{"id":24433,"date":"2021-09-16T08:27:14","date_gmt":"2021-09-16T08:27:14","guid":{"rendered":"https:\/\/wegg.it\/?p=24433"},"modified":"2024-02-02T09:54:16","modified_gmt":"2024-02-02T09:54:16","slug":"come-abbiamo-ottimizzato-la-verifica-della-compliance-sap-in-cirfood","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wegg.it\/eng\/come-abbiamo-ottimizzato-la-verifica-della-compliance-sap-in-cirfood\/","title":{"rendered":"SAP Compliance: how CIRFOOD optimised audits"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"24433\" class=\"elementor elementor-24433\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-53e0c95 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"53e0c95\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\" 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elementor-post-info__item--type-date\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<time>September 16, 2021<\/time>\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t<\/ul>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a3e7748 elementor-widget elementor-widget-theme-post-title elementor-page-title elementor-widget-heading\" data-id=\"a3e7748\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"theme-post-title.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Compliance SAP: come CIRFOOD ha ottimizzato le verifiche<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-71e4747 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"71e4747\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><em>Si avvicina la verifica del LAW da parte del team SAP<sup>\u00ae<\/sup> Audit. Riportiamo il racconto di come <strong>CIRFOOD<\/strong> ha ottimizzato la verifica della compliance del software SAP e <strong>ha risparmiato il 23%<\/strong> del proprio budget sulle licenze SAP<sup>\u00ae<\/sup>. <\/em><\/p><p>\u00c8 prassi di <a href=\"https:\/\/www.sap.com\/index.html\">SAP<sup>\u00ae<\/sup><\/a> \u2013 ma in generale dei vendor di software \u2013 effettuare periodicamente degli <strong>audit <\/strong>per monitorare la <strong>posizione di conformit\u00e0<\/strong> all\u2019uso del software. Il <strong>GLAC (Global License Auditing e Compliance)<\/strong> chiede alle aziende di effettuare delle <strong>autovalutazioni<\/strong> per dimostrare che l\u2019utilizzo del software \u00e8 in linea con le licenze acquistate e disponibili.<\/p><p>Ai clienti viene chiesto di eseguire la misurazione entro qualche settimana (solitamente quattro) fornendo tutti i dati di distribuzione e utilizzo richiesti.<\/p><p>Nella maggioranza dei casi si tratta di un <strong>processo manuale<\/strong> che parte da un\u2019<strong>esportazione degli utenti <\/strong>per sistema informativo \u2013 magari partendo da un\u2019interrogazione al proprio <em>domain service<\/em> \u2013 fino a organizzare tabelle utenti su Excel, a cui corrisponde <strong>una ridistribuzione di licenze<\/strong> per ruolo aziendale.<\/p><p>Dopo una <strong>prima verifica della congruenza<\/strong>, il report viene riconciliato con i <strong>dati di misurazione SAP<sup>\u00ae<\/sup>. <\/strong>Per generare i rapporti sulle licenze, si ricorre al <strong>SAP<sup>\u00ae<\/sup> Measurement Program<\/strong> (<em>transazione USMM<\/em>) che effettua un\u2019analisi interna degli utenti e dei motori (<em>engine<\/em>) su ogni singolo sistema SAP<sup>\u00ae<\/sup>, i cui dati vengono poi raggruppati e consolidati nel LAW <strong>(License Administration Workbench).