Impostiamo sistemi di misurazione univoci dei processi aziendali.
Le aziende usano degli indicatori di misurazione delle prestazioni (KPI) per pianificare le attività aziendali, misurare gli scostamenti tra obiettivi attesi e risultati ottenuti e intraprendere le azioni necessarie per correggere i gap.
Pianificazione, controllo, correzioni tempestive: è un metodo che ha come ambito di misurazione i processi aziendali. Ma i dati di misurazione sono frammentati tra funzioni, sistemi e metodi di valutazione diversi e la discrezionalità è tale che riportarli a una dimensione univoca non è facile. Consideriamo, inoltre, che la raccolta dei dati spesso segue logiche di inserimento ed elaborazione diverse e possono esserci discrepanze.
Con il nostro servizio di Process Measurement, centralizziamo i processi aziendali in piattaforme digitali per poter misurare da un’unica vista l’avanzamento delle attività, identificare le inefficienze e assicurare la conformità dei dati inseriti nei flussi disegnati.
Si tratta di operazioni come il data entry, l’evasione di richieste, il completamento della burocrazia relativa alle approvazioni: il back-office deve espletarle e in fretta, per non penalizzare l’operatività, impegnando
gran parte del loro tempo in attività noiose ma necessarie, con il rischio di errori dovuto ai grandi volumi da gestire.
Le aziende credono che la soluzione ai loro problemi sia la tecnologia, ma la dematerializzazione all’interno di piattaforme digitali non è garanzia di efficienza. Un processo non ottimizzato resterà tale anche sul digitale, se non preceduto da un’analisi e una revisione organizzativa in funzione degli obiettivi delle persone coinvolte.
La strada per la produttività – e di conseguenza per la competitività – passa per la razionalizzazione e l’ottimizzazione dei processi. Secondo McKinsey, almeno il 30% dei processi aziendali potrebbe essere
automatizzato: parliamo di quelle attività ripetitive e a basso valore aggiunto che i dipendenti compiono quotidianamente, reiterandole con automatismi manuali ricorrenti.
La digitalizzazione dei processi è preceduta da una fase di analisi volta a ottimizzarli secondo gli obiettivi di misurazione desiderati: possiamo verificare in ogni momento l’impatto sul business, sugli utenti finali e l’effort richiesto secondo i KPI di valutazione più idonei.
Con il nostro servizio di Process Automation, rivediamo i processi all’interno di piattaforme digitali: mappiamo le attività senza alcun valore aggiunto, identifichiamo il percorso più efficiente per le persone coinvolte, automatizziamo e robotizziamo le singole parti di processo con il supporto di AI e bot RPA e permettiamo l’auditing costante dei processi in una visione di insieme, al fine di migliorarli.
Con metriche di misurazione differenti legate ai singoli processi, è difficile fare confronti, figuriamoci arrivare all’analisi degli scostamenti o all’identificazione di tendenze generali. L’analisi è sempre discrezionale.
Un singolo processo può funzionare, ma la combinazione di più processi può essere inefficiente. L’assenza di un fattore comune nella misurazione fa vedere il particolare ma non il generale.
Gli indicatori si concentrano sull’efficienza del processo ma non sull’impatto che può avere sul business: spesso le aziende non tengono conto di questo aspetto, che è fondamentale.
Risorse allocate, workflow, avanzamento delle attività, budget stanziato, KPI sono tanti pezzi di un unico mosaico ma le aziende li gestiscono separatamente, non riuscendo a ottimizzare i loro processi.
Le attività di routine non vi permettono di valorizzare a tempo pieno la professionalità e la specializzazione dei tuoi dipendenti per creare valore aggiunto e quindi innalzare le performance complessive.
I processi si appoggiano a vari strumenti aziendali e gran parte dei dati sono inseriti manualmente. Potrebbero esserci errori e disomogeneità, ma la pulizia e la normalizzazione dei dati vi portano via molto tempo.
Avete processi che vengono eseguiti secondo input e schedulazioni ricorrenti. Non riuscite però a identificare le regole e automatizzarle per poter scalare sui costi.
Vorreste digitalizzare e automatizzare i processi, ma vi scontrate con progetti e tecnologie che richiedono competenze di coding e implementazione avanzate.
La misurazione dei processi è una best-practice basata sull’evidenza che identifica inefficienze e margini di miglioramento. La maggior parte delle aziende però misura i singoli processi, senza riuscire a inserirli in una mappa del flusso di valore che la combinazione dei processi fornisce all’utente finale e al business. Per rendere la misurazione dei processi realmente efficace, dovresti:
In azienda avete delle procedure consolidate definite con il tempo e l’esperienza, le cui attività vengono misurate per verificare il raggiungimento degli obiettivi e gli scostamenti. La parcellizzazione di sistemi informativi e KPI utilizzati impedisce però di identificare le relazioni interne ai processi e capire l’interdipendenza, nonché la variazione tra essi. Ad esempio, potreste accorgervi che per completare una fase del processo alcune unità impiegano un’ora e altre cinque ore, senza riuscire a capire qual è l’elemento responsabile della variazione.
