Ivanti Neurons per ITSM: come verificare lo stato dei workflow

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Ivanti Neurons per ITSM è una Service Management Platform process-driven. Come tale, al suo interno i workflow sono quei meccanismi che vengono impostati per gestire dei flussi di lavoro automatizzati.

Ogni workflow è caratterizzato da un evento scatenante (ad esempio la creazione di un record) e attiva una serie di azioni che possono essere automatiche oppure originate da un input da parte dell’utente. Si può decidere, ad esempio, di costruire un workflow per l’onboarding di un dipendente, mettendo in fila tutte le attività necessarie per preparare l’arrivo della nuova risorsa e assegnarle ai vari team di competenza.

Ora vedremo nel dettaglio come verificare il loro stato.

All’interno di Ivanti Neurons per ITSM c’è un workspace che consente di visionare le istanze di tutti i workflow che sono stati eseguiti. Questo workspace prende il nome di Workflow Instance ed è accessibile dal pulsante “More” della top bar.

Nella griglia del workspace si possono consultare le seguenti informazioni di rilievo:

Definition name: il nome del workflow
Status: lo stato del workflow
Completed on: la data di completamento del workflow

Per ogni singola istanza, una volta che hai selezionato un record puoi eseguire le seguenti azioni:

Open in parent: ti consente di aprire una tab aggiuntiva in cui il record di riferimento del workflow viene “esploso”
Abort: ti permette di abortire un record in stato running/waiting
Pause: ti permette di sospendere un record in stato running/waiting
Resume: ti permette di riprendere un record in stato pause
Re-run: ti permette di riprendere un workflow (attenzione, solo i workflow completed possono essere rieseguiti!)

Inoltre, facendo doppio click su un record, puoi visionare l’esploso dettagliato del workflow.

La cosa più importante è che per tutti gli oggetti che definiscono il workflow, puoi visionare lo stato di avanzamento per ogni singola istanza. Basta semplicemente che selezioni il workspace di interesse e clicchi sul record di cui vuoi analizzare lo status.

Lo step successivo è l’apertura del tab Workspace instance. A volte può non essere visibile, per questo è necessario un click sul tasto + in basso a destra per far comparire la picklist per aprirlo.

Una volta che hai fatto, ti comparirà una griglia che contiene tutti i workflow associati. Ogni workflow è caratterizzato da un nome, da una versione, uno stato, un id e dalle date di creazione, modifica e completamento.

Gli stati possibili per un workflow sono i seguenti:

Aborted: il workflow è stato abortito manualmente
Completed: il workflow ha terminato la sua esecuzione
Failed: il workflow è fallito per qualche motivo (ad esempio campi vuoti, permessi di sovrascrittura non concessi, record in final status, ecc.)
Paused: il workflow è stato messo in pausa. Questa è una operazione manuale. Infatti, un workflow può essere messo in pausa e riavviato in un secondo momento.
Running: il workflow è in esecuzione
Waiting: il workflow è in attesa di un’azione da parte di un referente o un team (ad esempio in caso di approvazione)

Nell’esempio che troverai di seguito abbiamo riportato un workflow in stato “waiting”. Selezionando il record e facendo doppio click, ti apparirà il popup dell’istanza selezionata.

Oltre alle informazioni descrittive dell’istanza, troverai anche un pulsante View Instance che ti consente di visionare il workflow. Cliccandoci su, ti si aprirà una nuova scheda utile dove potrai accedere ai seguenti pulsanti azione:

Go to: ti permette l’accesso al Workspace Workflow Instance in cui sono elencate tutte le istanze dei workflows eseguiti
Abort: ti consente di terminare il workflow
Pause: ti consente di mettere in pausa il workflow
Resume: ti consente di riattivare il workflow (solo se era già in pausa)
Re-run: ti consente di rilanciare l’esecuzione di un workflow quando questo è in stato completed.

Vediamolo meglio:

La freccia in rosso indica il percorso che ha intrapreso il workflow e in che punto si è fermato. Qui vediamo che il workflow è ancora in attesa di approvazione. Se questa non avviene nei tempi prestabiliti, il workflow andrà in time-out e la richiesta verrà catalogata come rejected (rifiutata)

Ora proponiamo l’esempio di un workflow con esito negativo: vediamo un workflow in status completed, ma con la richiesta che risulta in stato “approval rejected”. Analizzando nel dettaglio il workflow, balza agli occhi che la richiesta è stata rifiutata in quanto prevedeva un’approvazione senza che l’utente avesse un “approvatore” assegnato.

Nell’esempio inoltre è possibile notare che il blocchetto “add note” è andato in failed. Maggiori dettagli in merito all’errore vengono forniti nel tab di sinistra esplodendo Insert Child Object.

All’interno della tab leggiamo che si è verificata un’eccezione legata all’esecuzione di una Quick Action.

Concludiamo il nostro approfondimento con l’esempio di un workflow con status “failed”: questa situazione si verifica quando sussiste un motivo per cui non riesce a terminare correttamente il ciclo previsto.

In questo caso la creazione dell’ultimo task è fallita perché il team che era stato selezionato non era stato incluso nella picklist. Questa informazione ci viene fornita nel exception nel tab di sinistra in alto: “SD Internali is not in the validation list”.

Abbiamo visto i principali status legati ai workflow di Ivanti Neurons per ITSM e il loro ruolo nell’esecuzione delle attività programmate.

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