Contratti di supporto SAP: dal 2024 in aumento il canone annuale

Contratti di supporto SAP^®: dal 2024 in aumento il canone annuale

Le aziende devono valutare i contratti di assistenza SAP^® come priorità assoluta quest’anno. 

Questo perché, a partire dal 1° gennaio 2024, il canone annuale potrebbe aumentare fino al 5% dei costi, in base al rispettivo CPI (indice di prezzi al consumo, una metrica utile a monitorare il tasso di inflazione). Così dice la nota “Adjustment Support Fees 2024” rilasciata il 26 luglio dal vendor sul portale support.sap.

Un’azienda che ha un costo di supporto annuale pari a 600.000 euro nel 2024 potrebbe trovarsi a sostenere una spesa annuale di 30.000 euro in più, se consideriamo il CPI locale in Italia (al momento 5,6%) e un tetto massimo del 5%.

L’aumento del canone – come specificato nella nota – non si applica ai nuovi acquisti di software, bensì a quelli esistenti dopo il periodo iniziale (anno solare in corso più l’anno solare successivo) e il primo termine di rinnovo (anno solare intero successivo al periodo iniziale). Ad esempio, in un contratto chiuso a febbraio 2021 il periodo iniziale termina a dicembre 2022 e il primo periodo di rinnovo a dicembre 2023.

I contratti interessati sono i contratti esistenti per SAP^® Standard Support, SAP^® Enterprise Support e SAP^® Product Support for Large Enterprise, ovvero i tre modelli disponibili per il supporto SAP^® per le installazioni on-premises. L’aumento invece non ha effetto su prodotti o contratti cloud, in quanto il supporto rientra solitamente nell’offerta cloud di SAP^®.

Non è finita qui: SAP^® ha descritto l’adeguamento come una “decisione annuale” che verrà presa in base alle condizioni di mercato locali e regionali quindi non si escludono nei prossimi anni altri aumenti dei prezzi di supporto da parte del vendor.

Lo scorso anno la percentuale dei costi di supporto aveva un tetto massimo di 3,3%, in base al CPI locale, ora di 5%. Dopo un blocco decennale dei prezzi, SAP^® si è posto sulla scia degli aumenti dei costi di supporto di altri vendor, come il competitor Oracle. 

Chi subirà l’impatto di questa modifica?

In breve, chiunque non sia sul cloud di SAP^®. 

Tralasciando il fatto che il supporto per SAP ECC terminerà nel 2027 (con una manutenzione estesa opzionale fino al 2030), anche chi è passato al nuovo licensing S/4 HANA (salvo Rise) si troverà a sostenere questo aumento di costi.

La modifica non interesserà solo chi ha installato il software in modalità completamente On-premise (e quindi all’interno del proprio data center), ma anche chi sta usando hyperscaler al di fuori dell’opzione RISE with SAP^®. Quindi se l’installazione è stata fatta in modalità Private Cloud, all’interno di un fornitore/hyperscaler in grado di gestire l’infrastruttura necessaria (ad esempio IBM), ecco che l’aumento dei costi interesserà anche queste aziende.

Chi ha un panorama on-prem, secondo SAP^®, richiede procedure di supporto e assistenza più complesse, dato che si estendono a più versioni e combinazioni di hardware e vanno adattate continuamente alle nuove normative (es. i vincoli sulla catena di fornitura, sul consumo energetico ecc.). Il vendor ritiene la ricerca ingegneristica come un valore tale da giustificare quanto offerto, considerando l’aumento dei tassi di inflazione.

Secondo alcuni analisti l’aumento dei costi di supporto, insieme al precedente annuncio che alcune innovazioni saranno disponibili solo su cloud, rientrano nella strategia di SAP^® per spingere i clienti on-prem a passare alla versione cloud.

Le entrate più prevedibili legate all’acquisto in abbonamento di servizi software basato sul cloud darebbero, infatti, stabilità al flusso di cassa e ai ricavi e permetterebbero di stanziare molti più fondi per l’evoluzione dell’azienda.

Cosa dobbiamo valutare?