<\/strong><\/p><h3><strong>Compliance SAP: la consegna del LAW<\/strong><\/h3><p>Perch\u00e9 il LAW? Consolidando i dati, tutti gli utenti e le loro tipologie vengono assegnati a una <strong>tipologia di utente contrattuale<\/strong>. Se il numero di utenti consolidati \u00e8 superiore al <strong>diritto contrattuale<\/strong>, si pu\u00f2 incorrere in sanzioni da parte del vendor.<\/p><p>Ma non \u00e8 cos\u00ec semplice. Ci sono delle <strong>variabili da considerare<\/strong>:<\/p><ul><li>il numero degli <strong>utenti SAP<sup>\u00ae<\/sup><\/strong> prolifera e cos\u00ec la complessit\u00e0 delle licenze a loro assegnate<\/li><li>non sempre gli <strong>utenti inattivi vengono cessati<\/strong> (assegnazioni per test di produzione e sviluppo che pur essendo temporanee vengono mantenute, ex dipendenti ancora con licenza attiva ecc.)<\/li><li>a volte nell\u2019assegnazione di licenza non si tiene conto della <strong>duplicazione su pi\u00f9 sistemi<\/strong><\/li><li>aumentano il numero di <strong>mandanti<\/strong> (i client nel sistema di produzione SAP<sup>\u00ae<\/sup>) e di <strong>sistemi SAP<sup>\u00ae<\/sup><\/strong><\/li><li>ci sono utenti che hanno <strong>piani di licenza<\/strong> superiori al loro reale utilizzo<\/li><li>si fa fatica ad assicurarsi che tutti gli <strong>accessi indiretti<\/strong> siano coperti da licenza (ne abbiamo parlato in maniera approfondita <a href=\"https:\/\/www.netcom.it\/news\/asset-management\/rpa-robotic-process-automation-sap-licenze-i-rischi\/\">qui<\/a>)<\/li><\/ul><p><br \/>Nel LAW consegnato a SAP<sup>\u00ae<\/sup> potrebbero esserci delle <strong>situazioni non conformi <\/strong>che non sono state rilevate o delle <strong>assegnazioni non ottimizzate<\/strong>.<\/p><p>In entrambi i casi <strong>questo incide sul budget IT.<\/strong><\/p><p>Nel primo caso perch\u00e9 il vendor chiede di sanarle e spesso vengono fuori delle <strong>spese importanti non previste<\/strong>, di cui bisogna rendere conto al board. Nel secondo caso, perch\u00e9 si finisce per sprecare soldi che potrebbero essere ridotti con una semplice pratica di ottimizzazione.<\/p><p>Una volta inviato il LAW, i team IT attendono la risposta di conformit\u00e0 o non conformit\u00e0 da parte del team SAP<sup>\u00ae<\/sup> o dal VAR SAP<sup>\u00ae<\/sup> (il <em>Value Added Reseller<\/em>), ovvero il partner che ha seguito l\u2019implementazione e la contrattualistica.<\/p><p>Come abbiamo visto, la verifica della compliance \u00e8 un <strong>processo lungo e delicato<\/strong>, che porta via molto tempo e richiede un grande sforzo dagli addetti ai lavori. E non garantisce la certezza assoluta di <strong>preservare il proprio budget<\/strong>.<\/p><h3><strong>Verifiche di compliance pi\u00f9 veloci: la nostra soluzione<\/strong><\/h3><p>Ai nostri clienti consigliamo sempre di avviare una <strong>pratica SAM <\/strong>(<strong><a href=\"https:\/\/wegg.it\/asset-management\/\">Software Asset Management<\/a><\/strong>) in modo da avere sotto controllo i <strong>costi e i rischi<\/strong> applicati alle licenze.<\/p><p>Quali sono gli <strong>step<\/strong> da seguire per arrivare a una <strong>gestione ottimizzata <\/strong>del parco licenze SAP<sup>\u00ae<\/sup>? Noi ne abbiamo identificato quattro:<\/p><ol><li><strong>analisi iniziale<\/strong><\/li><li><strong>raccolta e riconciliazione dati<\/strong><\/li><li><strong>ottimizzazione<\/strong><\/li><li><strong>supporto alla negoziazione<\/strong><\/li><\/ol><p><br \/>Come lavoriamo solitamente?<\/p><p>Partiamo con una <strong>fase di raccolta<\/strong> e di <strong>analisi del perimetro di intervento<\/strong>. Cerchiamo di recuperare insieme al cliente tutte le informazioni relative a:<\/p><ul><li><strong>contratti<\/strong> (<em>quali condizioni sono state concordate con il vendor?)