I prezzi sono aumentati di più nella fascia bassa (il 20%, da 5 a 6 dollari per utente) rispetto quella alta (il 12,5%, da 32 a 36 dollari per utente), segnale che Microsoft sta spingendo le aziende a spendere di più per risparmiare di più. Gli aumenti di prezzo percentuali, infatti, sono minori sull’acquisto di bundle più completi (e più costosi). Queste modifiche non interessano per il momento le versioni consumer o educative del software.
Questo annuncio ha spiazzato le organizzazioni, che già destinano una consistente fetta del proprio budget IT per le licenze Microsoft e le sta portando a chiedersi per cosa stanno esattamente pagando. M365 è l’applicazione Saas più usata al mondo perché soddisfa le esigenze di nuovi modi di lavorare più flessibili e ibridi e per molte aziende è un must have.
Considerando la sua centralità nello stack tecnologico aziendale, come possono le aziende far fronte a questo aumento di spesa?
Ridurre l’impatto dell’aumento dei prezzi Microsoft? Si può!
Quello di Microsoft è forse l’esempio più eclatante, ma l’aumento dei costi del software è nelle corde di molti vendor.
Eppure, secondo Gartner, il 30% della spesa crescente per software e servizi cloud resterà inutilizzato. La conclusione che ne consegue è che, ottimizzando gli inutilizzi, le aziende potrebbero non avvertire significative modifiche ai budget già destinati alla spesa per le licenze.
Secondo il “Global Office 365 Report: licenze optimization” il 56% delle licenze M365 costa di più alle aziende perché la licenza è:
- inattiva: nessuno la sta usando
- sottoutilizzata: l’utente non usa tutte le funzioni comprese nella licenza
- sovradimensionata: all’utente è stato assegnato un piano di licenza superiore al suo reale utilizzo
- non assegnata: non è stata assegnata dopo l’exit del dipendente
Quali azioni si possono intraprendere per ridurre la spesa per licenze di cui non si ha realmente bisogno, allo scopo di avere budget da usare per coprire gli aumenti previsti per marzo?
Aumento dei prezzi: 4 cose da fare per ridurre l’impatto
In WEGG abbiamo una lunga esperienza di Spend Optimization operata sul patrimonio di licenze software di grandi aziende, che nasce da una conoscenza approfondita delle logiche contrattuali, commerciali e di compliance dei principali vendor.
Ci sono delle azioni che le aziende possono eseguire per proteggere la propria spesa IT e affrontare con maggiore consapevolezza i rinnovi. Per ricordarle, abbiamo anche un simpatico acronimo: URRÀ (potrebbe essere proprio l’esclamazione da usare a fronte di un budget tutelato!).
Understand the usage
Re-allocate the unused
Rationalize the technology
Analyse the whole scope of expenditure
Vediamole nel dettaglio:
comprendere il reale utilizzo di M365
Il primo passo, per scoprire se stiamo sostenendo costi superflui, è sapere cosa abbiamo in casa e come lo stiamo usando. Per farlo, dobbiamo mettere in relazione i dati relativi a tre elementi fondamentali:
- utenti: chi necessita di accedere ai servizi di Microsoft 365 (quindi chi è attivo)
- assegnazioni: licenze e abbonamenti assegnati ai vari utenti
- utilizzi: applicazioni che ciascun utente utilizza per svolgere il proprio lavoro
Queste informazioni possono essere recuperate nativamente all’interno del centro di amministrazione di Microsoft365 (a volte anche direttamente dalle applicazioni, vedi i dati di utilizzo di PowerBI).
Solitamente le aziende esportano le singole voci in report, poi le aggregano in fogli Excel. A questo punto effettuano dei calcoli per verificare se tutti gli utenti a cui sono state assegnate determinate licenze stanno usando tutte le applicazioni di cui hanno bisogno (tenendo conto dei componenti inclusi in ogni livello).
Un processo lungo e laborioso che va moltiplicato per tutti gli utenti che fanno parte dell’azienda e che spesso non riesce ad essere fatto nei tempi previsti per il pushback nelle negoziazioni. Il nostro consiglio è automatizzare il più possibile il processo di verifica.
Utilizzate uno strumento SAM (Software Asset Management) con incluse funzionalità di software recognition avanzate. Questi tipi di tool offrono liste di dati già “normalizzati” (quindi evitano il rumore di fondo) e riconciliano correttamente le diverse famiglie di applicativi Microsoft e le varie intestazioni software con i relativi dati di uso (utenti, assegnazioni, utilizzi)
Ai nostri clienti lo configuriamo in modo che abbia una vista dedicata solo a Microsoft 365 e ai suoi modelli di licensing.
Quali sono gli insight che potete trarre da questi report? Potete vedere a colpo d’occhio:
se ci sono utenti che utilizzano un livello di abbonamento superiore al loro reale bisogno
Le licenze M365 per le aziende (Business/Enterprise, a seconda del numero di utenti), vengono vendute sulla base di livelli sempre costosi, con ogni livello che fornisce applicativi e servizi aggiuntivi. Le differenze tariffarie tra un livello e l’altro non sono poche, si va dai 7 ai 53 euro.
