In questo articolo approfondiamo come le aziende possano migliorare l’efficienza e la governance di Microsoft 365 ottimizzando le licenze già in uso: un approccio che libera risorse, evita sprechi e permette di valorizzare al meglio gli investimenti già fatti.
Microsoft 365 è oggi l’applicazione SaaS più diffusa al mondo: abilita modelli di lavoro flessibili e ibridi ed è diventata per molte aziende un vero must have. Proprio per questo rappresenta una delle voci di spesa più rilevanti nei budget IT.
Già nel 2022 Microsoft aveva introdotto un primo aumento dei prezzi, con rincari compresi tra il 9% e il 25% a seconda dei piani. Un adeguamento che l’azienda ha giustificato come “increased value”, legato a un decennio di innovazioni in tre aree chiave – comunicazione e collaborazione, sicurezza e compliance, AI e automazione – a cui si sono aggiunte nuove funzionalità di audio-conferenza. Gli aumenti hanno colpito soprattutto la fascia bassa (ad esempio il piano base è passato da 5 a 6 dollari, +20%), mentre sui bundle più completi l’impatto percentuale è stato inferiore (da 32 a 36 dollari, +12,5%). Un chiaro segnale della strategia Microsoft: spingere le aziende verso i pacchetti più ricchi e costosi, dove l’aumento pesa meno in proporzione.
Un’ulteriore modifica scatterà dal 1° aprile 2025: i piani annuali e triennali con pagamento mensile subiranno un incremento del 5%. L’aumento, valido su tutti i canali di acquisto (Buy Online, CSP e MCA-E), interesserà prodotti come Microsoft 365, Dynamics 365 e Power Platform. In pratica, chi ha scelto di pagare mese per mese un contratto annuale o pluriennale si troverà a spendere circa il 5% in più rispetto alla fatturazione anticipata.
Per molte organizzazioni questo significa dover mettere in conto un’ulteriore crescita dei costi ricorrenti. Tuttavia, non sempre è necessario tagliare servizi o rinunciare a funzionalità per far fronte a questi rincari.
Secondo Gartner, circa il 30% della spesa software resta inutilizzato: in altre parole, quasi un terzo dei costi potrebbe essere recuperato semplicemente ottimizzando ciò che si paga già oggi.
Un dato ancora puntuale ce lo dà il “Global Office 365 Report: licenze optimization”: oltre la metà delle licenze Microsoft 365 costa alle aziende più del necessario. I motivi sono diversi:
Ottimizzare questi aspetti significa liberare risorse che possono compensare gli aumenti previsti senza ridurre il perimetro dei servizi, ma anzi migliorando efficienza, governance e trasparenza della spesa.
In WEGG abbiamo una lunga esperienza di Spend Optimization operata sul patrimonio di licenze software di grandi aziende, che nasce da una conoscenza approfondita delle logiche contrattuali, commerciali e di compliance dei principali vendor.
Ci sono delle azioni che le aziende possono eseguire per proteggere la propria spesa IT e affrontare con maggiore consapevolezza i rinnovi. Per ricordarle, abbiamo anche un simpatico acronimo: URRÀ (potrebbe essere proprio l’esclamazione da usare a fronte di un budget tutelato!).
Vediamole nel dettaglio:
comprendere il reale utilizzo di M365
Il primo passo, per scoprire se stiamo sostenendo costi superflui, è sapere cosa abbiamo in casa e come lo stiamo usando. Per farlo, dobbiamo mettere in relazione i dati relativi a tre elementi fondamentali:
Queste informazioni possono essere recuperate nativamente all’interno del centro di amministrazione di Microsoft365 (a volte anche direttamente dalle applicazioni, vedi i dati di utilizzo di PowerBI).
Solitamente le aziende esportano le singole voci in report, poi le aggregano in fogli Excel. A questo punto effettuano dei calcoli per verificare se tutti gli utenti a cui sono state assegnate determinate licenze stanno usando tutte le applicazioni di cui hanno bisogno (tenendo conto dei componenti inclusi in ogni livello).
Un processo lungo e laborioso che va moltiplicato per tutti gli utenti che fanno parte dell’azienda e che spesso non riesce ad essere fatto nei tempi previsti per il pushback nelle negoziazioni. Il nostro consiglio è automatizzare il più possibile il processo di verifica.
Utilizzate uno strumento SAM (Software Asset Management) con incluse funzionalità di software recognition avanzate. Questi tipi di tool offrono liste di dati già “normalizzati” (quindi evitano il rumore di fondo) e riconciliano correttamente le diverse famiglie di applicativi Microsoft e le varie intestazioni software con i relativi dati di uso (utenti, assegnazioni, utilizzi)
Ai nostri clienti lo configuriamo in modo che abbia una vista dedicata solo a Microsoft 365 e ai suoi modelli di licensing.
Quali sono gli insight che potete trarre da questi report? Potete vedere a colpo d’occhio:
se ci sono utenti che utilizzano un livello di abbonamento superiore al loro reale bisogno
Le licenze M365 per le aziende (Business/Enterprise, a seconda del numero di utenti), vengono vendute sulla base di livelli sempre costosi, con ogni livello che fornisce applicativi e servizi aggiuntivi. Le differenze tariffarie tra un livello e l’altro non sono poche, si va dai 7,50 ai 58 euro.
