Vi mostreremo come il responsabile IT ha individuato l’elemento di criticità e come lo abbiamo aiutato a superare questa sfida valorizzando gli asset IT in termini di utilizzo e costi.
La Provincia di Frosinone è un ente autonomo locale che ha il compito di curare gli interessi e promuovere lo sviluppo della comunità provinciale, anche attraverso l’erogazione di servizi pubblici ai cittadini che popolano la provincia.
EVITARE DI LAVORARE ATTRAVERSO
L’AGGREGAZIONE DI FOGLI EXCEL.
Per mettere il personale nelle condizioni di supportare i cittadini, il team IT di Provincia di Frosinone deve tracciare, organizzare e coordinare gli asset IT durante il loro ciclo di vita, dall’acquisto fino alla dismissione. Per farlo, si affidava a fogli Excel collegati che erano in carico a diverse persone, a seconda della tipologia di asset gestito.
Ma con un parco macchine di 500 nodi e più tipologie di asset gestiti aggiornare e mettere in relazione informazioni, garanzie e contratti per programmare assegnazioni e interventi comportava un dispendio di tempo notevole un elevato livello di rischio.
I dati dei diversi file Excel, infatti, andavano uniformati e rivisti costantemente. A ciò si aggiungevano anche le sfide di gestione legate al lavoro in mobilità, che rendevano più difficile il monitoraggio. La mancanza di controllo rischiava di portare a costi e utilizzi indesiderati: il caso più saliente era legato alla gestione dei rinnovi in cui valeva il silenzio assenso. Il fatto di non avere visibilità sulle scadenze di ogni singolo asset portava all’attivazione di contratti non sempre voluti.
«Ci è capitato di avere difficoltà a individuare a chi era assegnata una determinata macchina, soprattutto nel caso di dispositivi in mobilità» spiega Alessandro Sau, System Administrator che da 15 anni lavora nel team IT di Provincia di Frosinone «perché il file Excel non era stato aggiornato e il campo era vuoto. Dopo tempo speso nelle ricerche, tramite una telefonata veniamo a sapere, giusto per fare un esempio, che l’asset mancante era in possesso di un dipendente in pensione».
CENTRALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI DEL CICLO DI VITA DEGLI ASSET.
Dato che la crescita esponenziale del perimetro gestito avrebbe reso sempre più difficile il controllo degli asset gestiti, Provincia di Frosinone ha voluto correre ai ripari con la ricerca di una soluzione più efficace. Per farlo, era alla ricerca di un partner con esperienza in ambito IT Asset Management. La scelta è ricaduta su WEGG, di cui già aveva testato affidabilità e competenze grazie a una collaborazione pluriennale in corso per la gestione unificata degli endpoint.
Dopo aver appreso i dettagli della situazione, il team di WEGG ha proposto di centralizzare e uniformare le informazioni disponibili in un unico repository, identificato nella tecnologia ITAM di Easyvista per le sue capacità avanzate di supporto di diverse fonti dati.
L’ aver centralizzato la gestione degli asset in uno strumento unico ha reso più facile seguire le macchine nel loro percorso.
«Possiamo gestirle in ogni fase» commenta Sau «dall’acquisto all’uscita, ma anche nello spostamento da un utente all’altro. Ci è molto utile perché non ne perdiamo mai traccia. Ci sentiamo in una botte di ferro».
L’evoluzione del progetto, con l’integrazione all’interno dello strumento della contrattualistica e delle fatture, porterà ad avere una gestione completa degli asset. Sono informazioni che aiuteranno il team IT di Provincia di Frosinone nella pianificazione del budget. «Dalla data di acquisto sul contratto riusciamo a determinare facilmente l’età di una macchina» spiega Sau «ad esempio, cominciamo ad avere 40 macchine di sei anni. Il fatto di portare la scadenza a fine anno per tutte ci permette di gestire in modo massivo e ottimizzato la dismissione e la sostituzione con nuovi acquisti. Cosa che non sarebbe possibile con i fogli Excel».
UN’UNICA VISTA
PER TENERE TUTTO SOTTO CONTROLLO.
Monitorare il ciclo di vita degli asset da un’unica piattaforma permette di automatizzare i workflow di gestione. Il service asset e il CMDB dello strumento hanno il vantaggio di disporre di wizard rule-based che permettono di guidare tutte le fasi del ciclo di vita dell’asset in modo semplice e intuitivo.
La possibilità di impostare degli alert relativamente alle scadenze di ciascun asset aiuta il team IT a gestire i rinnovi contrattuali, pianificare il budget e a programmare con più efficacia gli interventi di manutenzione e le dismissioni.
«Il feedback tempestivo dell’assistenza e la collaborazione del personale tecnico di WEGG» spiega Sau «fa sì che qualsiasi problema di configurazione che si presenti venga sempre risolto in tempi brevi».
RISULTATI & BENEFICI.
RISPARMIO DI TEMPO
Una migliore operatività
RIDUZIONE DEL RISCHIO
Una maggiore sicurezza
ASSISTENZA
Supporto all’uso dei prodotti
«Questa tipologia di progettualità è utile a tutte quelle realtà che affrontano la gestione del patrimonio IT in modo estemporaneo. Raccogliere le informazioni in fogli Excel è certamente economico ma quando si tratta di tenere sotto controllo un parco macchine superiore ai 500 nodi manca quella dinamicità necessaria nel monitorare il percorso degli asset, che è indispensabile per supportare in modo efficace l’IT nel suo lavoro. Siamo partiti dai file Excel per arrivare a una gestione completa degli asset IT: abbiamo visto che per valorizzare il nostro patrimonio IT l’utilizzo della corretta tecnologia è fondamentale! Abbiamo cambiato in meglio il nostro modo di lavorare».
Vorresti ottimizzare la gestione del ciclo di vita degli asset IT?
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