Per eliminare la discrezionalità legata ai processi, dovreste operare una standardizzazione: il digitale ha questo vantaggio perché integra sistemi e basi dati e vincola gli utenti a procedure univoche e controllate, nel pieno rispetto della conformità. Una piattaforma digitale può ospitare flussi disegnati ad hoc e garantire la congruenza dei processi. Ma è necessario che i flussi disegnati producano dati di misurazione utili e non complichino il loro raccoglimento con procedure ridondanti o senza scopo.
Per definire flussi e KPI, dovreste creare una mappa del flusso di valore, delineando i processi che forniscono valore e i dati che permettono di misurare quotidianamente il loro impatto sul business. La tecnologia deve essere in grado di produrre by-design gli elementi utili alla vostra analisi.
A colpo d’occhio dovreste riuscire a identificare lo stato dei vostri processi e dei servizi risultanti dalla combinazione dei processi: informazioni come l’impatto di ogni attività sul risultato finale, l’effort richiesto per ciascuna di esse, la soddisfazione di utenti e clienti vi permettono di ottimizzarli al fine di massimizzare il valore.
L’automazione dei processi – oltre a liberare il tempo delle persone e a
ridurre i costi di gestione – offre alle imprese ampi spazi di miglioramento,
grazie alla raccolta e all’elaborazione di dati che possono essere utilizzati
per incrementare l’efficienza. Per trarre il massimo valore dalla tecnologia,
dovresti:
Per non limitarvi alla semplice dematerializzazione dei processi e delle relative inefficienze, dovreste partire da un’analisi dei flussi operativi del personale, identificando complessità e colli di bottiglia per il raggiungimento degli obiettivi individuali. Dove ci sono processi che presentano un insieme di elementi (attività, azioni, compiti, risultati e prodotti) che seguono fasi predefinite nel produrre risultati ripetibili, studiate le relazioni innescate tra le varie figure e all’interno dei sistemi aziendali per identificare quale potrebbe essere il percorso di gestione e approvazione più semplice per le persone coinvolte.
In un secondo momento valutate il livello di
complessità dell’interazione richiesta: vanno previsti scenari di automazione differenti a seconda che sia richiesta o meno la supervisione umana. Ci sono software/bot che aiutano a massimizzare
la produttività del singolo utente compilando automaticamente dati mentre l’utente è parte del processo – e altri che possono operare indistintamente secondo regole predefinite su grandi volumi di dati.
L’inserimento di eventuali bot o automatismi può avere un impatto sui sistemi aziendali. Dovreste studiare le
integrazioni più efficaci per la sincronizzazione dei dati e verificare che rispettino la compliance richiesta dai contratti di licenza dei software coinvolti.
La digitalizzazione dei processi è vincolata alle analisi precedenti: l’ultimo step è portarli su una piattaforma centralizzata e facilmente accessibile a tutte le parti
in gioco, che in questo modo possono cooperare dovunque si trovino. L’automazione velocizza le approvazioni ed elimina i passaggi che prima erano
ripetitivi. In questa fase, dovresti assicurarti che l’esecuzione e l’inserimento dei dati rispettino dei passaggi codificati e vincolati, per generare dati uniformi e già normalizzati. Solo così ti sarà possibile monitorare e rivedere i processi sulla base
di informazioni concrete, piuttosto che in base ad opinioni soggettive.
Creiamo uno strumento di misurazione univoco,
disegnando e rivedendo i processi aziendali – intra e interfunzionali – su una piattaforma digitale centralizzata.
Offriamo ai decisori delle dashboard che in ogni momento permettono di verificare l’impatto sul business di processi singoli e combinati per poter rilevare in maniera integrata i casi di variazione, i colli di bottiglia e il margine di miglioramento.
Ci impegniamo nel fornire soluzioni e tecnologie no code e low code, per facilitare il controllo e la gestione dei processi, qualunque sia il livello di maturità delle aziende coinvolte.
Inseriamo elementi di automazione assistita e non sulle singole parti di processo per facilitare lo scambio di informazioni tra sistemi e velocizzare il lavoro delle persone, inserendoli in una visione d’insieme che i manager possono sfruttare per analizzarli, monitorarli e migliorarli.
Digitalizziamo i processi a partire dalla creazione di una mappa del flusso di valore.
Creiamo dashboard relative ai processi a partire dai KPI rilevanti per il business.
Garantiamo il rispetto dei flussi progettati e la raccolta di dati secondo le policy aziendali.
Permettiamo di identificare il margine di miglioramento per aumentare la soddisfazione
Mettiamo a fattor comune gli indicatori di prestazione di funzioni aziendali diverse.
Analizziamo e rivediamo i
processi aziendali per renderli più efficienti.
Permettiamo alle aziende di
essere più resilienti e di scalare.
Vorresti misurare i processi aziendali
secondo i KPI rilevanti per il tuo business?
Vorresti rendere più efficienti i processi tramite l’automazione?
I NOSTRI UFFICI
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