Abbiamo detto che i contratti interessati sono tre: 

• SAP^® Standard Support: si tratta dell’offerta base e viene offerta a un prezzo pari al 19% del valore delle licenze acquistate. Non prevede requisiti minimi di soglia
• SAP^® Enterprise Support: si tratta dell’opzione di supporto più popolare di SAP perché è più completa e attenta alle esigenze di business. Viene offerta al 22% (fisso fino al 2025 sui nuovi acquisti) del valore delle licenze acquistate e non ha requisiti di soglia minima.
• SAP^® Product Support for Large Enterprise invece è pensata appositamente per aziende di grandi dimensioni (solitamente richiede un requisito minimo basato sulla spesa totale dell’investimento con SAP) e viene offerto al 17% della manutenzione annuale di base

L’aumento rappresenta una potenziale vulnerabilità per i budget IT nel FY24 e negli anni successivi: sono in grado di adeguarsi per soddisfare i KPI di spesa?

In questo periodo molte aziende sono impegnate nel processo di budget, che è fondamentale nella programmazione e controllo dell’attività aziendale. La valutazione dei contratti di assistenza SAP^® deve rientrare tra gli obblighi dei decisori, per poter pianificare al meglio le spese.

Di quali aspetti bisogna essere consapevoli? 

• Obblighi contrattuali: che tipo di contratto di supporto abbiamo? A quanto ammonta la base di manutenzione annuale a cui fa riferimento? Quali sono le clausole di risoluzione?
• Costo stimato delle spese per l’anno successivo: sappiamo quanto potremmo andare a spendere in caso che il CPI locale arrivi al tetto massimo?
• Opzioni disponibili: passare a un altro fornitore – almeno nel caso di SAP^® – è complicato e oneroso. Ma ci sono delle strategie che possiamo attuare per ridurre i costi

Strategie da attuare

•  Ottimizzare le licenze SAP^®

Una corretta gestione delle licenze ha un impatto diretto sui contratti di manutenzione: ottimizzarle porta a ridurre anche la base annuale di manutenzione. Ora vediamo in che modo.

I contratti SAP^® normalmente stabiliscono che non è possibile rescindere parzialmente il contratto di assistenza (vedi nota 6.3). Ciò vuol dire che la risoluzione del software attivo non può avvenire in modo parziale: nel caso che si abbiano 200 applicazioni non si può terminare l’assistenza su una parte di esse e continuare con le altre. O farlo per singole country, se si hanno applicativi implementati a livello globale.

Questo porta i dirigenti a pensare al valore base di manutenzione come a un qualcosa che cresce sempre ad ogni acquisto ma che non può mai diminuire. Certamente i costi di manutenzione sono legati al 100% della proprietà e sono pagati per essi, ma un’estrema attenzione alla definizione del 100% della proprietà può aiutarci a ridurre sensibilmente i costi di manutenzione.

Facciamo un esempio: con una base di manutenzione di 6 milioni di euro e un contratto Enterprise, la fattura di manutenzione si aggirerebbe sui 1,32 milioni. Se all’interno di questi 6 milioni, ci fossero licenze software non utilizzate dal valore di 800mila euro, si sta pagando un eccesso di 176.000 euro.

Infatti, la proprietà è determinata dal software e dalle licenze installate e accessibili. Che siano in uso o in meno, si paga lo stesso per le spese di manutenzione. Ma d’altra parte il contratto SAP^® non prevede che si continui a pagare l’assistenza per un software o per delle licenze che non si possiede più: quindi una volta individuati i “rami secchi” da potare, bisogna dismetterli e assicurarsi di inviare per tempo la notifica di cessazione del software.

Se si ha un contratto di assistenza che viene rinnovato annualmente alla fine dell’anno solare in corso (31 dicembre), l’ultima data utile per la notifica di cessazione del software solitamente è tre mesi prima (30 settembre), ma bisogna sempre verificare le clausole contrattuali.

I motivi che possono portare ad aumentare la proprietà senza alcun valore aggiunto sono molteplici:

• Licenze assegnate e utilizzi non sincronizzati: ad esempio licenze di dipendenti dimissionari non riallocate, licenze Developer Access ancora attive anche dopo la chiusura di un progetto etc.
• Sovra-utilizzi: la tipologia d’uso della licenza ha funzionalità eccessive per il ruolo a cui è stata assegnata per cui si potrebbe fare un downgrade alla tipologia di livello inferiore (e più economica). Ad esempio, da Professional a Limited Professional se si ha ancora ECC, da Professional Use a Functional Use se si ha S/4 HANA
• Licenze eccessive per database HANA: sappiamo che le licenze runtime per il database HANA vengono conteggiate con una metrica chiamata HSAV, che è una percentuale di valore (tipicamente il 15%) del proprio patrimonio SAP^® sia dal punto di vista dell’acquisto che della manutenzione. Se i punti sopra non sono ottimizzati, si finirà per avere un costo di licenza eccessivo anche per HANA, che andrà a pesare ulteriormente sulla bilancia dei costi di supporto