Ci sono abbonamenti (vedi E5) che arrivano a combinare fino a 25 applicazioni in un’unica offerta combinata. Nel loro lavoro quotidiano ci saranno sicuramente degli utenti che beneficeranno dell’intera offerta, altri che invece potrebbero svolgere tranquillamente il loro lavoro con livelli inferiori e più economici (es. E3). Pensiamo alle applicazioni Visio e Project, che fanno parte del livello più costoso: quanto sono effettivamente usate?
L’analisi dei dati di utilizzo in relazione ad assegnazioni e utenti serve proprio a questo: a identificare titolarità eccessive. Anche se le assegnazioni rispecchiano i profili aziendali, non è detto che siano coincidenti. Quanti C-level, ad esempio, delegano compiti da fare ai dipendenti, nonostante abbiano tutta la strumentazione per farlo? Quello che realmente conta sono i flussi di lavoro.
se ci sono licenze inattive
Ci sono aziende che per via delle loro dimensioni hanno un turnover molto elevato. Bisognerebbe dunque verificare in tempo reale quanti utenti attivi e inattivi ci sono nell’ecosistema aziendale. Quello che succede, infatti, è trovarsi con abbonamenti assegnati e non utilizzati e abbonamenti acquistati ma ancora da assegnare.
Secondo il Global Office 365 report citato prima, solo ridistribuendo le licenze inattive si risparmierebbe il 14% dei costi totali. Su una spesa di 500mila euro, il 14% dei costi sono 70mila euro, mica pochi!
se ci sono licenze doppie
Può succedere che nel passaggio da un modello di licenza all’altro una stessa persona si trovi ad avere più abbonamenti. Facciamo un esempio: un dipendente potrebbe avere una licenza perpetua basata sul dispositivo e un abbonamento M356 a che prevede l’accesso fino a 5 dispositivi. Non avrebbe senso a questo punto escludere il dispositivo della licenza perpetua dal pool di dispositivi registrati nella licenza M365?
Le ragioni della duplicazione sono molteplici: fusioni di aziende, acquisti gestiti da funzioni aziendali diverse, riattivazioni erronee di licenze ecc.
Dobbiamo quindi verificare se ci sono utenti che hanno più di una licenza. Questo lavoro è molto utile anche per la verifica della compliance perché ci aiuta a capire se ci sono eventuali scoperture nelle assegnazioni rispetto a quanto stabilito nei contratti con il vendor.
prevedere piani automatici di riassegnazione
Una volta ottenute queste informazioni in forma di report, consigliamo di impostare degli automatismi per riconvertire/riassegnare le licenze sovrautilizzate, inutilizzate o duplicate.
Questo agevola anche l’impostazione di procedure self-service di attivazione dei piani di abbonamento: ogni utente, monitorato nei suoi workflow, potrebbe ricevere un piano adeguato ai suoi utilizzi.
Giusto per fare un esempio, noi impostiamo all’interno dello strumento SAM dei flussi automatizzati che controllano periodicamente le applicazioni inutilizzate. Visto che le normative prevedono la riassegnazione a nuovi utenti non più di una volta ogni 90 giorni, il sistema le “registra” e le mette da parte, per poi produrre un alert per quando è possibile riassegnarle.
razionalizzare le applicazioni
C’è un altro aspetto di cui tenere conto. Microsoft e le sue dozzine di miglioramenti hanno creato uno stack tecnologico che a volte è quasi ridondante. Ci sono possono essere all’interno dello stesso bundle applicazioni che hanno funzionalità simili (vedi, ad esempio, Sharepoint/Dropbox e Teams/Zoom).
A volte un piano inferiore è sufficiente. Consigliamo, inoltre, un’analisi della tecnologia a partire dalle reali esigenze. Ciò serve per valutare anche eventuali alternative più economiche (se non gratuite), da affiancare ai piani di abbonamento di livello più basso.
Questa analisi potrebbe tornare utile anche per negoziare dei contratti di licenza standardizzati su un determinato pool di applicazioni, ottenendo migliori economie di scala.
analizzare la spesa cloud nel suo complesso
Per quanto Microsoft 365 sia la suite Saas di punta di Microsoft, non è l’unico prodotto a cui guardare per assicurare la continuità del business. Server, data center, infrastruttura ecc. sono diverse le aziende che stanno progettando di spostare i dati aziendali e i carichi di lavoro sul cloud di Microsoft, Azure.
Per questo motivo consigliamo di ottenere la piena visibilità su tutte le aree di spesa – software on-premises, infrastruttura cloud e utilizzo delle applicazioni Saas – in modo da avere una visione di insieme che permetta, in caso di negoziazioni, di optare per un’offerta complessiva che benefici delle economie di scala legate all’uso di più soluzioni Microsoft.
Se non è possibile ridurre eccessivamente il costo per le licenze, si possono trovare altre aree di ottimizzazione. Il cloud, in particolare, è conosciuto per la sua versatilità e facilità di attivazione, ma ha dei costi nascosti che richiedono una gestione ad hoc. Senza pratiche e strumenti di FinOps (Cloud Financial Management), si rischia di gestire la spesa Microsoft come se fosse divisa in tanti piccoli silos.
Approfondimenti
I NOSTRI UFFICI
I NOSTRI UFFICI
PADOVA
Via Arnaldo Fusinato 42, 35137
MILANO
Viale Enrico Forlanini 23, 20134
ROMA
Viale Giorgio Ribotta 11, 00144
Copyright © 2025 WEGG S.r.l. • P.I 03447430285 • C.F. 02371140233 • REA 311023
Azienda Certificata ISO 9001:2015 – ITA / ISO 9001:2015 – EN