<\/em><\/li><li><strong>licenze acquistate <\/strong><em>(quali sono i diritti d\u2019uso acquisiti?)<\/em><\/li><li><strong>installato <\/strong><em>(cosa abbiamo installato del software sui vari dispositivi?)<\/em><\/li><li><strong>necessit\u00e0 <\/strong><em>(quali sono le esigenze aziendali in merito alla gestione delle licenze? Quali sono gli elementi che determinano una configurazione ottimale?)<\/em><\/li><\/ul><p><br \/>Dopo questa <strong>prima fase di assessment<\/strong> (coadiuvata anche da strumenti di <strong>software recognition<\/strong> per il recupero sui dati dell\u2019installato e dei relativi diritti d\u2019uso), si procede ad analizzare i <strong>dati di utilizzo<\/strong> relativi agli utenti e agli <em>engine<\/em>.<\/p><p>La produzione di report \u00e8 <strong>automatica<\/strong>: usando <strong><a href=\"https:\/\/www.snowsoftware.com\/products\/snow-optimizer-sap-software\">Snow Optimizer for SAP<sup>\u00ae<\/sup> (SOS)<\/a>, <\/strong>\u00e8 possibile ottenere una vista dettagliata sulle licenze SAP<sup>\u00ae<\/sup> <strong>attualmente contrattualizzate e assegnate<\/strong>. Lo strumento verifica le conformit\u00e0 e determina i rischi anche relativi <strong>all\u2019utilizzo indiretto<\/strong>, perch\u00e9 \u00e8 in grado di misurare le connessioni HTTP e RPC da e verso i sistemi SAP<sup>\u00ae<\/sup>.<\/p><p>Connessioni e utenti vengono riconciliate con i dati di <strong>System Measurement<\/strong>. Il tutto in poche ore, quando prima ci volevano <strong>settimane<\/strong>.<\/p><p>Ma il vero valore del nostro contributo sta nell\u2019<strong>ottimizzazione<\/strong>.<\/p><h3><strong>Il racconto di CIRFOOD<\/strong><\/h3><p>Durante un nostro evento, i partecipanti hanno potuto ascoltare come <a href=\"https:\/\/www.cirfood.com\/\"><strong>CIRFOOD<\/strong>,<\/a> un\u2019azienda italiana che opera nel settore della ristorazione collettiva, ha risparmiato il <strong>23%<\/strong> del budget delle licenze applicando un <strong>piano di ottimizzazione<\/strong>.<\/p><p>Con pi\u00f9 di <strong>11mila<\/strong> dipendenti, il costo delle licenze aveva un <strong>peso importante<\/strong> sul budget IT. <strong>Giorgio Spaggiari<\/strong>, responsabile dei sistemi e delle infrastrutture ICT, all\u2019evento \u201c<em>Software Asset Management for Enterprise<\/em>\u201d che si \u00e8 tenuto al Kilometro Rosso, ha raccontato come \u00e8 stato possibile ottenere tale risultato mediante la creazione di <strong>modelli comparativi<\/strong> per l\u2019assegnazione scientifica della migliore licenza.<\/p><p>Grazie ai report dettagliati e in tempo reale prodotti dallo strumento, si sono studiate delle <strong>regole da applicare<\/strong> per ottenere il <strong>miglior scenario di assegnazione. <\/strong>In questo modo si potevano attivare dei <strong>flussi automatici <\/strong>per fare \u201cpulizia\u201d di situazioni non ottimali e tenere sotto controllo i costi ricorrenti.<\/p><p>L\u2019<strong>analisi dell\u2019utilizzo<\/strong> permetteva di eliminare le licenze inattive e rivedere i piani di abbonamento superiori alle reali necessit\u00e0.<\/p><p>Ecco alcuni esempi di condizioni settate:<\/p><ul><li>disattivazione in caso di <strong>utente inattivo da pi\u00f9 di 90 giorni<\/strong> o disabilitato su <strong>Active Directory<\/strong><\/li><li><strong>ridimensionamento del piano di licenza<\/strong>, se superiore al reale utilizzo (da Professional a Limited Professional ecc.)