Gli step che consigliamo di seguire sono:

• fare una revisione delle licenze SAP^® per determinare quali sono le licenze necessarie e quali sono le eccedenze indirizzabili
  Dato che i report di SAP non rivelano in maniera rapida e completa questi dettagli, il supporto di consulenti SAM esperti e l’utilizzo di uno strumento di analisi come Snow Optimizer for SAP^® può aiutare a comprendere l’utilizzo effettivo del software da parte degli utenti e a individuare le opportunità di ottimizzazione
• attivare un processo di verifica e controllo automatizzato: l’aumento dei costi percentuali non sarà un problema solo del FY24, ma anche del FY25, FY26 ecc.
• con le informazioni in mano, possiamo valutare di rinegoziare i contratti per definire la proprietà in modo che sia più coerente con le esigenze aziendali

• valutare altri contratti di supporto 

Contratti come il Product Support for Large Enterprise (PSLE) permettono di negoziare con il vendor alcune clausole, tra cui le Support Protection: spesso SAP^® propone riduzioni dei canoni di manutenzione annuale (solitamente del 5% in meno rispetto a un contratto Enterprise) per incentivare a stipulare l’accordo.

La sottoscrizione del PSLE prevede un impegno con SAP^® a un determinato livello di spesa in perpetuo: è da prendere in considerazione solo se si prevede di crescere e investire in futuro sullo strumento (non necessariamente On-Prem, anche cloud). Se c’è la certezza di farlo, è un’opzione da prendere in considerazione.

Allo stesso tempo, si può valutare tra le opzioni offerte dal SAP^® Standard Support e SAP^® Enterprise Support, a seconda della complessità e delle dimensioni dei propri ambienti SAP.

L’Enterprise, infatti, in aggiunta allo Standard Support, offre maggiore supporto sulla gestione dei processi di innovazione e integrazione per l’intero panorama dei sistemi SAP (piattaforme e applicazioni).

• valutare il passaggio al cloud

Inclusa nelle sottoscrizioni cloud solitamente c’è l’offerta SAP^® Enterprise Support, cloud edition: nel 2021 SAP^® ha commissionato a Forrester una ricerca che conteggia i benefici associati ai servizi di supporto, tra cui la riduzione dei costi di implementazione, la riduzione dell’effort nei rilasci, l’ottimizzazione dei processi aziendali e un miglioramento dell’efficienza interna.

Con il cloud pubblico di SAP^® si va ad “azzerare” la gran parte dei costi di manutenzione, ma non è detto che il passaggio al cloud sia così economico sul lungo termine. Infatti, si prevedono nei prossimi anni – come riportato qui – aumenti annuali automatici e forfettari per le soluzioni cloud SAP^® del 3,3%.

Se i servizi cloud crescessero come annunciato del 3,3% all’anno, un contratto di cinque anni con un costo annuale iniziale di 500.000 euro potrebbe avere un costo annuale di circa 590.000 euro alla fine del periodo. La tendenza legata all’aumento dei prezzi è piuttosto diffusa nel mercato del cloud (potremmo fare mille altri esempi!), dove le nuove funzionalità apportano regolarmente valore aggiunto a un prodotto.

Questo implica, da parte dei dirigenti, un’attenta riflessione: se si ha soluzioni OnPrem e si sta valutando il passaggio al cloud bisogna mettere ogni cosa sul piatto della bilancia e pesarlo. Anche in un’ottica di previsione dei costi: cosa conviene di più?

Dato che il tema del supporto interesserà le aziende per molti anni a venire, in WEGG siamo consulenti esperti di licensing SAP^®. Possiamo aiutarti con competenze e tecnologie adeguate nei tuoi processi di ottimizzazione e negoziazione di contratti.

*SAP ® e altri prodotti e servizi SAP ® menzionati sono marchi registrati di SAP SE (o di una società affiliata a SAP) in Germania e in altri paesi.