supporto, e compliance, incluso il consumo dei documenti digitali tramite il modello di Digital Access.
Se dal punto di vista della visibilità e del controllo le aziende ne beneficiano, essendo ora centralizzati i dati sulle licenze e sull’utilizzo, il Digital Access deve essere ancora gestito in base alle esigenze di ogni azienda.
Infatti, se un’azienda utilizza molti sistemi terzi che creano o elaborano documenti in SAP, dovrà comunque valutare quanti di questi documenti vengono generati e pagare il relativo costo in base alla metrica del Digital Access. È possibile negoziare o acquistare pacchetti che coprono una stima del volume dei documenti necessari, ma questi costi sono separati rispetto alla licenza base di RISE with SAP.
Facciamo una tabella riassuntiva:
Nel passaggio da SAP ECC a SAP S/4 HANA e di conseguenza al modello Digital Access, si tengano sempre presenti i volumi di iterazioni dirette e indirette. Le aziende, infatti, devono analizzare il loro utilizzo attuale per capire quanti documenti generano tramite accessi diretti e indiretti e quali moltiplicatori si applicano ai vari tipi di documenti.
Se un’azienda ha un’alta frequenza di creazione di documenti da sistemi terzi (es. molteplici integrazioni con CRM, piattaforme di e-commerce, o dispositivi IoT), potrebbe essere più conveniente acquistare o negoziare pacchetti che coprono i volumi stimati rispetto al dover pagare costi variabili.
Per aziende con un volume relativamente basso o moderato di interazioni indirette, il conteggio basato sul volume dei documenti generati potrebbe risultare più conveniente, in quanto i costi del Digital Access saranno proporzionali alle quantità generate.
La mappatura di tutte le interazioni attuali e future per identificare dove e come vengono generati i documenti digitali potrebbe andare a beneficio anche dell’ottimizzazione dei costi. Aiuterebbe, infatti, a capire se ci sono flussi di lavoro o processi che generano più documenti di quelli strettamente necessari. Ad esempio, la revisione di processi eccessivamente frammentati o che duplicano più documenti attraverso più flussi potrebbe essere un’area di miglioramento per ridurre i costi legati al Digital Access.
Per chi è in fase di rinnovo dei contratti queste considerazioni possono tornare utili perché:
Inoltre, le revisioni interne delle licenze permettono di essere proattivi e identificare possibili inefficienze o aree di ottimizzazione prima del rinnovo.
In conclusione, possiamo affermare che le aziende già migrate a SAP S/4HANA o RISE with SAP possono migliorare la loro gestione degli accessi digitali riducendo il volume dei documenti, monitorando attivamente le licenze e ottimizzando i processi aziendali. Questi passi aiutano non solo a migliorare la conformità, ma anche a ridurre i costi legati all’utilizzo del sistema e a proteggere gli investimenti futuri.
Approfondiremo nel dettaglio con esempi concreti questi temi nel webinar “SAP e le nuove licenze ERP” promosso da ASSI in programma per il 9 ottobre alle 17.30. Noi di WEGG porteremo la nostra esperienza decennale in ambito licensing SAP e il nostro punto di vista indipendente, essendo noi consulenti non legati a SAP
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