<\/li><li>assegnazione di licenze <strong>test<\/strong> alle utenze di prova per gli ambienti di sviluppo<\/li><li>determinazione degli <strong>User Types<\/strong> che non richiedono licenza<\/li><\/ul><p><br \/>I risultati si sono poi visti:<\/p><blockquote><p style=\"text-align: center;\"><em>Con l\u2019assegnazione automatica e scientifica <br \/>della miglior licenza, abbiamo ottenuto il 23% di saving. <br \/><\/em>(Giorgio Spaggiari)<\/p><\/blockquote><h3><strong><br \/>La negoziazione<\/strong><\/h3><p>L\u2019ottimizzazione della <strong>verifica della compliance<\/strong> \u2013 quello che prima richiedeva giorni ora \u00e8 fattibile in poche ore \u2013 e l\u2019impostazione di <strong>scenari di ottimizzazione<\/strong> <strong>automatici,<\/strong> consentono di concentrarsi su un aspetto molto importante del rapporto con il vendor: <strong>la negoziazione<\/strong>.<\/p><p>Noi di <strong>WEGG <\/strong>siamo consulenti esperti di licensing e forniamo aiuto nella <a href=\"https:\/\/wegg.it\/rinegoziare-contratti\/\"><strong>definizione dei contratti <\/strong><\/a>(review delle offerte, analisi\u00a0delle\u00a0clausole\u00a0di licensing, benchmark\u00a0sulle\u00a0scontistiche ecc.)<\/p><p>Per farlo teniamo conto di <strong>diversi elementi<\/strong>: presenza di RPA, definizioni contrattuali, scelta di nuove metriche\u2026 Proprio a dicembre scadono le agevolazioni per passare al <strong>modello <\/strong><strong>Digital Access<\/strong><strong>.<\/strong><\/p><p><em>*SAP<sup>\u00ae<\/sup> e altri prodotti e servizi SAP<sup>\u00ae<\/sup> menzionati sono marchi registrati<\/em> <br \/><em>di <a href=\"https:\/\/www.sap.com\/italy\/why-sap.html?campaigncode=CRM-IT21-PPC-NSPBRAB&amp;source=ppc-it-GOO-71700000081930956-58700006956496275-it-brand-fc-na&amp;DFA=1&amp;gclid=Cj0KCQjwkIGKBhCxARIsAINMioKPDgNin9urT0IfrQRCl4gRoGYigh7siJ5lrj0r-Raxx4JYKgQhUGwaAkqpEALw_wcB&amp;gclsrc=aw.ds\">SAP SE<\/a> (o di una societ\u00e0 affiliata a SAP) in Germania e in altri paesi.<\/em><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-50 elementor-top-column elementor-element elementor-element-d4c0349\" data-id=\"d4c0349\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-54a6278 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"54a6278\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Approfondimenti<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e07be4a elementor-grid-1 elementor-posts--thumbnail-none elementor-grid-tablet-2 elementor-grid-mobile-1 elementor-widget elementor-widget-posts\" data-id=\"e07be4a\" data-element_type=\"widget\" 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Ma sarai libero di cambiare domani?\t\t\t<\/a>\n\t\t<\/h3>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/article>\n\t\t\t\t<article class=\"elementor-post elementor-grid-item post-42758 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-approfondimenti category-asset-management category-riduzione-non-conformita category-riduzione-spesa-it category-spend-optimization tag-assistente-ai tag-azure tag-costi-azure-mca tag-licenze-microsoft tag-maac tag-mca tag-microsoft tag-microsoft-365 tag-microsoft-367-e7 tag-sam tag-spend-optimization\" role=\"listitem\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-post__text\">\n\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-post__title\">\n\t\t\t<a href=\"https:\/\/wegg.it\/eng\/maac-perche-la-negoziazione-del-commitment-azure-e-un-tema-caldo\/\" >\n\t\t\t\tMACC: perch\u00e9 la negoziazione del commitment Azure \u00e8 un tema caldo\t\t\t<\/a>\n\t\t<\/h3>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/article>\n\t\t\t\t<article class=\"elementor-post elementor-grid-item post-42682 post 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